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O sucesso de projetos dita o desenvolvimento de qualquer empreendimento. Dessa forma, é essencial que sejam planejados e controlados de forma otimizada e assertiva!
Em todos os lugares projetos estão sendo realizados, independente do setor que você trabalha – administrativo, engenharia, tecnologia, saúde, etc. Logo, você provavelmente já se envolveu ou teve conhecimento a respeito de algum projeto em seu campo de atuação. Dessa forma, nesse texto iremos te dar as principais dicas para gerenciá-los.
O que é a gestão de projetos?
O gerenciamento de projetos é a aplicação de processos, métodos, habilidades, conhecimento e experiência para alcançar objetivos específicos do projeto definidos em sua concepção.
Logo, é pela gestão de projetos que os projetos podem ser conduzidos de maneira ideal, com metodologia definida, evitando diversas perdas ao negócio.
Essas perdas podem ser caracterizadas tanto como financeiras, ao não conseguirmos limitar as execuções com o orçamento definido, como de tempo, com a dificuldade de atingimento de prazos.
Assim, através de ferramentas e metodologias, o gestor de projetos direciona sua equipe e recursos a cumprirem o planejamento e estratégias definidas!
Entenda a importância da gestão de projetos para a sua empresa
O gerenciamento de projetos visa produzir um produto final que efetuará alguma mudança em benefício do negócio. Assim, permitindo que as organizações trabalhem de forma mais eficiente e eficaz.
Isso ocorre pois os projetos não são apenas uma lista de atividades a serem realizadas em sequência, mas sim envolve uma série de técnicas para integrar partes e otimizar esforços.
Assim, ao definirmos um método de execução e uma estrutura de comunicação e acompanhamento coerente, permitimos que todos os envolvidos compreendam sua importância e papel.
Dessa maneira, possibilitamos que sejam facilitadas as tomadas de decisões, tanto estratégicas como operacionais, e que as soluções sejam prontamente executadas.
Além disso, a importância de termos pessoas e áreas voltadas para a gestão de projetos é diminuir os riscos, antecipando-os e criando planos de ação em todos os pontos de possíveis incertezas.
Qual a importância de realizar projetos?
Um projeto é um empreendimento de período de tempo finito, com início e fim definidos e controlados. Dessa forma, é provável que sejam complexos em termos de sua temática ou grupos e pessoas envolvidas.
Ademais, ao realizarmos um projeto procuramos produzir alguma inovação ou mudança dentro da estrutura da empresa. Logo, a gestão de projetos é o conjunto de atividades para garantir seus objetivos dentro das limitações.
5 benefícios da gestão de projetos para as empresas
Diversas vezes, os desenvolvimentos são limitados pelo orçamento da empresa. Contudo, a gestão de projetos é um investimento fundamental para o desenvolvimento do negócio. Assim, aqui te trazemos 5 benefícios de ter um bom gerenciamento de projetos na sua empresa
- Maior probabilidade de sucesso: o objetivo é claro, assim como as etapas necessárias para alcançá-lo;
- Aumento na eficiência: o planejamento minimiza os retrabalhos por falhas de comunicação, execução ou processos;
- Melhoria contínua: os gerentes de projeto são responsáveis pelo aprendizado de cada execução e de melhorar constantemente seus resultados;
- Diminuição dos custos: as práticas de gestão de projetos garantem o uso eficiente de todos os recursos, se mantendo dentro do orçamento e prazo;
- Melhor comunicação: todos envolvidos no planejamento, execução e controle possuem as informações necessárias e no momento preciso. O gerente de projetos se responsabiliza por esse processo e garante maior colaboração entre as partes.
Conheça as principais metodologias na gestão de projetos
A área de gestão de projetos possui diversos avanços nos últimos anos. Dessa forma, diversas metodologias foram sendo criadas para otimizar o processo e o controle. Entre elas, as principais no mercado atualmente são:
- PMBOK: um guia que nos traz as principais boas práticas para o gerenciamento de projetos. Essa metodologia divide o gerenciamento de projetos em cinco etapas: Início, Planejamento, Execução e Controle. É indicada para projetos de grande porte e complexidade.
- Scrum: a metodologia ágil mais utilizada nos negócios. É uma metodologia que ajuda pessoas, equipes e organizações a gerar valor por meio de soluções adaptativas para problemas complexos. O seu trabalho é por meio de sprints, ciclos curtos de trabalho. Assim, nesse conceito possuímos três papéis na equipe: desenvolvedores, product owner e scrum master.
- Waterfall ou Cascata: é uma metodologia sequencial e linear, onde o início de uma atividade é após a finalização de outra. Ideal para projetos com escopo bem definidos e com poucos envolvidos.
4 ferramentas de gestão de projetos para conhecer
Existem milhares de ferramentas de gestão de projetos no mercado disponíveis ideais para diversos contextos. A sua escolha irá depender da complexidade, orçamento, envolvidos e usabilidade do programa.
Os mais conhecidos no mercado são:
- Microsoft Project: um dos mais antigos e populares softwares. Essa ferramenta possibilita criarmos um plano de projeto detalhado, com cronograma visível e alocação de recursos. O acesso remoto é um grande ponto, o que permite que todas as partes se integrem as etapas simultaneamente. Assim, é ideal para projetos mais complexos que envolvam diversos recursos e um prazo estendido.
- Trello: esse sistema tem uma visualização de cartões em um quadro Kanban (com colunas de fazer, fazendo e feito). Assim, conseguimos ter uma visão clara do que já foi realizado e o que precisamos focar no momento. É uma ferramenta que tem o uso facilitado por menores equipes com menos atividades;
- Asana: é uma ferramenta de gestão de tarefas, possibilitando a automação de fluxos de trabalho. Como diferencial permite realizar diversas integrações com outros softwares e programas.
- Jira: esse sistema é utilizado principalmente no desenvolvimento de softwares, onde permite a criação de um backlog de tarefas, definição de sprinr e acompanhamento de cronograma.
Conheça as 5 fases do ciclo de vida de um projeto
Um projeto passa por várias fases dentro do seu período de execução. Conseguimos definir uma série de etapas sequenciais que compõe um projeto genérico:
- Concepção: definir a razão pela qual um projeto é necessário, entender suas especificações de recursos, resultados, orçamento e prazo;
- Planejamento: definição da estratégia para execução, além de estudo de riscos e limitações de orçamento e recursos. É nessa etapa que o gestor de projetos define seu plano e ferramentas para gerenciar todas as etapas, além do melhor formato de comunicação;
- Execução: é de fato a realização das tarefas pela equipe de operação, irá depender do contexto do projeto e pessoas envolvidas;
- Controle: acompanhamento de qualidade, execução e prazos. Nesse momento, é avaliado se estamos atingindo o objetivo do projeto dentro do cronograma e o orçamento estabelecidos. Além disso, é nessa etapa que alguma mudança de estratégia e direcionamento pode ser validada e implantada;
- Finalização: entrega do projeto e análise de resultados finais. Ademais, é nesse momento que os aprendizados precisam ser entendidos e reavaliados para próximos projetos.
Qual a função de um gerente de projetos?
Ao contrário da gestão em si, o gerenciamento de projetos não é um processo contínuo. E por causa disso, um profissional de projeto precisa de um vasto conhecimento e competências.
Gerenciar um projeto não é apenas seguir uma lista de coisas a serem realizadas, mas sim definir o planejamento, ser estratégico durante a execução e mapear e controlar todos os pontos de riscos.
Assim, a principal função é garantir que todos envolvidos estejam na mesma página, se comunicando com clareza e compartilhando seus problemas e evoluções
Além disso, o gerente de projetos tem uma forte responsabilidade em avaliar os riscos envolvidos no projeto!
Quando contratar um gerente de projetos?
Todo projeto precisa de um gerente para garantir seu sucesso. Isso ocorre pois, na maioria das vezes, equipes necessitam de alguém que tenha atenção a todos as partes, com uma visão sistêmica e integrada.
Assim, é necessário entender os objetivos, complexidades e limitações financeiras do negócio. Muitas vezes, o gestor de projetos ideal pode ser definido dentro da equipe de execução existente pois já possui o conhecimento, cultura da empresa e relacionamento com o time.
Contudo, ao definirmos contratar um gerente de projetos o melhor momento é ao início do projeto, para que este comece com uma base sólida e esteja alinhado com os objetivos estratégicos da organização.