Em qualquer negócio, a operação é um dos pontos vitais para manter a empresa funcionando e garantir uma performance competitiva perante ao mercado.
Manter uma boa qualidade, um preço competitivo e uma boa margem de lucro em seus produtos ou serviços, são resultados buscados por qualquer organização.
Dessa maneira, a eficiência operacional é uma das práticas mais implementadas no mercado, logo iremos abordar os benefícios e usabilidade no seu negócio.
O que é eficiência operacional: entendendo o conceito”
Eficiência operacional é interpretada e colocada em prática de maneiras diferentes em cada empresa. Se fossemos simplificar, a frase “ Fazer mais com menos! ” é uma das possíveis definições.
De forma acadêmica, o professor Michael Porter, de Harvard, define como “ A busca de melhoria de desempenho com uso de técnicas de gestão, em busca de aumentar a produtividade, a qualidade e os lucros”.
Para a 4CINCO, eficiência operacional é um conjunto de práticas que visam utilizar os recursos do negócio de maneira otimizada e inteligente, buscando cumprir com os objetivos da empresa.
Fundamentos da eficiência operacional
A eficiência operacional visa melhorar processos que tragam mais produtividade, qualidade e diminuição de custos.
Um dos principais pontos de início dessa prática é um melhor gerenciamento de pessoas e equipes, pois são os agentes dos processos.
A partir do momento que projetos voltados para pessoas acontecem, a produtividade se torna mais aparente, de modo que novos projetos voltados para qualidade possam ser iniciados ou tocados paralelamente.
Já em relação a diminuição dos custos, será principalmente resultado das ações tomadas para pessoas e qualidade, embora precise de projetos voltados para a estratégia de custos da empresa.
Estratégias para melhorar a eficiência operacional
Na área de pessoas é interessante a aplicação de pesquisa de clima e implementar a cultura de feedback, são projetos a serem realizados de maneira contínua e com resultados a longo prazo.
No entanto, são projetos que visam alinhar os funcionários com os norteadores estratégicos e as ambições da empresa, o que traz mais resultados para todos.
O mapeamento de processos é outro ponto fundamental quando se busca a eficiência operacional, com ele conseguimos enxergar possíveis pontos de falhas e melhorias durante a operação.
Uma das metodologias mais usadas é o “Lean Office” ou “Lean Manufacturing”, que buscam reduzir os desperdícios relacionados aos processos da empresa.
Com o intuito de melhorarmos a qualidade de nosso produto ou serviço, uma ótima ferramenta é a “Qualidade Total”, que é um conjunto de processos e projetos visando a satisfação e superação de necessidades e desejos das pessoas internas e externas a empresa.
Para gerar o resultado de redução de custos, todas as estratégias mencionadas, impactam esse fator, no entanto, processos como estudo de CMV (custo de mercadoria vendida), análise de fornecedores, estudo de capacidade produtiva e tempo de entregas, são exemplos de projetos que podem impactar nos preços de produto ou serviço.
14 tecnologias que impulsionam a eficiência operacional
- Asana, Monday e Trello: são úteis para centralizarem as informações sobre os projetos e sobre as pessoas da empresa, a partir dessa ferramenta é possível mensurar prazos, alocações, cronogramas e andamentos de projetos.
- Slack, Skype e Teams: Centralizar o canal de comunicação da empresa em poucas plataformas, ou segmentar as plataformas a partir de sua função.
- SAP, SIEMENS, LN INFOR e KORP: Softwares como ERP ou APS, são muito importantes na maioria dos negócios, para organizar a rotina de trabalho numa empresa, com o software fica fácil encontrar informações ou registros sobre venda, produto, estoque, sequenciamento, fiscal e finanças. Normalmente são sistemas customizáveis para a especificidade de cada negócio.
- Microsoft Visio, Bizagi e Lucidchart:Utilizar softwares ou sites de mapeamentos de processos, de maneira que facilite a visualização e o acesso aos dados por todos os funcionários.
Medindo a eficiência operacional
A eficiência operacional é produzir resultado enquanto otimiza recursos, de maneira simplificada medir a eficiência seria comparar a entrada de recurso com a saída de recurso. No entanto, em alguns casos é difícil perceber essa diferença em curto prazo.
Para mensurar o impacto da eficiência, podemos utilizar de indicadores direcionados a especificidade de cada negócio.
Algumas métricas interessantes podem ser o histórico do processo, o antes e o depois da padronização e a mensuração do Ebitda, para saber se a operação é rentável.
Casos de sucesso em eficiência operacional
Otimização de processo Kanban em indústria aviônica
Cenário antigo:
- Operadores possuem gaveteiros organizadores separados por item;
- Controle e sinalização de estoque kanban realizado pelo operador;
- Sinalização de falta de itens é realizado com a gaveta fora do organizador;
- Almoxarifado realiza rondas periódicas pela produção sem padrão definido;
- Sistema não enxerga a quantidade de itens no kanban, só após a finalização da ordem de produção;
- Modelo de kanban utilizado dificulta a realização de inventários anuais.
O processo kanban se encontrava funcional, no entanto com falhas processuais e com desperdícios de tempo desnecessários.
Os operadores e os funcionários do almoxarifado não possuíam definições claras de suas funções no processo.
Cenário atual:
- Implementação de armário kanban na produção, com intuito de utilizar a ideia de mercado;
- Utilização de QR code por item, para que o sistema enxergue o consumo antes da finalização da ordem de produção;
- Almoxarifado acompanha via sistema o reabastecimento do mercado;
- Operador utiliza as gavetas do gaveteiro organizador para “comprar” os itens do mercado kanban;
- Gavetas do gaveteiro organizador, são identificadas por item e número correspondente a ele no mercado.
A implementação do mercado na produção e da baixa de sistema dos itens foi de extrema importância para o aumento de produtividade dos funcionários e para a padronização dos processos que envolvem o kanban de um modo geral.
Gaveteiro Organizador
Armário Mercado
Uma das principais áreas de uma empresa é a logística, cada vez mais a agilidade, qualidade e eficiência desse setor estão sendo exigidos, dá uma conferida no nosso artigo sobre Logística.
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