O Onboarding é essencial para um novo colaborador que está iniciando a jornada na sua empresa, visto que ele precisa adquirir uma base sólida a respeito da cultura e funcionamento. Além, é claro, de ter um norte de quais os marcos deve atingir nos primeiros 90 dias e qual o caminho indicado para que essa base se forme.
Onboarding ou “a bordo”, em tradução literal, é o processo de embarcar na nova organização. É um importante processo de gestão de pessoas, mas que deve sempre envolver as diversas áreas da empresa. Portanto, quando bem elaborado e executado é capaz de reduzir o turnover, engajar o time e fortalecer o employer branding – o que torna a sua empresa cada vez mais atrativa para novos talentos.
O que é onboarding na empresa?
Existem algumas coisas que é importante sabermos para iniciarmos a jornada rumo ao Onboarding. A primeira coisa que é preciso é entender que esse processo abrange toda a integração do novo colaborador ao time. Por isso, envolve algumas etapas expositivas, de orientação, de acompanhamento e treinamento que iniciam no momento da contratação.
Assim, a importância de se iniciar tão logo haja o aceite da proposta de trabalho é que este tende a ser o momento de maior euforia e com maior desejo de imergir no novo desafio que se inicia. É por isso que o processo deve ser conduzido com muita seriedade, tendo etapas bem definidas, com objetivos claros e concisos e que reflitam, de verdade, a cultura da organização.
Ou seja, não é um projeto de copia e cola, onde você olha o que funciona na empresa A e traz para a sua. Mas calma, é possível sim se espelhar nos modelos que já foram validados por outras empresas e adaptar a sua realidade.
Na 4CINCO, por exemplo, desde a entrada da primeira colaboradora, lá em 2017, já sabíamos da importância que esse processo tinha. De lá pra cá, muita coisa se aprimorou, novas etapas foram adicionadas, mas a essência daquilo que acreditamos permaneceu inalterada. Já foram mais de 15 vezes que recebemos de braços abertos os novos membros que, cada um com sua maneira, torna cada onboarding único.
Tipos de onboarding
Apesar deste artigo tratar mais especificamente do processo de onboarding de novos colaboradores, você já deve ter refletido que é necessário também quando um colaborador faz migra para uma nova área, uma nova sede ou até mesmo quando ocorre uma mudança muito grande na forma de trabalho.
Aquele membro que até ontem trabalhava, por exemplo, com comercial, e agora fará parte do time operacional, vai precisar entender o funcionamento deste núcleo – mesmo já conhecendo a cultura geral da empresa e suas diretrizes básicas de funcionamento.
Da mesma forma, não é raro vermos empresas que implantam onboarding com seus clientes. Sim, para que essa relação seja o mais duradoura possível, e com maiores ganhos para ambos os lados, é necessário que todas as cartas estejam postas na mesa.
Mas muita calma, esse não deve ser um processo comercial – até mesmo porque quando ocorrer, o cliente já terá aceito a sua proposta, ok? Ele está muito ligado às áreas de customer sucess, e à operação propriamente.
Certo, eu entendi e quero implementar o onboarding na minha empresa, o que eu faço?
Vamos lá que vamos te ajudar a estruturar, ou otimizar, esse processo!
Objetivos do onboarding
Para cada objetivo a ser alcançado com o programa de onboarding, você deve ter um plano de como alcançá-lo. Por isso, confira abaixo alguns exemplos de objetivos e ações:
- Sentimento de pertencimento e integração – Apresentações, identificação de pontos em comum, estímulo às trocas e indicação de pessoas referências.
- Aculturamento – apresentação de culture book, valores institucionais bem definidos (e contratação guiada por eles) e apresentação ao método de trabalho.
- Formação técnica interna – treinamentos gerais e específicos, indicação de leituras chaves e estímulo à busca de novos conhecimentos.
- Fortalecimento do employer branding – é o reflexo de uma jornada do colaborador bem realizada. Pode ser mensurada através de indicadores de pesquisa de clima, aumento na procura de talentos pela sua empresa e redução de turnover.
Como implementar o onboarding?
Na 4CINCO o futuro novo membro já começa a sentir a experiência de pertencer ao time quando recebe a notícia da sua aprovação. Além da formalização da proposta, gostamos de dedicar alguns minutos a contar o que o fez ser selecionado e quais serão alguns dos desafios que virão a seguir.
Proposta aceita, e agora? O novo colaborador poderá acompanhar informalmente um pouco do nosso dia-a-dia através do nosso perfil interno nas redes sociais onde, com frequência, trazemos um pouco da rotina, comemorações, perrengues e conquistas!
Apresentações pessoais:
Quando você chega em um evento no qual ninguém se conhece, qual é a primeira coisa que fazemos? Buscamos nos apresentar e conhecer uns aos outros. E é assim que iniciamos o primeiro dia de trabalho.
Esse momento tem uma relevância tão grande na nossa cultura que mesmo com um time em expansão, todos dedicam as primeiras horas desse dia para as boas-vindas dos novos colaboradores.
Apresentando a empresa:
Com o time recém apresentado, hora de apresentar a empresa! É superimportante trazer os valores da empresa, um breve contexto da história do negócio e de seus fundadores e aquelas regras que são inegociáveis.
Esse momento também é propício para apresentar o funcionamento prático de algumas coisas – ex. detalhamento da jornada de trabalho, quando ocorrem os pagamentos, quais as principais ferramentas de trabalho são utilizadas (e, caso não sejam conhecidas, apresentá-las), além é claro de trazer quais são os próximos passos dessa jornada recém iniciada.
Roteiro de onboarding:
Até aqui, falamos do que deve ser feito no primeiro dia, mas lembra que falamos que o onboarding dura até 90 dias? Você deve apresentar ao colaborador o roteiro estruturado do que ele deve fazer nesse período.
A empresa possui um treinamento de comercial ou sobre segurança do trabalho a que todos devem assistir? Esse é um bom momento, não esqueça de indicar o local onde este treinamento está disponível e se certificar de que qualquer dúvida a respeito seja sanada em seguida!
Experiências práticas, de vivência do negócio também podem fazer parte do onboarding. Incentive seu novo colaborador a explorar ao máximo as possibilidades e atividades que o cargo oferece e ouça as suas percepções. Além de estar com olhar de aprendizado, por ainda não estar imerso no negócio algumas sugestões de melhorias – ou identificação de falhas, podem surgir e ser de grande valor.
Feedback:
Não adianta estruturar o onboarding e cobrar que seja cumprido na sua totalidade se não houver um momento de feedback – de ambas as partes. Estabeleça uma frequência que se adeque a sua realidade e garanta que as expectativas da empresa e do colaborador estão sendo atendidas. Na 4CINCO, fazemos 3 feedbacks formais durante o onboarding, aos 15, 45 e 60 dias!
E como fazer isso? É simples. O líder do novo colaborador deve coletar com os demais membros da equipe, e que tiveram contato com o novo funcionário, quais as percepções que estão tendo durante esse período inicial, sejam positivas ou negativas.
O líder deve, além de sintetizar e passar da melhor maneira possível os pontos percebidos pela equipe, saber ouvir. O que o colaborador está achando do ambiente de trabalho? Quais são os pontos altos e baixos daquele período? Houve alguma quebra de expectativa sobre o que foi apresentado antes do início? Esses são alguns pontos para explorar neste momento.
Como tornar o onboarding mais atrativo?
Para que não se torne mais um processo desgastante, precisamos que as pessoas percebam o valor dele. Podemos tornar ele mais atrativo trazendo
Onboarding presencial e remoto
Lembra que falamos lá no início que onboarding é um processo? Sendo assim, não há necessidade dele ser inteiramente presencial ou inteiramente remoto, se a empresa assim necessitar.
Naturalmente aqueles momentos de integração – como as boas vindas – têm melhor proveito se todos estiverem presencialmente, mas tudo bem ser online.
Já no que diz respeito aos treinamentos, a gravação e disponibilização deles pode gerar inúmeros ganhos, já que permite maior flexibilidade e consulta posterior.
Mas o importante é sempre adaptar para aquilo que faz sentido no seu negócio, ok?
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