Benchmarking – em português, referência – é uma análise de mercado baseada em empresas com grandes referências, visando uma melhoria contínua dos processos do seu negócio. Assim, esse tipo de análise permite a identificação de falhas e gargalos nos processos de sua empresa.
Portanto, nesse artigo vamos falar sobre a definição de benchmarking, sua importância, seus benefícios e também o passo a passo para implementar na sua empresa.
O que é benchmarking?
Primeiramente, benchmarking é o processo de medir o sucesso de sua empresa em relação a empresas semelhantes para identificar áreas, sistemas ou processos para melhorias. Dessa forma, elas podem ser tanto melhorias incrementais (contínuas) ou melhorias dramáticas (reengenharia de processos de negócios).
Além disso, é importante destacar a diferença entre benchmarking e benchmark. Benchmarking é um processo para obter uma medida – ou seja, um benchmark. Simplificando, os benchmarks são o “o quê” e o benchmarking dizem o “como”.
Além disso, esse estudo pode destacar o que é necessário para a melhoria dos processos do seu negócio e, consecutivamente, se tornar um concorrente maior em seu setor.
Qual é o objetivo do benchmarking?
Antes de mais nada, o objetivo do benchmarking é entender a posição atual de uma empresa ou organização em relação às melhores práticas. E então, a partir disso, identificar áreas, setores e meios de melhoria de desempenho.
Além disso, ele também tem como objetivo determinar como e onde outras empresas estão alcançando desempenhos mais altos, comparar os processos e estratégias da concorrência e utilizar os dados coletados para analisar. Assim, será possível implementar mudanças que poderão melhorar o desempenho dos produtos e/ou serviços da sua empresa.
Importância e benefícios do benchmarking
O objetivo do seu negócio deve ser crescer, melhorar processos, aumentar a qualidade, diminuir custos e ganhar mais dinheiro. Portanto, o benchmarking é uma das muitas ferramentas que você pode usar como parte de qualquer modelo de melhoria contínua usado em sua organização.
Análise competitiva
Ao identificar as áreas que você deseja melhorar e comparar seu desempenho existente em relação aos concorrentes, sua empresa pode ganhar vantagens estratégicas sobre os concorrentes e aumentar o desempenho do setor.
Monitorar desempenho
O benchmarking envolve observar as tendências atuais em dados e projetar tendências futuras, dependendo do que você pretende alcançar. Para saber que você foi bem-sucedido, o benchmarking precisa ser um processo contínuo. Monitorar o desempenho é uma característica pertencente a ele.
Comparar o desempenho entre as unidades de negócios em sua própria empresa
O benchmarking, no entanto, não precisa necessariamente ser um exercício que requer inteligência competitiva. Muitas empresas – especialmente as grandes – comparam o desempenho de produtos com processos semelhantes, bem como métricas e indicadores.
Mais uma vez, essa análise pode levar a investigações mais profundas sobre por que um determinado produto ou unidade de negócios está com desempenho insatisfatório.
Quais são os tipos de benchmarking?
O benchmarking pode ser usado para analisar funções de negócios específicas (por exemplo, comparar a eficácia de RH com outros do mesmo setor), toda a organização ou até mesmo o desempenho individual.
Portanto, saiba sobre os 4 tipos de benchmarking mais conhecidos:
Benchmarking interno
Benchmarking interno é simplesmente comparar a si mesmo. Se uma organização quiser saber como é o sucesso, ela deve primeiro procurar dados sobre o que foi capaz no passado.
E para isso, você precisa que pelo menos duas áreas dentro da organização tenham métricas compartilhadas. O benchmarking interno aplica-se principalmente a grandes empresas onde certas áreas do negócio são mais eficientes do que outras.
Pode haver limitações ao benchmarking interno. A principal desvantagem é que uma empresa precisa estar ciente de sua concorrência e não apenas estar focada internamente. As organizações devem comparar como estão operando em relação aos concorrentes em seu setor.
Benchmarking competitivo
O benchmarking competitivo é usado quando uma empresa deseja avaliar sua posição dentro de seu setor. Ele compara quão bem (ou mal) uma organização está se saindo em relação à concorrência líder, especialmente em relação a atributos, funções ou valores criticamente importantes associados aos produtos ou serviços da organização. Além disso, o benchmarking competitivo é usado quando uma empresa precisa identificar metas de desempenho de liderança no setor.
Essencialmente, é um método que ajuda as empresas a avaliar seu desempenho, identificar as melhores práticas do setor e iniciar sua implementação para manter uma vantagem sobre a concorrência. É uma maneira de determinar os melhores processos, estratégias e técnicas para atingir suas metas de negócios por meio de um conjunto de métricas.
Ao identificar lacunas nos processos e examinar como outros líderes estão atingindo seus objetivos, você pode manter sua vantage. Assim, ficando por dentro de tendências ou movimentos importantes em seu espaço.
Benchmarking colaborativo
O Benchmarking Colaborativo é o processo de identificação, compreensão e adaptação de práticas excepcionais de organizações para ajudar sua organização a melhorar o desempenho. Ele é fundamental para ampliar a visão além do seu negócio, setor ou segmento.
Benchmarking funcional
O benchmarking funcional é utilizado para comparação de empresas de segmentos distintos. O objetivo é comparar seus resultados com as melhores práticas e processos do setor. As vantagens desse tipo de benchmarking são que eles fornecem informações sobre a tendência do setor.
Benchmarking genérico
O benchmarking genérico é muito comum para determinar o que é usado para comparar práticas ou processos de negócios semelhantes entre organizações em diferentes setores e desenvolver novos padrões.
Como fazer um benchmarking em 7 passos
Não existe uma fórmula ideal para fazer o benchmarking, variando de empresa para empresa a forma ideal de trabalhar.
Aqui, falamos em 7 fases que devem ser seguidas para obter os melhores resultados:
1. Selecione um assunto para comparar
Líderes da empresa devem estar envolvidos na decisão de quais processos são críticos para o sucesso da empresa. Os processos devem ser priorizados com base em quais métricas são mais importantes para todos, e após priorizar, selecione e defina as medidas que deseja coletar.
2. Decida empresas você deseja comparar
Pode ser difícil coletar todos os dados que você deseja se você comparar um concorrente direto. Portanto, você deve selecionar várias organizações diferentes para estudar a fim de obter os dados de que precisa. Reúna informações de várias fontes para obter as informações mais detalhadas sobre a organização que você seleciona para estudar.
3. Documente seus processos
Mapeie seus processos atuais para identificar áreas que precisam de melhorias e comparar mais facilmente com a organização escolhida.
4. Colete e analise dados
Essa etapa é essencial, mas pode ser difícil quando você está tentando coletar dados de um concorrente pois acaba que muitas dessas informações podem ser confidenciais. Dessa forma, colete informações por meio de pesquisas, entrevistas, conversas casuais com contatos de outras empresas e entrevistas formais ou questionários.
Você também pode coletar informações secundárias de sites, relatórios, materiais de marketing e artigos de notícias. No entanto, as informações secundárias podem não ser tão confiáveis.
5. Avalie seu desempenho em relação aos dados que você coletou
Veja os dados que você coletou lado a lado com as métricas coletadas de sua análise de seus próprios processos. Você pode querer sobrepor suas métricas de desempenho em cima de seus diagramas de processos ou mapear os processos de seus concorrentes para ver mais facilmente onde você está ficando para trás. Ao analisar as comparações, tente identificar o que causa os gargalos em seu processo.
6. Crie um plano
Crie um plano de implementação das mudanças que você acredita serem necessárias para a melhoria contínua. Seu plano deve incluir metas claras e definidas e deve ser escrito com a cultura da empresa em mente.
7. Implemente as mudanças
Acompanhe de perto as mudanças e o desempenho dos funcionários. Se os novos processos não estiverem funcionando conforme o esperado, identifique o que ainda falta ser ajustado. Certifique-se de que todos os funcionários entendam seus trabalhos, sejam bem treinados e tenham o conhecimento necessário para concluir as tarefas atribuídas.
Benchmarking exemplo
Diferentes indústrias usam benchmarks de várias maneiras para atingir objetivos únicos.
Assim, confira alguns exemplos comuns de áreas que podem usar benchmarking para atingir suas metas de negócios:
Benchmarking exemplo E-commerce
Os sites de compras on-line geralmente contam com referências para estabelecer métricas, como custo médio por conversão (CMV). Esses sites podem usar uma referência para avaliar o desempenho de categorias de produtos individuais, prever tendências sazonais de vendas ou reavaliar seu mercado-alvo usando registros de clientes e dados analíticos.
Portanto, ao comparar seu desempenho com seus próprios números históricos e outros do setor, os sites de e-commerce podem aprender quais áreas de suas operações estão tendo bom desempenho e quais não estão.
Benchmarking exemplo Saúde
Clínicas e hospitais geralmente coletam dados de benchmarking para avaliar os tempos de espera dos pacientes, tempos de recuperação, satisfação e qualidade do atendimento. Assim, medir esses pontos de dados internamente em relação a outras áreas pode ajudar os médicos a entender suas taxas de progresso.
Além disso, as comparações externas também podem ajudar os profissionais de saúde a entender a posição de sua organização dentro do cenário médico mais amplo.
3 erros para evitar ao fazer benchmarking
1. Ignorar a definição de objetivos claros
Na maioria das vezes as empresas negligenciam um passo importante que é definir objetivos claros e vão direto para a avaliação de desempenho. Mas, sem um propósito claro, a análise de benchmark não irá atender às expectativas.
Primeiramente, você deve definir por que está realizando o benchmarking, o que realmente deseja saber e, com base nisso, deve decidir sobre os indicadores que são críticos para o sucesso de seus objetivos.
2. Escolhendo o tipo de benchmarks errados
A escolha de benchmarks é uma etapa muito crucial de sua análise. Não é recomendável comparar seu desempenho com outros pares do seu setor ou com grupos/unidades da sua própria empresa apenas porque realizam uma tarefa semelhante.
3. Benchmarking de muitos indicadores
“Quanto mais, melhor” é uma frase que não se aplica aqui. Evite escolher muitos tipos de indicadores, pois isso dificultará sua análise e distrairá sua atenção aos fatores críticos. Portanto, escolha seus indicadores com sabedoria com base em sua análise de benchmarking.
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