Introdução
Ao fazer o seu primeiro planejamento estratégico é possível que você tenha sentido falta de algo mais prático. Você acabou de construir um plano ousado para mudar a sua empresa, mas sente que não construiu algo maduro para te auxiliar nesse caminho. O planejamento operacional é o processo de traduzir as estratégias de alto nível de uma organização em ações práticas no nível operacional.
O que é o planejamento operacional?
O Planejamento operacional, ou também conhecido como Plano de Trabalho, é o desdobramento do planejamento estratégico no nível de trabalho diário. Em outras palavras, o planejamento estratégico trata dos principais objetivos e metas da organização, ou seja o “fim”, enquanto o planejamento operacional trata das ações, tarefas e processos, ou seja os “meios”.
Pode existir um planejamento tático entre eles, que nada mais é do que o desdobramento do planejamento estratégico nas contribuições que cada área irá fazer. Isso costuma ocorrer em empresas maiores e mais departamentalizadas, enquanto pequenos e alguns médios negócios podem fazer a conexão do estratégico direto ao operacional.
Assim, o plano de trabalho irá ter um teor prático, abordando a execução e a gestão de recursos, sendo eles:
- estruturar os processos internos;
- gerir o fluxo de trabalho;
- estabelecer tarefas;
- definir a estrutura de uma equipe.
Qual a importância do planejamento operacional? Por que?
Apenas com planos de ação que os objetivos e metas se tornarão palpáveis. Um planejamento estratégico sem um planejamento operacional será pouco mais que uma lista de desejos.
Ao descrever o plano de trabalho, a empresa se propõe a trabalhar os principais gargalos que impedem o atendimento de suas ambições de aumento de receita e de redução de custos. Ela irá traçar ajustes estruturais ou processuais tendo como fim atingir suas metas finais. Exatamente por essa natureza, o planejamento operacional acaba sendo peça-chave para o êxito do planejamento estratégico da empresa.
Planejamento Operacional e Planejamento Estratégico: Entenda as diferenças
Pelo próprio conceito do planejamento operacional e do planejamento estratégico, observa-se que eles têm uma diferença clara de escopo, sendo o planejamento estratégico focado em metas e objetivos estratégicos, e o planejamento estratégico nas ações e tarefas.
Peguemos por exemplo uma empresa que tem por objetivo aumentar o seu lucro operacional, e que para isso ela tenha como objetivo diminuir o custo da sua mercadoria vendida (CMV). Um dos planos de ação traçado no planejamento operacional pode ser um esforço do time de compras em reduzir o valor unitário comprado por uma determinada matéria prima, através da substituição de fornecedores por opções mais baratas. Como isso impacta os prazos de pagamento e de entrega da empresa? A qualidade será afetada?
São esses tipos de questões que são trazidas e resolvidas no planejamento operacional. Abaixo, você listamos algumas diferenças desses dois planejamentos:
Diferença de Tempo
O Planejamento estratégico costuma ser feito para um horizonte plurianual, normalmente de 3 a 5 anos, com atualizações anuais. Já o Planejamento operacional normalmente é feito anualmente, com atualizações trimestrais.
Diferença de Foco
O planejamento estratégico pensa a empresa como um todo, e traça metas e objetivos da organização. Já o plano de trabalho será desdobrado por departamento, e em alguns casos até por pessoa.
Diferença de liderança / responsáveis
A construção e acompanhamento do planejamento estratégico é feito pelas principais lideranças da empresa, e passam para aprovação dos sócios. Por outro lado, o planejamento operacional é responsabilidade dos líderes dos diferentes departamentos. Em alguns casos, ele é construído por supervisores, ou cargos abaixo dos líderes das áreas, e passam por validação e aprovação dos líderes/
Diferença de orçamento
No planejamento estratégico os custos e investimentos são construídos de maneira macro para atender aos objetivos estratégicos. A partir desse macro orçamento, o planejamento operacional desdobra o seu budget entre projetos e ações.
Digamos que o planejamento estratégico tenha separado parte do seu orçamento para investimentos em redução de consumo de energia. O departamento de logística poderá utilizar parte desse orçamento para uma ação de trocas de lâmpadas dos galpões de armazenamento.
Diferença nos relatórios
Os relatórios de análise de desempenho costumam diferir também. No caso do planejamento estratégico, os relatórios tendem a ser bem mais padronizados, e contam com uma revisão minuciosa, muitas vezes passando até por auditorias. No planejamento operacional a rigidez tende a ser menor, costumando ter maior flexibilidade na mudança dos relatórios. Aqui os responsáveis costumam ser 100% internos também, enquanto nos estratégicos muitas vezes há presença de agentes externos para trazer imparcialidade na amostra.
Qual dos dois é o melhor?
Como você deve ter visto ao longo deste artigo, o planejamento estratégico e o planejamento operacional são complementares um ao outro. Um planejamento estratégico sem um planejamento operacional, fará com que a empresa não consiga se direcionar para as ações a serem tomadas. Enquanto, um planejamento operacional sem um planejamento estratégico traçará ações sem um objetivo definido, o que provavelmente acarretará em um desperdício de esforço e recursos.
Passo a Passo para fazer um planejamento operacional eficaz
Agora que você entendeu o conceito de planejamento operacional e sua importância, veja como elaborá-lo para sua empresa a seguir.
- Comece pelo objetivos e metas
Aqui o gestor irá revisar no planejamento estratégico todos objetivos e marcos estratégicos citados e identificar quais áreas da sua empresa afetam cada um dos objetivos e metas. É normal que para uma meta tenha mais de uma área envolvida. O importante aqui é entender qual é o escopo e responsabilidade de cada departamento ou área para contribuir na meta.
- Defina responsáveis
Antes de colocar a mão na massa, é importante saber quem irá participar dessa construção. Em micro e pequenas empresas o sócio acaba sendo envolvido ou até mesmo responsável de cada plano criado. Numa empresa média, já existem gestores por diferentes áreas definidas. Mesmo nesses casos, pode ser que ele conte também com o auxílio de um supervisor para fazer essa construção. O importante é ter claro quem fará parte desse pequeno comitê.
- Definição dos objetivos do departamento
Possivelmente o planejamento estratégico descreva alguns objetivos de maneira mais ampla, pois está tratando de toda a instituição. No planejamento operacional devemos desdobrar cada objetivo do departamento.
Voltemos ao exemplo da redução de custo de mercadoria. Imagine que a empresa pretenda reduzir em 5% o custo total. No planejamento operacional isso será detalhado, com base no conhecimento do que pode ser melhorado em objetivos, marcos e/ou entregas, a depender da metodologia utilizada. O diretor comercial terá como objetivo otimizar o mix de vendas, assim como o diretor de operações terá como objetivo diminuir o preço de matéria prima dos produtos X, Y e Z e otimizar os processos A, B e C de produção. Em algumas empresas maiores, esse desdobramento já terá sido feito no planejamento tático, mas isso não costuma ser realidade na pequena e média empresa.
- Detalhamento do plano
Chegou o momento de definir as tarefas que serão feitas. Normalmente ela segue a seguinte lógica
- Detalhe todas ações que podem ser tomadas com base em cada um dos objetivos do planejamento tático
- Defina o responsável por cada ação
- Orce quanto custará para cada ação
- Desdobre cada ação em um cronograma. É possível que alguma ação só possa ser feita após a finalização de outra. Lembre-se de colocar o prazo de entrega de cada ação
- Defina a métrica de sucesso de cada ação. Em alguns casos a sua simples implementação já indicará o sucesso da ação. Em outros, será necessário um acompanhamento através de algum indicador.
- Compartilhe o Planejamento Operacional
Após a sua consolidação, é importante que ele seja apresentado para a equipe envolvida. Ela então estará ciente do que deve ser feito, e quem são os responsáveis pelas ações que irão fazer com que a empresa atinja um novo patamar. Em alguns casos esse planejamento operacional é apresentado de maneira resumida também para a diretoria ou principais lideranças.
- Acompanhe o Planejamento Operacional
Tão importante quanto criar o plano, é gerenciar a sua execução. Para isso, você pode criar rituais de acompanhamento (reuniões mensais ou semanais da equipe envolvida), utilizar de dashboards, relatórios e plataformas para acompanhar o status de cada ação com os principais responsáveis, entre outras rotinas para gerir o seu planejamento operacional.