Softwares de gestão são qualquer sistema ou ferramenta que auxilie o desenvolvimento interno e externo de uma empresa ou organização. Diversos líderes buscam esse recurso para manter a gestão do seu negócio em dia e garantir a produtividade dos seus processos.
Portanto, confira neste artigo as principais funções dos softwares de gestão, benefícios que trazem para as empresas, como utilizá-los no dia a dia e muito mais.
O que são softwares de gestão?
A diversidade de informações acerca de Softwares de Gestão é enorme. Porém, em seu nível mais básico, um software de gestão é qualquer sistema que te ajude a otimizar processos.
Além disso, existem diferentes tipos e opções no mercado, com diferentes complexidades, preços e funcionalidades. Eles podem ser desde um aplicativo, uma ferramenta de Excel ou até mesmo um sistema instalado no computador, desde que facilitem as operações e organizem as atividades de uma empresa.
Isso inclui, por exemplo, um crm (Customer Relationship Management), um sistema de controle de estoques, um sistema financeiro, etc. Dessa forma, quando um software de gestão inclui diferentes módulos e funcionalidades, integrando processos de diversos setores de uma empresa, ele é chamado de ERP (Enterprises Resource Planning).
Além disso, estes sistemas podem ser customizáveis. E é exatamente por isso que eles podem se tornar uma ferramenta importante para seu negócio.
O que fazem os softwares de gestão?
Os softwares de gestão tem como objetivo facilitar o trabalho do dia a dia, organizar atividades e facilitar as tomadas de decisões sobre o negócio de maneira mais “prática”. Uma que é possível automatizar tarefas e integrar as áreas de uma empresa, a rotina de trabalho fica, consequentemente, mais eficiente.
Abaixo, alguns exemplos que versam sobre objetivos e importâncias de se utilizar um software de gestão:
- Gestão de estoque: o controle de estoque garante o equilíbrio entre compras e vendas de uma empresa, bem como o giro adequado de produtos. Com um software é possível realizar o lançamento automático de compras, de produtos vendidos, abastecimentos, etc.
- Relacionamento com cliente: um dos softwares mais conhecidos para esta área é o CRM. Entretanto, também é possível vincular um CRM a um ERP, por exemplo. Com ele, você pode armazenar dados de clientes, históricos, gerenciar o funil de vendas, realizar cobranças, automatizar envio de materiais, e-mails, etc.
- Processo de vendas: por meio de um software, é possível acompanhar todas as etapas de um processo de venda, desde a emissão de um pedido até a emissão da nota fiscal no setor financeiro e entrega do produto/serviço. Além disso, também é possível gerenciar taxas de descontos, envio de propostas, recorrências, dentre outras funcionalidades.
Assim, com o avanço da tecnologia, atualmente é possível se conectar com o sistema central da empresa (ERP ou seus módulos) com outros serviços web ou até mesmo na nuvem. Em outras palavras, podemos realizar a gestão de um negócio a distância.
Por fim, os dados fornecidos por sistemas em nuvem fornecem uma visão da empresa em tempo real e podem ser acessados da tela do computador ou do celular, a qualquer hora e lugar.
Softwares de gestão benefícios
Utilizar um software de gestão possibilita a integralidade de informações. Isso possibilita a consulta dos dados a qualquer momento e, caso estejam em nuvem, em qualquer lugar. Além disso, é possível evitar muitos erros de operação, o que aumenta a produtividade e otimiza o tempo dos envolvidos em cada processo.
Para o gestor, essa visibilidade dos resultados permite identificar falhas e oportunidades prévias na empresa e, consequentemente, sua gestão fica mais efetiva sobre seu negócio. Portanto, segue abaixo mais alguns benefícios de se utilizar softwares de gestão:
- Redução de erros manuais, despesas e retrabalhos
- Redução de custos
- Aumento de produtividade
- Tomada de decisão rápida e assertiva
- Precisão nas informações
- Integração das informações
- Segurança no registro e armazenamento de dados
- Uso online para monitoramento e intervenções à distância
- Diminuição do retrabalho e identificação de falhas
Tipos de softwares de gestão
Como vimos, a tecnologia e a transformação digital estão facilitando cada vez mais o dia a dia das organizações. Assim, antes de investir em algum software, é importante pesquisar o que o mercado oferece e quais deles o seu negócio realmente carece. Confira alguns exemplos:
- Asana: é um software de gestão de processos e de projetos, focado em cumprimento de metas e utilizado por empresas que necessitam controlar seus processos. Aqui na 4CINCO, gerimos todo o nosso método de trabalho pela Asana. Possui planos desde o plano básico free ao enterprise (plano personalizado contratado conforme a demanda de funções)
- Trello: outro software de gestão de projetos, um dos mais intuitivos do mercado e, também, um dos mais conhecidos. Ele funciona na metodologia Kanban e possui uma visualização super acessível dos fluxos de trabalho. Com ele, é possível delegar tarefas, acompanhar cronogramas de projetos, definir metas, criar check-lists, etc.
- Conta Azul: o Conta Azul é um dos softwares mais populares para a gestão financeira de um negócio. Além de auxiliar a gestão financeira de uma empresa, ela te ajuda fazer a gestão de estoque, emitir notas fiscais e boletos. É uma ferramenta nacional, com funcionalidades completas e fácil de usar.
- Agendor: a gestão de relacionamento com o cliente, também conhecido como CRM, é utilizado para antecipar as necessidades de um cliente e, a partir disso, oferecer o melhor atendimento, produto ou serviço. Com este tipo de software, é possível acompanhar as interações do seu cliente com o seu produto/serviço e fazer a gestão do funil de vendas do seu negócio.
Como escolher o melhor software de gestão?
O melhor software para a sua empresa é aquele que atende e se adapta às necessidades do seu negócio e, também, que seja coerente com o tamanho da sua empresa. Como comentamos, um software de gestão pode ser desde um sistema complexo ou até mesmo um eEcel. Tudo vai depender da real necessidade do seu negócio.
O mercado oferece soluções que variam de R$ 20,00 a R$ 5.000,00, por exemplo. As suas necessidades impactam nas funcionalidades do sistema e, consequentemente, influenciam no seu preço. O ideal é entender as necessidades da sua empresa em um primeiro momento. Após, pode-se realizar uma pesquisa de mercado para identificar o melhor software de gestão para o seu caso.
É importante destacar que muitas empresas de softwares liberam um período de teste gratuito para que você possa avaliar a ferramenta Assim, é possível verificar se ela realmente atende às suas necessidades. Caso você faça alguma aquisição, lembre-se de avaliar se o fornecedor do sistema possui um bom atendimento e suporte.
Gostou do conteúdo? Então confira, também, o nosso artigo sobre como escolher um modelo de gestão!