Em uma era com o mercado tão competitivo quanto o atual, diversos fatores podem influenciar no seu sucesso, ao mesmo tempo que um pequeno detalhe pode significar o seu fracasso.
Nesse contexto, ter uma consciência completa do seu negócio, dos resultados, e conseguir planejar seus movimentos a partir disso, torna-se um diferencial ou em alguns casos uma necessidade para sobrevivência.
E isso pode ser atingido desenvolvendo uma controladoria interna na sua empresa. Mas você sabe o que é isso? Conheça mais sobre ela, sua importância e função nesse artigo.
O que é controladoria?
A controladoria é a área responsável pela gestão financeira, administrativa e operacional do negócio. Ela é considerada um braço das Ciências Contábeis, pois, além das questões contábeis e econômicas, ela trabalha com a administração da empresa como um todo, exercendo uma gestão de qualidade, e coordenando questões orçamentárias e administrativas.
Criada e difundida nos anos 60, a ideia da controladoria e de seu principal agente, o controller, era ser capaz de implantar um sistema de informações que atendesse aos diferentes tipos de usuários – gestores, colaboradores, investidores e parceiros.
Na prática ela monitora os diversos setores da empresa, fazendo uso de conhecimentos da área contábil e administrativa ao lado dos gestores de todas as áreas na coleta de dados e informações para execução do Planejamento Orçamentário.
Com isso, os gestores podem tomar decisões como identificar investimentos e ou reduzir gastos, para atingir os objetivos e metas da empresa.
Qual a importância da controladoria nas empresas?
Em um mundo com uma competição cada vez maior entre as empresas, ter uma boa controladoria torna-se uma vantagem e em alguns casos até necessário para o crescimento e desenvolvimento da empresa. Isso porque no final das contas a controladoria otimiza o processo decisório dos gestores, aumenta a transparência da empresa e fornece informações importantes, auxiliando-os a tomar decisões de maneira mais ágil e eficiente. Afinal de contas, o objetivo da controladoria será auxiliar os gestores no entendimento completo da situação do negócio e auxiliando no controle e monitoramento do controle dele. Ela acaba se tornando o centro de dados e informações referentes à empresa.
A controladoria irá monitorar custos, gastos e investimentos para que cumpram o que foi planejado. Ela também irá monitorar os resultados dos principais indicadores financeiros e operacionais do negócio, passando assim uma análise da saúde operacional e financeira do negócio
Conheça as funções da controladoria
A controladoria pode utilizar de seus conhecimentos e fundamentos para exercer diversas funções, mas as mais comuns são:
1. Auxílio no planejamento
A controladoria pode apoiar os diversos planejamentos que a empresa pode fazer, desde o Planejamento Estratégico até o Planejamento Operacional. Dentro do Planejamento Estratégico, ela irá contribuir trazendo informações sobre fatores internos da empresa, fornecendo relatórios para os gestores e tomadores de decisão.
Após o planejamento estratégico, a controladoria tem papel importante no Planejamento Orçamentário da empresa, auxiliando no detalhamento da operação, identificando padrões, médias e expectativas de receitas, custos e despesas para alcançar os objetivos da empresa
2. Desenvolver o Controle Organizacional da Empresa
Após a definição do Planejamento Estratégico da empresa, cabe à controladoria desenvolver o controle organizacional da empresa. Trata-se de definir indicadores e padrões de análise dos resultados obtidos pela empresa e das ações tomadas por ela. Isso fará com que se monitore o desempenho e a eficácia do negócio. A controladoria então irá atuar desde a criação de métodos de acompanhamento até a análise de resultados.
3. Controle de Resultados
Em seguida, o controller será responsável por coletar os dados e resultados realizados pela empresa e compará-los com o que constava no planejamento e no orçamento dela. Com isso, ele irá identificar o que deu dentro do esperado e o que não deu, quais metas foram batidas, auxiliando na decisão dos gestores sobre o que continuar fazendo e o que mudar.
4. Avaliação e consultoria
Durante a análise dos resultados, a controladoria pode exercer um papel mais propositivo avaliando os resultados e trazendo sugestões para os gestores, seja sugerindo cortes, investimentos ou até mesmo sugerindo planos de ação. Cabe ressaltar que a controladoria aqui terá um papel de consultoria, ao analisar e fazer proposições que auxiliem o tomador de decisão, sem nunca assumir o seu papel.
5. Gestão Fiscal
Outra função comum à controladoria é a administração dos procedimentos fiscais da empresa, garantindo o cumprimento de leis e normas, mantendo os impostos e os deveres da empresa em dia. Em setores com alta regulamentação, como exploração de minérios e pecuária, essa área pode ser ainda mais necessária, seja para preparar documentos e relatórios a serem enviados aos órgãos reguladores. Muitas vezes não é função da controladoria fazer esse contato direto com os órgãos, porém ela acaba auxiliando na fiscalização interna e no auxílio da coleta de dados para gerar tais relatórios.
6. Proteção de ativos
A proteção da empresa também depende da controladoria, que precisa proteger seus bens através de auditorias e contratação de seguros para ativos, zelando pelo patrimônio empresarial.
7. Demais Análises
Por último, a controladoria muitas vezes pode, seja por pedido dos gestores ou proativamente, produzir outras análises, como o detalhamento de algum indicador ou gasto, simulação de cenários, comparação da empresa com algum benchmark.
Quais os tipos de controladoria?
Ao decidir aplicar uma controladoria para sua empresa, os gestores poderão optar por diferentes modelos, a depender da área e do tamanho do seu negócio. Independente de criar um departamento para isso, de criar vagas específicas para essa função ou não, a controladoria pode atingir diferentes segmentos e temáticas dentro da empresa. Abaixo estão exemplificadas as mais conhecidas
Controladoria Contábil e Fiscal
A controladoria contábil e fiscal vai se preocupar com toda parte de tesouraria, processos relacionados à contabilidade, atendimento a legislação e fiscalização, e o controle do pagamento do devido imposto, bem como o controle patrimonial dos bens da empresa. Ou seja, isso envolve a contabilidade de custos, controle de notas fiscais de entrada e saída, controle patrimonial e controle tributário.
Controladoria Estratégica
A controladoria não foca apenas ao operacional, servindo de apoio à estratégia do negócio. Isso acontece através do fornecimento de informações financeiras e operacionais do negócio aos gestores. Esse segmento da controladoria foca em apoiar os gestores nos seus processos de análise, planejamento, implementação e controle da estratégia da empresa, auxiliando a tomada de decisão.
A controladoria estratégica vai além da função de controle, auxiliando a construção da estratégia, pensando em ações para desenvolver no futuro, auxiliando inclusive no desenvolvimento de modelos para prever viabilidade financeira de investimentos e decisões.
Controladoria Gerencial
Passando do nível estratégico para o nível tático e operacional, a controladoria gerencial focará em acompanhar e analisar a performance da empresa. Ela estará muito próxima do setor da qualidade, porém, ao invés de criar procedimentos padrões de operação, ela desenvolverá procedimentos padrões de análise e se preocupará com o resultado da operação e não se prenderá tanto no detalhe de procedimento.
Ela também irá desenvolver análises dentro de áreas e departamentos da empresa, observando detalhes que podem afetar em um aspecto global a empresa. Em resumo, esse segmento da controladoria focará na execução dos planos de ação e nos meios para atingir a estratégia.
Controladoria jurídica
Como o nome sugere, a controladoria jurídica exerce a função de controle relacionada a temas jurídicos. Normalmente é mais presente em escritórios de advocacia, mas pode aparecer em empresas grandes, com alto números de processos ou que seja , de um setor altamente regulado. Ela irá atuar no acompanhamento de prazos de processos, digitalização de documentos, acompanhamento de diligências jurídicas e toda gestão processual, buscando diminuir os riscos da empresa
Auditoria e controladoria: confira as diferenças
Embora a auditoria e a controladoria possam soar parecidas elas têm objetivos diferentes. A auditoria tem como finalidade verificar o cumprimento de procedimentos, seja para se adequar algum padrão ou norma exigido. Ela tem um caráter mais informativo e isento.
Já a controladoria tem como objetivo ser um suporte à gestão para atingir seus objetivos organizacionais. Ela pode em determinado momento criticar algo que está correto em termos de rigidez ao processo e normas, porém não está atingindo o resultado ou eficiência necessário que o negócio precisa. Portanto, ela terá esse viés de auxílio à gestão, tendo como foco seus objetivos estratégicos.
Analista de controladoria: o que faz?
Ao longo do artigo nós falamos do principal agente da controladoria, o controller, e você deve estar se perguntando qual quem seria esse funcionário e quais são suas atividades dentro da empresa. Antes de mais nada, é importante lembrar que tudo vai depender de como a gestão decidirá o modelo de controladoria e o nível hierárquico dessa área ou pessoa. É possível que a empresa opte por não ter um departamento dedicado à controladoria, e sim que diversos analistas, coordenadores e gestores de outras áreas irão conduzir atividades relativas ao controle interno e fornecimento de informações da empresa. Por outro lado, os principais decisores da empresa podem optar por fazer um departamento ou um profissional responsável por essa função, centralizando essas demandas.
Na pequena e média empresa, na prática esse papel será distribuída ou será contratado algum analista para cumprir essa função. Esse profissional normalmente tem formação nas áreas de administração, contabilidade, economia, ter grande capacidade analítica e conseguir se comunicar de maneira clara e simples.
Essa pessoa irá cumprir as seguintes funções
· Auxiliar e, em alguns casos, coordenar o planejamento estratégico (colocar link de matéria sobre), construindo cenários econômicos e trazendo informações do âmbito interno da empresa
· Elaborar o planejamento financeiro e orçamentário (budget e forecast)
· Implantação e revisão de processos e controles operacionais e financeiros
· Acompanhar e desempenhar os controles projetados e implantados
· Analisar dados e indicadores de performance da empresa
· Elaborar relatórios financeiros e operacionais periódicos, sendo normalmente mensais.
· Auxiliar na construção de planos de negócio e planos de investimento, confirmando a viabilidade financeira deles.
· Supervisionar e gerenciar a tesouraria, a contabilidade e organizar o planejamento tributário
· Executar diversos relatórios gerenciais para dar suportar na tomada de decisão à diretoria da organização.
Como mencionado anteriormente, nem toda empresa tem um controlador (controller) e muitas vezes esse papel é realizado por consultorias e assessorias contratados pela empresa. A 4CINCO pode ser seu parceiro de gestão nisso, através de seus diversos produtos.