A auditoria de gestão é um processo essencial dentro de uma empresa. É comum que gestores fiquem focados no dia a dia em resolver problemas operacionais, acompanhar os resultados financeiros, entre outras questões urgentes que vão surgindo e que precisam de solução.
Por isso, muitas vezes a empresa possui dificuldades em identificar falhas e desvios. É neste momento que surge esse processo-chave, que auxilia a identificar problemas e ineficiências da operação.
Auditoria de gestão: quais os tipos que existem?
Muitos gestores nos questionam quais são os tipos de auditoria de gestão que eles deveriam implementar em suas empresas e como devem fazer isso. Isso ocorre pois a prática é comum de grandes negócios, mas ainda pouco frequente em empresas de pequeno e médio porte.
Os dois principais processos de auditoria que sugerimos são:
- Auditoria de Processos: ela visa verificar se processos e rotinas estão sendo cumpridos pelo time. A ideia aqui é garantir que processos chaves estejam sendo cumpridos para termos um padrão de execução e garantirmos uma eficiência.
Podemos auditar desde processos de atendimento ao cliente até processos de boas práticas e segurança do trabalho. O tipo de processo que será auditado depende muito do segmento de cada empresa. De modo geral, as indústrias têm internalizada a cultura de audição de processos. Todavia, empresas de qualquer segmento podem implementar a auditoria e se beneficiar dessa rotina.
- Auditoria Financeira: ela visa auditar os fechamentos financeiros e verificar se os resultados levantados de fato condizem com a realidade. É uma excelente ferramenta também para identificar possíveis desvios financeiros e garantir acuracidade dos fechamentos. Por mais que se confie na pessoa que realiza o fechamento financeiro, ela é importante para garantir precisão no processo.
O processo financeiro costuma ser complexo e facilmente pode deixar passar algum tipo de informação. Dessa forma, a auditoria financeira garante que uma pessoa que não tem o olhar “viciado” possa conferir e garantir que as informações estão corretas.
Auditoria de gestão: qual é a sua função?
Existem diversas funções que a auditoria de gestão desempenha, desde simplesmente verificar se os processos padrões estão sendo cumpridos até identificar possíveis desvios financeiros. Cada tipo de auditoria exerce uma função diferente, tendo, portanto, objetivos distintos.
Por exemplo, podemos implementar o processo de auditoria de atendimento ao cliente utilizando a ferramenta de Cliente Oculto. Dessa forma, ela garantirá que os processos de atendimento estejam sendo todos cumpridos. Ou, ainda, podemos implementar o processo de auditoria do financeiro, o qual irá realizar conciliação bancária, conferência de NFs, entre outros processos. Ainda, terá a função de garantir que os resultados apresentados batem com a realidade executada.
Independente do tipo de auditoria, o grande ponto é sempre conferir se um processo possui uma boa execução. Caso não, posteriormente deve-se traçar ações para corrigir tais erros.
O processo de auditoria é essencial para a rotina de gestão de empresa pois garante que exista uma pausa para analisar se as coisas estão sendo cumpridas de forma correta e se algo pode melhorar. É importante, também, que os líderes de áreas e gestores da empresa se envolvam no processo de análise da auditoria. Assim, eles que podem entender o que está funcionando, o que não está e o que pode progredir.
Um processo de auditoria bem implementado auxilia a empresa a reduzir diversos erros. Entre eles, estão os erros de produção, de atendimento ao cliente, de cumprimento de normas e padrões exigidos por lei.
Ela deve ser vista como um processo de prevenção de problemas, e é algo que deve estar inserido na rotina da empresa. Claro, com cuidado para que a auditoria não tenha um “padrão” de horário e dia para ocorrer. Isso é desnecessário, pois não há necessidade do time não se preparar de forma forçada para recebê-la.
Auditoria de gestão: como implementar nas organizações?
Existem duas principais formas de implementar esse processo na organização. Primeiro, pode-se contratar uma empresa externa especialista para realizar a auditoria. A segunda opção é definir uma pessoa interna para realizar esse processo.
Em caso de PME’s, consideramos que normalmente a auditoria pode ser estruturada para ser feita internamente. Isso acontece já que as principais empresas de auditoria costumam ter valores bem altos.
Sendo assim, o primeiro passo é definir quais são os processos chaves que precisam ser auditados. Para isso, pense em quais os processos que geram mais valor para o cliente e/ou podem gerar algum risco para a empresa caso não estejam sendo executados corretamente.
Após fazer essa priorização, procure identificar quais pessoas da organização possuem conhecimento profundo sobre o funcionamento da empresa como um todo. Ou, então, aquelas que possuem conhecimento específico a respeito da área que será auditada.
Por fim, construa um check-list dos pontos que precisam de revisão. Por exemplo, se a pessoa irá auditar algum processo de produção, detalhe qual deve ser o passo a passo que deveria estar sendo executado. Assim, é possível marcar o que foi cumprido e o que não foi.
O processo de auditoria por si só não gera nenhuma mudança de resultados. Por isso, após realizar a conferência dos processos, é essencial que os gestores e principais lideranças das áreas se reúnam para discutir as principais falhas vistas. Dessa forma, fica mais fácil identificar os planos de ação que serão implementados para corrigi-las.
O principal ponto é garantirmos que as falhas não se repitam e que um processo de melhoria contínua esteja rodando no seu negócio.
5 vantagens da auditoria de gestão
E mesmo com todas as vantagens citadas acima, muitos gestores ainda se perguntam da real importância de implementarmos esse processo. Afinal, muitos acreditam que falhas já são identificadas naturalmente no dia a dia da empresa.
Parafraseando Peter Drucker, “se você não medir, você não pode gerenciar”. Portanto, precisamos medir e controlar os processos de gestão e de operação para garantirmos melhores resultados.
Sem o processo de auditoria, fica muito mais difícil identificarmos falhas no processo. Ou seja, ficamos sujeitos a receber algum feedback do cliente, ou a sentir falta de um valor no caixa, ou ainda a perceber que os produtos estão sendo finalizados com falhas. Muito melhor nos prevenirmos e identificarmos possíveis falhas antes que elas nos gerem problemas maiores!
Sendo assim, seguem as 5 principais vantagens em implementar um processo de auditoria:
1. Melhoria Contínua de Processos:
Você controla os processos e consegue identificar gaps e oportunidades de melhoria de forma contínua. Dessa forma, não fica dependente a grandes imersões para discutir o que pode melhorar na sua empresa.
2. Garantia de Qualidade:
Você garante que o seu serviço e/ou produto está sendo entregue dentro dos padrões de qualidade esperados pela empresa. Assim garantimos uma maior satisfação dos clientes.
3. Eficiência:
Você confirma que os processos estão sendo executados como foram desenhados inicialmente, confirmando que se está operando da forma mais produtiva possível.
4. Confiança na Informação:
Você garante uma segunda fonte de informação sobre como a operação está andando e fica com uma visão 360º do funcionamento da sua empresa.
5. Prevenção de Problemas:
Você identifica falhas de processos e de rotinas antes que eles gerem algum tipo de problema maior. Sendo assim, previne-se grandes dores de cabeça por problemas de operação ou de controle financeiro.
A 4CINCO implementa o processo de auditoria financeira e de processos em todos os clientes. Fazemos isso justamente para garantir que estejamos sempre melhorando o serviço/produto de todos.
Essa é uma ferramenta que consideramos essencial no nosso processo de consultoria. Ela garante que os planos de ação que criamos de fato sejam implementados e fiquem internalizados na rotina do cliente.
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