O ciclo PDCA é um dos mais famosos métodos de gestão, que foca na solução de problemas e melhoria de processos das empresas e organizações. Ele é a base da melhoria contínua, que visa sempre atingir resultados melhores, e é dividido em quatro fases:
Plan (planejar), Do (fazer), Check (checar), Act (agir).
Nesse sentido, se você ainda não conhece o método PDCA ou se pensa que ele não se encaixa no dia a dia da sua empresa, não se preocupe. Nesse texto, nós vamos explicar o passo a passo do método, como aplicá-lo e mostrar por que ele pode ser utilizado em qualquer tipo de organização: seja uma empresa privada, uma universidade ou uma instituição pública.
PDCA: Conheça a sua origem
Para alguns, o surgimento do ciclo PDCA, que foi popularizado pelo estatístico americano Edward Deming, remete ao engenheiro e também americano Walter Shewhart, conhecido como o “pai do controle estatístico de qualidade”.
Entretanto, a evolução do pensamento sobre o controle e melhoria de processos começou muito antes. Desde os primeiros anos do século 20, através dos estudos de Taylor, estava claro para as organizações que havia três principais processos para a produção em massa: plan, do, see (Planejar, Fazer, Observar). Dessa maneira, estes três processos eram representados de maneira linear e aberta, sem a ideia de ciclo que temos hoje.
Somente no final dos anos 1930, Shewhart introduziu um modelo visto como um sistema iterativo, repetindo-se a cada novo ciclo, de modo que os resultados ao final de um ciclo são utilizados para melhorar o planejamento do próximo. Os processos, entretanto, continuavam sendo os mesmos propostos por Taylor.
Além disso, foi só na década de 50 que o ciclo de Shewhart ganhou novos passos, e foi quando percebeu que o novo ciclo poderia ser utilizado não apenas para a produção industrial em massa, como também para os processos de melhoria de organizações.
Após introduzir os conceitos no Japão, o ciclo PDCA ganhou a forma como melhor conhecemos hoje.
PDCA: Qual é o seu foco?
Como já falamos anteriormente, o PDCA é um método de gestão utilizado para a melhoria contínua de processos e produtos de qualquer organização. Agora, vamos falar um pouco mais sobre o que realmente é cada uma das suas etapas.
Plan (planejar):
A ordem lógica do ciclo começa pelo planejamento, focado na parte estratégica. Nesse sentido, esta etapa é muito importante porque trará a clareza que precisamos para obter sucesso nos próximos passos.
Além disso, a fase de planejamento pode ser bastante ampla, podendo compreender desde o planejamento estratégico da organização até o planejamento de um projeto específico de melhoria.
O planejamento deve responder com clareza duas perguntas principais:
1) Qual problema vou resolver dessa vez?
2) Por que é preciso resolver essa questão?
Uma vez respondidas essas duas perguntas, o planejamento se torna uma etapa muito mais fácil de ser compreendida e realizada de maneira eficaz.
Sendo assim, o objetivo principal desta etapa é estabelecer os objetivos e metas do projeto, além de um bom plano de ação para ser executado.
Existem diversos métodos para estabelecer um plano de ação, como o Diagrama de Ishikawa, também conhecido como espinha de peixe, ou o método 5W2H. Então, esta etapa do ciclo – muitas vezes subestimada – é de extrema importância, porque um bom planejamento no início de qualquer projeto implica em um menor uso de recursos durante todo o processo de aplicação do método.
Em suma, o planejamento segue o seguinte passo:
Do (fazer):
Definidos os objetivos, as metas e as maneiras de atingir o cumprimento dessas metas, chega o momento da execução dos planos de ação.
Alguns estudos dividem essa etapa do PDCA em dois momentos:
- Efetuar treinamentos para a equipe;
- Executar as tarefas.
Nesse sentido, caso a execução dos planos de ação definidos no planejamento não possa ser concluída por algum motivo, é importante voltar à etapa de planejamento para entender quais foram os problemas e então desenvolver uma nova solução
A etapa da Execução também segue um passo lógico:
Check (checar):
A fase seguinte do ciclo PDCA, de checar resultados, inicia em conjunto com a execução, já que não só os resultados dos planos de ação podem – e devem – ser controlados, como também as atividades que foram definidas para os planos de ação. Assim, é possível identificar os gaps, ou lacunas entre o planejado e o executado através de revisões sistemáticas e com a utilização de modelos estatísticos para maior assertividade.
Contudo, é claro que este é um modelo ideal. Isso quer dizer que a realidade da maior parte das empresas não está tão próxima do controle estatístico através de ferramentas robustas.
De qualquer maneira, a etapa de checagem é muito importante e deve ser realizada com as ferramentas que estão disponíveis para a sua empresa. O ponto fundamental aqui é acompanhar os resultados sobre o que está sendo executado. Esta é a maneira mais eficiente de corrigir os planos ao longo do processo, economizando recursos e otimizando os resultados.
Act (agir):
A última etapa do ciclo PDCA, antes de iniciar um novo planejamento, é a fase de agir.
Aqui, é onde você analisa as diferenças entre as metas estipuladas e os resultados atingidos com o plano de ação.
Nesse sentido, a partir destas análises, é possível determinar quais as causas dos processos que não atingiram as suas metas, e padronizar os processos que tiveram sucesso.
Assim, a fase de agir segue o seguinte formato:
PDCA e PDSA: qual a diferença?
O PDSA é, para muitos, considerado como uma evolução natural do PDCA. Sendo assim, a diferença fica na substituição da etapa de Checar (check), pela etapa de Estudar (Study).
Como podemos perceber, o ato de estudar, analisar, é mais abrangente do que a simples checagem. A partir deste conceito, mais do que observar resultados, a etapa de estudo dos resultados é fundamental para que a empresa adquira conhecimento e se utilize dessa informação para aplicar um aprendizado sobre os erros ocorridos na execução.
PDCA: quais os erros mais comuns
Como vimos, o ciclo PDCA é um método de gestão utilizado para melhorar a qualidade dos processos das empresas. Entretanto, há alguns cuidados que devem ser tomados ao utilizar o método para que ele traga todos os benefícios da sua aplicação.
Pensando nisso, trouxemos os principais pontos de atenção para que você tenha sucesso ao implementar o PDCA:
Iniciar pela execução
Este é um erro bastante comum ao iniciar qualquer plano de ação. Muitas vezes, se inicia a execução sem realizar o planejamento completo ou da forma correta. Isso acaba sendo um problema muito grande porque os ajustes que poderiam ter sido pensados antes vão ter que acontecer durante a etapa de execução.
Como consequência, isso faz com que a equipe demore muito mais tempo para a execução, consumindo uma maior quantidade de recursos.
Parar após uma volta
Como vimos anteriormente, o PDCA é um método de melhoria contínua, em que a cada volta é gerado conhecimento para que algum processo se torne mais eficiente. Por isso, é importante entender que é improvável que uma organização atinja o maior nível de eficiência e qualidade após rodar o método apenas uma vez.
Nesse sentido, o PDCA é um método iterativo, que depende dos aprendizados anteriores para gerar os melhores resultados.
Fazer e não checar
O famoso consultor de negócios Joseph M. Juran já dizia que “quem não mede, não gerencia. Quem não gerencia não melhora”. Isso quer dizer que o modo de verificar a melhora dos processos da organização é checando os resultados e comparando com resultados anteriores, metas e referências de mercado. Assim, uma empresa que não checa seus resultados é como um barco que navega sem uma bússola.
Não agir corretivamente
A ação corretiva é um ponto chave dentro do ciclo PDCA, já que é neste momento que são feitas as alterações necessárias para atingir os resultados propostos. Como resultado, um gestor que vê uma oportunidade de melhoria, mas não age de maneira a corrigir essas disfunções, está impedindo a organização de atingir os seus melhores resultados.
Não ter pessoal qualificado
Este erro acaba gerando diversos problemas. Isso se dá porque uma equipe que não tem qualificação para executar um plano de ação, ou que não domina os métodos necessários para implantar um processo naturalmente, não vai conseguir bater as metas que foram estipuladas no planejamento.
Para isso, existem diversas medidas que a empresa ou a organização podem tomar para evitar este problema, como a contratação de consultores externos ou de um colaborador com experiência, ou então a qualificação da equipe através de cursos.
PDCA: quais os benefícios de adotar em sua empresa?
Agora que já entendemos melhor como funciona o ciclo PDCA e quais os principais erros que são cometidos na sua implementação, precisamos falar também sobre os benefícios da implementação deste método de qualidade na sua empresa.
Primeiramente, o PDCA facilita a tomada de decisão. Com objetivos e metas bem definidos, os passos seguintes dos planos de ação se tornam mais claros, e a tomada de decisão fica mais fácil por estar baseada em um planejamento sólido.
O PDCA, por sua natureza, promove a melhoria contínua dentro da empresa. Desta forma, cria-se uma cultura de sempre buscar melhorar os processos da empresa, mesmo que eles estejam funcionando de maneira satisfatória.
Outro ponto muito importante é que soluções de baixa eficiência não são implementadas, visto que o constante controle de metas e indicadores elimina a possibilidade de padronização de processos que não geram os resultados esperados.
Dicas para a implementação do PDCA
O PDCA é um modelo poderoso e bastante simples, mas requer alguns cuidados para que seja posto em prática e obtenha sucesso. Para que você possa aproveitar ao máximo os benefícios da aplicação e da implementação dessa metodologia, separamos alguns pontos de atenção:
Treine a sua equipe
Todo gestor precisa que a sua equipe esteja em sintonia com os objetivos da empresa, desde a equipe de gestão, até a equipe operacional. Por isso, é fundamental que todos entendam como funciona o PDCA e quais as melhorias que ele deve trazer para a empresa. Dessa maneira, os colaboradores se apropriam dos conceitos e geram resultados muito melhores.
Utilize todas as fases do ciclo
É claro que a introdução de qualquer nova metodologia, ferramenta ou processo gera um certo desconforto dentro das empresas; afinal, é necessário sair da zona de conforto e se adequar às novidades. Por isso, é necessário que se tenha resiliência para fazer com que todas as etapas do ciclo ocorram conforme o planejado, e que a equipe seja cobrada pelas metas propostas no planejamento.
Faça a medição de resultados
A documentação e acompanhamento dos resultados de acordo com as metas é fundamental para o sucesso da implementação do PDCA. Esse acompanhamento apoia as tomadas de decisão das lideranças durante e após a execução dos projetos.
Algumas conclusões sobre o PDCA
Por ser uma metodologia intuitiva, o PDCA tem boa aceitação dentro das empresas, e pode ser aplicado em praticamente todos os projetos e processos, desde simples até os mais complexos.
Nesse sentido, uma empresa que tem a sua estrutura bem consolidada dentro das fases do ciclo PDCA tem boas chances de atingir seus objetivos de médio e longo prazo, sempre buscando melhorar continuamente.
Mesmo com algumas dificuldades, normais da aplicação de qualquer metodologia, o uso contínuo do PDCA traz diversos benefícios para as empresas e, conforme ele começa a ser incorporado na cultura empresarial, os benefícios ficam cada vez mais visíveis e volumosos.
Esperamos que você tenha entendido um pouco mais sobre como funciona o ciclo PDCA e como ele pode ser aplicado no dia a dia da sua empresa!
Quer saber mais? Entenda como o PDCA se aplica em um processo de planejamento estratégico!