A planilha de gastos é parte fundamental de uma boa gestão financeira. Automatizadas através de um sistema mais robusto, ou feitas dentro do Excel, elas são responsáveis por consolidar as informações financeiras da empresa, e servem de apoio às decisões estratégicas do negócio.
Assim, seja a sua empresa grande ou pequena, há uma enorme quantidade de planilhas de gastos disponíveis, e às vezes é difícil saber quais as funções ideais que a sua deve ter. Na 4CINCO, costumamos dizer que, assim como a gestão, a ferramenta (ou planilha) financeira deve estar adaptada às necessidades de cada negócio. Sendo assim, não há uma estrutura que seja ideal para todos os negócios.
Neste artigo vamos entrar um pouco mais a fundo sobre quais as principais características que a sua planilha de gastos deve possuir para que possa ser feita uma boa análise financeira. Vamos lá?
Afinal, para que servem as planilhas de gastos?
Já falamos que as planilhas de gastos são ferramentas importantes para as empresas, então agora vamos trazer alguns outros elementos que ilustram a importância dessas planilhas. Nesse sentido, o controle de gastos através das planilhas é uma espécie de bússola do negócio. Assim, a planilha acaba sendo fundamental na hora de organizar, consolidar e analisar as informações financeiras da empresa.
Certo, mas o que eu preciso para isso?
Na verdade, algumas ferramentassão são necessárias, e a planilha de gastos é uma delas. Sendo assim, é fundamental que a planilha de gastos esteja alinhada com os seguintes pontos:
Plano de Contas:
O plano de contas é como as informações vão estar organizadas. A partir dele, conseguimos separar e, posteriormente, localizar, onde cada gasto foi alocado.
Dessa forma, um bom plano de contas é fundamental para balizar algumas informações e decisões dentro da empresa. É muito mais eficiente para a empresa se ela souber que houve um gasto de R$ 2.000 com Marketing do que se há apenas a informação de que houve um gasto de R$ 2.000, por exemplo.
Registro:
Este ponto implica em um entendimento bastante básico: toda e qualquer informação financeira da empresa deve estar registrada. Simples assim.
Seja uma transferência entre contas, recebimento em dinheiro, pagamento de juros ou qualquer outra movimentação que envolva transferência de recursos, essa informação deve ter registo na planilha de gastos. Assim é possível manter um histórico de rastreio de todo e qualquer recurso utilizado na empresa.
Processo:
Aqui o processo é fundamental. Ele é o ponto chave para que a planilha esteja sempre atualizada e com as informações corretas e confiáveis. Portanto, o processo de preenchimento da planilha de gastos (ou ferramenta financeira) é um trabalho contínuo e incansável, sempre buscando a confiabilidade das informações.
Sendo assim, é importante que haja uma pessoa responsável pelo processo de alimentação das informações da planilha de gastos. O processo deverá ser capaz de entregar as informações de maneira rápida e organizada.
Ferramenta:
Por fim, aqui temos a nossa planilha de gastos. É ela que vai ser a responsável por consolidar todas as informações do plano de contas, das contas bancárias e dos registros das informações. Além disso, será capaz de entregar as análises que forem pertinentes a cada tipo de negócio.
Viu como é necessário um entendimento amplo sobre as características do seu negócio e das necessidades que cada empresa tem dentro da estrutura da sua planilha de gastos?
Vamos trazer agora algumas das vantagens que uma boa planilha de gastos pode trazer a uma empresa.
Use sua planilha de gastos e comece a acumular vantagens
Certo. Já vimos que a planilha de gastos precisa ter uma série de informações, e que assim será uma poderosa ferramenta gerencial para a empresa. Então, agora, vamos às vantagens de ter toda essa informação organizada e atualizada.
Visualização dos gastos e das receitas
À medida em que as informações vão sendo lançadas na ferramenta, a empresa passa a ter um histórico de gastos. E isso é muito importante porque muitos gastos seguem um padrão. Sejam os custos variáveis, que devem mudar conforme a receita da empresa, ou as despesas, que não possuem tanta volatilidade.
Criação de um orçamento
É possível também incluir na sua planilha de gastos um orçamento ideal para o período. Ou seja, quais valores de receitas e despesas que você espera atingir ao longo do tempo em cada uma dos tipos de gastos que você está controlando. Por isso, essa é uma excelente maneira de manter o controle e saber se as suas finanças pessoais ou da sua empresa estão caminhando em direção aos objetivos.
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Comparação com referências
Outro ponto bem interessante, é que é possível realizar uma análise para comparar os resultados com as referências do setor. Assim podemos entender onde há outros pontos de otimização na estrutura da empresa.
Projeção do fluxo de caixa
Outro ponto importante é que uma planilha de gastos bem otimizada também pode nos trazer as informações sobre o fluxo de caixa projetado, ou seja, como estará o caixa da sua empresa com as próximas contas a pagar e os próximos recebimentos. Isso dá poder de decisão para negociação com clientes e fornecedores, além de manter as finanças da empresa saudáveis e sem grandes surpresas.
Conciliação bancária
Às vezes é difícil manter a conciliação bancária em dia, já que muitas vezes uma empresa, ou até mesmo uma pessoa possui diversas contas em bancos diferentes. A conciliação bancária nada mais é do que ter todos os valores que entraram e saíram das contas bancárias lançados e descritos na planilha de gastos.
Pode até parecer óbvio, mas este processo é muito importante para garantir que as informações da planilha de gastos estão corretas e que não está faltando nenhum valor para ser analisado.
E então? Já está pronto para começar a montar a sua planilha de gastos e controlar as suas finanças? Se você se interessa por assuntos de gestão, também vai gostar do nosso último artigo sobre Capital de Giro.