Com o crescimento da empresa, amadurecimento de processos e volume de dados é natural que o empreendedor comece a se perguntar se é o momento certo para implementar um ERP na companhia. Contudo, é importante entender os impactos na organização uma vez que que diversos processos são adicionados à operação no dia a dia, de modo a alimentar e atualizar o ERP.
A seguir explicaremos o que é um ERP, quais os objetivos por trás dessa ferramenta, suas principais vantagens e como implementar na sua empresa
O que é ERP?
ERP significa Enterprise Resource Planning, com tradução em português para Planejamento dos Recursos da Empresa. Dessa forma, funciona como um Sistema de Gestão empresarial, que auxilia nos processos internos, automatizando operações manuais e transformando-as em processos de software. Assim, garante a gestão das informações em seu banco de dados.
Para que serve o ERP?
ERP é um sistema para gestão empresarial e sua principal finalidade é a organização das informações para melhor gerenciamento da empresa e diminuição de tempo e custos empregados em processos.
Nesse sentido, uma empresa precisa gerenciar contas a pagar e a receber, vendas e pedidos, folha de pagamento de funcionários, controlar estoque, emitir nota fiscal, entre diversos outros processos. Para cada função, poderia existir um software diferente.
Sendo assim, gerenciar todas essas informações separadamente necessita de muito tempo e é mais suscetível a erros. Quando todas essas informações estão dentro de um único sistema, erros são mais difíceis de acontecer e o gerenciamento e análise de todas essas informações ficam mais rápidas. O software ERP serve para isso.
Portanto, quando toda empresa é gerenciada através de um único sistema, é mais fácil a comunicação entre todos os departamentos da empresa, desde a administração, financeiro, RH, logística e produção. E a centralização de todos os dados da empresa permite que a partir de ferramentas de análises como BI (Business Intelligence) seja possível a transformação desses dados em informações e insights voltados para a tomada de decisão gerencial e estratégica.
Quais os benefícios de utilizar o ERP?
Existem diversos fatores que valorizam o investimento em um sistema ERP de qualidade. Veja:
- Controle e padronização de processos: quando processo de relatório, emissão de notas fiscais, atendimento ao cliente e muitos outros são organizados e padronizados dentro do sistema, a empresa economiza tempo tomado em registros e atividades manuais. Consequentemente melhora sua produtividade.
- Visão e redução de erros: ao se observar todos os processos da empresa através de um software, fica muito mais claro identificar em quais setores e pontos da empresa eles estão falhando. Dessa maneira a tomada de decisões é rápida e inteligente, e pode reduzir os erros em diversos níveis da empresa.
- Redução de estoque: a partir do controle e gestão do estoque no sistema é possível otimizar e reduzir o volume de estoque da empresa ganhando eficiência e reduzindo custos nesse processo.
- Otimização da estrutura de pessoas: diversos processos são automatizados e agilizados, com isso é possível otimizar a estrutura de pessoas.
- Aumento de produtividade e redução de erros: a produtividade aumenta visto que os processos são automatizados e erros são evitados.
- Tomada de decisão data-driven: a tomada de decisão deixa de ser empírica e passa a ter dados como base.
Quais são os tipos de sistema ERP?
Os fornecedores de software desenvolvem o sistema com o foco em atender segmentos específicos. Isso ocorre porque cada empresa conta com características específicas. Dentro disso, podem existir diferentes opções de planos, módulos do sistema e/ou add-ons que funcionam como complementos ou extensões do sistema para a execução de alguma operação específica.
Nesse sentido o ERP interage com as diferentes áreas da empresa:
Back office
Foca a área administrativa da empresa. Assim, faz o controle e gestão de estoque, faturamento, compras e financeiro. Além disso, pode agregar soluções contábil, fiscal e ativo fixo.
RH
É voltado para a gestão de pessoas. Os dois principais módulos são ponto eletrônico e folha de pagamento. Nesse sentido, o segundo automatiza esses processos e as seguintes tarefas:
- medicina e segurança do trabalho;
- cargos e salários;
- recrutamento e seleção;
- treinamento e desenvolvimento;
- avaliação de desempenho.
Plataformas de produtividade e colaboração
Nesse caso, as aplicações contratadas potencializam seu ERP. Por um lado, o objetivo é reduzir os custos com personalizações. As opções são:
- BPM (modelagem de processos);
- WCM (criação de portais);
- GED (gestão de documentos);
- ESB (integrador de sistemas);
- identity (gerenciador de acessos e senhas).
Quando saber se minha empresa precisa de um sistema ERP?
Existem sinais que identificam a necessidade de um ERP:
- Uso de vários softwares diferentes para gerenciar seus diversos departamentos: dados e informações descentralizadas gerando dificuldade de acesso às informações sobre o seu próprio negócio;
- Contabilidade complicada e muito demorada: processos não automatizados que oneram a área financeira e contábil;
- Problemas no departamento de vendas e na expedição: ausência de gestão de estoque que impacta negativamente a área comercial da empresa. Bem como problemas na expedição impactam negativamente na satisfação dos clientes;
- Complexidade da operação: o crescimento da empresa traz uma seria de desafios para a gestão, como lidar com o controle de custos, distribuição, produção e eficiência. Quando surgem falhas nesses processos é sinal de que a empresa precisa de um software de gestão mais avançado
Como implantar o sistema ERP nas empresas?
A implantação de um sistema de ERP normalmente é um processo que pode gerar problemas e contratempos se não for bem planejado e não for dada a devida atenção. Assim, a implantação exige o envolvimento de muitas pessoas tanto da organização quanto do fornecedor. E quando são necessárias customizações do sistema o desafio é maior ainda.
Por isso, é importante em primeiro lugar escolher o fornecedor certo para a sua empresa. A dica aqui é dedicar o tempo que for necessário para achar o fornecedor que atenda às suas necessidades.
Uma vez escolhido o fornecedor, é importante definir uma equipe que será responsável pela implantação do lado da sua empresa. Essa equipe será responsável por ser o ponto de contato com o fornecedor e garantir que as atividades da implantação sejam realizadas.
Enquanto isso, o fornecedor é responsável por gerir o projeto de implantação do sistema. No entanto, é imprescindível que a equipe esteja atenta aos prazos e cobre o fornecedor a respeito das entregas, caso contrário a chance de atraso na implantação é muito grande.
A implantação de um ERP impacta o dia a dia das pessoas que fazem parte da operação, por isso alinhar e envolver essas pessoas no processo é um ponto chave para o sucesso. Na virada do sistema é normal que exista resistência por parte da equipe, afinal de contas, o diferente exige que as pessoas saiam da sua zona de conforto. Estar próximo e auxiliar os colaboradores nesse início é imprescindível para uma boa adaptação.
Qual a diferença entre ERP e WMS?
O WMS é um sistema de logística que se integra a cadeia de suprimentos (SCM – Supply Chain Management), e seu principal objetivo é o gerenciamento e a automatização de todos os processos logísticos que ocorrem em um armazém ou centro de distribuição.
A diferença é o escopo de atuação de cada uma das soluções. O ERP possui uma abordagem mais completa, objetivando atender mais de um setor da empresa. Por sua vez o WMS tem uma função clara: auxiliar as equipes que trabalham em armazéns e centros de distribuição, embora os benefícios possam ser sentidos em outros setores.
Portanto, o escopo de atuação é a diferença primária entre esses dois sistemas. Embora algumas funcionalidades de ambos possam se sobrepor, o objetivo final do ERP e do WMS são diferentes em sua essência.
Qual a diferença entre ERP e MRP?
O Material Requirement Planning (MRP), é um sistema utilizado para o planejamento de todas as necessidades materiais de uma linha de produção.
Se você deseja apenas controlar a matéria-prima dos processos de fabricação, o mais indicado é o MRP, mas se deseja analisar como essa produção afeta os custos futuros, escolha o MRP II. Já o ERP irá englobar todos os processos existentes dentro de uma organização.
Gostou do assunto? Então saiba, também, quais são os diferentes tipos de sistema de gestão e seus benefícios para as empresas!