Com o crescimento de uma empresa e aumento no volume de diferentes processos em diferentes setores, cria-se a necessidade de estruturar um setor de backoffice que será capaz de ser a retaguarda de todos os outros setores.
Abaixo iremos explicar o que é um setor de backoffice, a sua importância e as vantagens de sua automatização para a empresa evitar e prever possíveis gargalos.
O que é backoffice?
O backoffice é um setor responsável por cuidar de questões financeiras, administrativas e de outros setores com objetivo de garantir uma boa operação de atividades que impactam diretamente no desempenho organizacional e na satisfação do cliente.
Em termos gerais, o backoffice é o suporte de uma empresa, é o setor que vai cuidar de todos os processos internos. Por isso, sua estruturação pede por um planejamento estratégico para cumprir as metas da organização.
Uma possível analogia com algo mais relacionado com o dia a dia, em uma produção de um filme ou série, o setor de backoffice seria o responsável por montar o cenário, cuidar do figurino e maquiagem, escrever e editar os roteiros.
Backoffice: o que significa?
Em tradução livre do inglês, o termo “backoffice” seria a parte de trás do escritório, ou, mais comumente referenciado como a retaguarda do escritório. Ou seja, é o time que garante que a máquina empresarial continue rodando sem possíveis gargalos.
Em um universo mais relacionado à tecnologia e informática, backoffice é o núcleo de um sistema que não é visto pelo utilizador final. Esse possui tarefas específicas, coordena e gerencia atividades de um sistema ou website.
Como funciona o backoffice?
O setor de backoffice é de suma importância para qualquer empresa, independente do tipo de serviço que ela preste ou produto que venda.
Seu objetivo é dar suporte para as principais atividades da companhia, com processos e colaboradores que não necessariamente são vistos pelo consumidor final.
Na prática, o setor de backoffice precisa ter uma visão de entendimento de todo o processo da cadeia de valor para poder garantir uma padronização de processos para garantir uma máxima eficiência das atividades realizadas..
Qual a importância do backoffice para as empresas?
Entre os principais benefícios do backoffice podemos citar, em primeiro lugar a otimização de processos que buscar poder enxergar de uma maneira mais clara e rápida possíveis entraves nos processos e criar soluções.
A análise de dados e business intelligence é outro valor agregado pelo backoffice, que coleta dados por meio de sistemas de gestão. Sendo possível fazer análises profundas e concluir importantes insights.
Além disso, gera uma redução de ruídos na comunicação, por ser o setor que está em constante contato com todos os outros.
4 benefícios da automatização do backoffice
Por ser um setor que realiza atividades de grande importância para o desempenho da organização, investimentos constantes nessa área sempre são bem vindos.
Confira alguns benefícios do backoffice:
- Redução de falhas: uma vez que ao automatizar as atividades erros são muito mais facilmente evidenciado para correção antes mesmo que eles aconteçam, o que abre portas para uma melhoria contínua.
- Ter os dados em tempo real: isso pode ajudar especialmente a área de vendas e pós vendas que podem, por exemplo, ao receber uma devolução de um produto, entender o motivo em tempo real e tentar reconquistar o mesmo.
- Integração entre sistemas: em vez de uma empresa contar com um sistema para cada setor, o backoffice poderia acompanhar todos os processos de um mesmo local. Com uma plataforma digital, o backoffice seria capaz de unificar dados de CRM, Analytics, ECM e outros em um único local.
- Redução da burocracia. Tendo em vista que o backoffice lida, por exemplo, com atividades administrativas, pressupõe-se um grande volume de documentos fiscais, contratos, relatórios e outros. Eles podem ser geridos em um sistema só, reduzindo tempo para repassar informações tributárias. Além disso, pode ser utilizado de papel e até mesmo falha no encaminhamento físico de documentos.
Tipos de backoffice
Já que estamos tratando da retaguarda de uma empresa, é necessário que existam divisões dentro do setor de backoffice para contemplar todos os outros setores.
Backoffice financeiro
É responsável por cuidar da demanda fiscal e contabilidade de um negócio, como regime tributário e informações relacionadas ao capital da empresa. É ele que garante o fechamento de contas.
Backoffice administrativo
Está por trás de todo o funcionamento da estrutura organizacional da empresa. Suas atividades cobrem um grande leque, mas dentre elas estão o acompanhamento da performance de marca, compra de insumos e equipamentos e funcionamento do escritório.
Backoffice comercial
A divisão que dá suporte para a área de vendas. Ele vai cuidar das vendas sejam realizadas de forma adequada e que o relacionamento com o cliente seja bem cultivado.
Para isso, o backoffice comercial sempre mantém as informações de produtos e serviços comercializados sempre atualizadas, como quantidade em estoque, preço e disponibilidade. Além disso, buscam fazer análises de mercado e estão por trás de negociações que envolvem a marca.
Analista de backoffice: o que faz?
Conforme uma empresa cresce e seus processos internos ficam cada vez mais descentralizados da gerência, surge uma necessidade da contratação de pessoas especialistas.
O Analista de backoffice é a pessoa que atua no dia a dia do setor backoffice. É diretamente responsável por interagir com os setores e fazer relatórios para registrar e acompanhar um processo de sua área.
Além disso, analisa reclamações de clientes visando transformá-las em processos ou melhorias para evitar que aconteça novamente, controlando fluxos internos e mantendo informações atualizadas internamente.
Backoffice e frontoffice: quais as diferenças?
Como descrito até então, o backoffice cuida da retaguarda, algo que normalmente não tem contato direto com o cliente final, papel esse que é do front office.
Front Office é a equipe de linha de frente atuando diretamente com os clientes do negócio. As funções de um profissional que atua nesse setor acaba variando bastante com o tipo de empresa, mas há alguns pontos em geral que são válidos de mencionar.
Atividades ligadas à logística, armazenamento e acionamento de estoque, vendas, marketing e transporte são algumas delas.
O entendimento dessa área é que as pessoas que ali atuam são representantes da empresa frente ao cliente, por isso, devem levar em consideração sempre que a imagem que passam será refletida na imagem da empresa como um todo.
4 dicas para implementar o backoffice
Para um bom funcionamento do backoffice, alguns pontos precisam ser contemplados:
- Investimento em tecnologia: A automação do setor auxilia para prever erros e gargalos antes que eles aconteçam.
- Investimento em pessoas ou capacitação: É de suma importância que se tenha colaboradores capacitados responsáveis para lidar com outros setores. Normalmente, algumas empresas acabam fazendo realocações de funções internas, para garantir o entendimento da área como um todo.
- Registro e documentação: É fundamental que se tenha os processos documentados e registrados para garantir uma boa implementação do backoffice, uma vez que por ser o setor da retaguarda, ele precisa funcionar independente da troca de pessoas que o operam, não há espaço para redescobrir como algum processo funciona caso a pessoa anteriormente responsável não esteja mais lá. Aqui cabem dicas como construções de manuais e fluxogramas bem detalhados e de fácil acesso a todos.
- Apoio e atenção dos sócios: A área de backoffice é muito dependente de outras e por isso, é essencial um apoio e atenção dos processos pelos sócios e pela empresa como um todo.
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