Realizar uma boa gestão do tempo pode parecer uma tarefa fácil. Entretanto, adaptar-se à melhor metodologia e implantá-la na sua rotina são grandes desafios e empecilhos para a produtividade ideal.
Nesse texto, iremos ajudar você a realizar a melhor gestão do tempo e aproveitar ao máximo as 24 horas do seu dia. Portanto, apresentaremos algumas dicas práticas que podem ser a grande virada de chave tanto na vida profissional, como na pessoal.
O que é gestão do tempo?
Primeiramente, gestão do tempo é o processo de organizar e planejar a divisão de tarefas que você precisa vencer. Além disso, é sobre identificar qual será o tempo e a dedicação necessários para realizá-las de maneira ideal e como otimizar as horas do seu dia para conseguir alcançar os seus objetivos.
Se você conseguir realizar da melhor forma, você conseguirá ter mais produtividade e eficiência. Além disso, não precisará estar sempre correndo atrás do relógio, mesmo quando os prazos e objetivos são desafiadores.
Dessa forma, definimos gestão de tempo como a habilidade usá-lo de maneira inteligente, produtiva e eficiente. Ademais, nesse processo, a priorização de tarefas se torna um importante pilar.
Portanto, entender o que realmente precisa ser feito e em que ordem é uma habilidade a ser conquistada.
Por que é importante a gestão do tempo?
Por diversas vezes temos a sensação que existem pessoas especiais que conseguem fazer tudo no seu dia a dia: realizar exercícios físicos, desenvolver hobbies, estudar, passar tempo com amigos e família e, ainda, trabalhar de maneira ótima. Contudo, basta analisarmos um pouco para entendermos que não existe nada de especial nesses indivíduos – eles apenas fazem uma boa gestão do tempo.
Gerenciar o tempo de maneira ideal permite, de maneira simplificada, realizar mais tarefas em menos tempo. Além disso, diminui seu estresse e ansiedade com prazos e possibilita possuir uma visão mais sistêmica dos próximos passos. Em consequência, você se torna mais propenso a ter uma carreira de sucesso e uma vida pessoal feliz.
É indiscutível que os melhores profissionais de todas as áreas gerenciam seu tempo de maneira excepcional. Isso ocorre pois, com as técnicas certas e adaptadas na sua rotina, você consegue tirar o melhor proveito das suas 24 horas do dia do que os outros.
Quais os ganhos da gestão do tempo?
Com toda a pressão das demandas do dia a dia, sabemos que possuir um equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal é um importante passo para um profissional evoluir e se desenvolver. Dessa forma, conseguimos definir algum dos ganhos de incluir a gestão do tempo no seu trabalho:
– Maior produtividade e eficiência: A capacidade de priorizar as atividades corretas e organizar as suas demandas, faz você gastar seu tempo apenas com tarefas importantes. Profissionais que realizam uma boa gestão do tempo são aqueles que realizam seus objetivos com maior dedicação e ainda o fazem em um menor período de tempo.
– Diminuir estresse e sensação de sobrecarga: Seguir uma lista de tarefas, organizadas e programadas, é um ponto fundamental para diminuir sua ansiedade. Conseguir controlar seu progresso e entender o que tem pela frente possibilita perceber sua evolução e evita estresse de não saber o que está sendo feito.
– Não procrastinar: Saber seu próximo passo e qual a sua complexidade possibilita não deixá-lo para depois de maneira desorganizada e irresponsável.
– Conquistar mais objetivos: Gestão de tempo é uma competência necessária em um profissional e é sempre identificada em processos seletivos e em momentos de promoção. Possuir uma equipe e lideranças que conseguem priorizar e organizar o seu trabalho é importante para o desenvolvimento de qualquer empresa.
– Tempo de qualidade: Organizar suas demandas de trabalho possibilita ter mais momentos para aproveitar com qualidade a sua vida. Aqueles que conseguem realizar uma gestão de tempo eficiente conseguem ter mais tempo com seus amigos e família, além de desenvolver hobbies e evoluções pessoais.
Como melhorar a gestão do tempo?
Antes de mais nada, para gerenciar seu tempo, existem diversas teorias, métodos e ferramentas que podem ajudar no planejamento. Entretanto, é importante definirmos que cada indivíduo pode se adaptar de maneira diferente e é necessário testar diversos modelos antes de definir o ideal para você.
Portanto, listamos algumas dicas para adicionar no seu dia a dia que irão ajudar na gestão de tempo:
1. Planeje sua semana na segunda-feira
Separe uma horinha no para definir quais serão suas tarefas ao longo da semana, qual a prioridade e prazo de cada uma e aloque-as de maneira ideal nos dias. Contudo, é importante revisitar essa organização nos primeiros minutos de cada dia, verificando se existem novas demandas ou alguma mudança.
2. Faça o melhor uso de reuniões (e saiba quando não fazê-las!)
Em muitos mercados de trabalho, realizar reuniões é fundamental para o avanço dos projetos e demandas. Contudo, não podemos deixar que elas tomem conta da nossa agenda e, consequentemente, de todo o nosso tempo.
Para isso, é necessário, primeiramente, entender a necessidade de realizar reunião. Pense se as pendências não podem ser resolvidas por uma simples troca de e-mails ou mensagens! E se realmente for ocorrer, que sejam o mais produtivas possível e que saiam com pendências e encaminhamentos concretos – com prazos viáveis para todos.
3. Saiba seus limites
Se você realizar uma boa gestão do tempo e de suas tarefas, conseguirá ter uma visualização completa de sua disponibilidade ou não de abraçar outras demandas. Dessa forma, é importante definir os limites do seu tempo e produtividade, para não priorizar demandas que não valem a pena ou deixar de realizar atividades importantes.
4. Tarefas parecidas na sequência
As atividades realizadas mais de uma vez normalmente ficam mais fáceis com o tempo – a prática diminuirá sua dificuldade e complexidade. Dessa forma, devemos nos utilizar desse nosso comportamento, juntando demandas com a mesma natureza em mesmo período de tempo. Uma ideia interessante é definir um turno da semana para cada tipo de atividades!
5. Priorize de maneira inteligente
Escolha sua metodologia de priorização e use-a com confiança! Remova as atividades que não são essenciais para dar tempo àquelas que realmente importam. Além disso, identifique quanto tempo você precisa para finalizar cada tarefa e defina uma meta. Assim, com o tempo de suas atividades do dia conseguirá entender qual será o esforço necessário e se terá como realizá-las.
6. Check list
Online ou no papel, é importante manter de forma visual quais são as tarefas que precisam ser feitas e qual o tempo meta de cada uma. Se você não se adaptar com agendas ou planners, aplicativos como Monday, Trello ou Asana são ferramentas muito completas para gerenciar os próximos passos, importância e prazo do seu trabalho.
Metodologias para otimizar a gestão do tempo no trabalho
Matriz de Prioridade:
Essa metodologia te ajudará a priorizar as atividades a serem feitas por intermédio de uma definição da urgência e importância de cada uma. Além disso, essa técnica também é conhecida como Matriz de Eisenhower, pois Dwight Eisenhower, O 34º presidente dos Estados Unidos, foi o responsável por desenvolvê-la.
- Tarefas Urgentes: precisam de atenção imediata, mas talvez não tenham tanta relevância.
- Tarefas Importantes: são relevantes e terão consequências se não forem feitas, mas talvez não precisem de atenção imediata.
Para a definição, portanto, você pode classificar de 1 a 5 o nível de urgência e importância de cada atividade. Logo, conseguirá classificá-las em uma matriz de prioridade conforme a imagem abaixo:
GTD
O método GTD – Get Things Done – é um caminho para aumentar sua produtividade. Esse sistema de produtividade pessoal foi desenvolvido por David Allen e se constituiu em 5 passos para te manter dentro do controle e sem estresse por tudo que precisa ser feito. Os passos são:
1. Capturar: é o momento de escrever tudo o que você precisa fazer, ou seja, coletar tudo que está na sua cabeça para uma lista
2. Clareza: entender quais são as tarefas a serem feitas, dividindo em atividades menores e possíveis de serem gerenciadas.
3. Organizar: priorizar e categorizar as atividades, adicionando prazos e envolvidos em seu sistema de gerenciamento de tarefas.
4. Refletir: revisar, periodicamente, as suas atividades e entender como está o avanço e progresso do seu fluxo, alterando algo se for necessário.
5. Engajar: executar propriamente a ação, com foco e atenção necessárias
Pomodoro
O método de Pomodoro é um dos mais conhecidos dentro da gestão de tempo. Ela consiste em uma divisão de tempo precisa de 25 minutos de trabalho e 5 de descanso, possuindo um descanso maior – de 15 ou 30 minutos – após 4 rodadas.
Na internet, existem diversos sites que permitem seguir esse método com cronômetro e sinais sonoros.
Assim, utilizando o método, você consegue gerenciar seu tempo e atividades dentro dos ciclos Pomodoros. Dessa forma, irá aumentar sua produtividade ao dar mais atenção e foco na execução durante o período.
3 livros sobre gestão do tempo para conhecer
1. A Tríade do Tempo – Christian Barbosa relata no livro a metodologia homônima que classifica as atividades em três grandes esferas. O autor define as importantes como aquelas que são significativas, relacionadas com sonhos e objetivos, já as urgentes são aquelas que não estavam planejadas e que desenvolvem estresse. Por último, as circunstâncias são desnecessárias e em que gastamos o tempo de maneira sem agregar valor.
2. Faça Tempo – Jake Knapp e John Zeratsky nos explicam como utilizar a tecnologia a favor na gestão de tempo. Os autores relatam que “Você só perde tempo se gastá-lo de forma inconsciente.”. Para que isso não ocorra, reuniram as táticas mais eficientes em uma estrutura diária de quatro passos para organizarmos melhor nossas tarefas e tempo.
3. Sem esforço – Greg McKeown se direciona em seu livro para aqueles que terminam seu dia esgotado e com a sensação de não ter cumprido tudo o que gostaria. O autor alerta que esses são sinais que a pessoa pode estar próximo de passar por um Burnout. Contudo, para evitar isso é possível realizar uma melhor gestão do seu tempo para cumprir suas tarefas sem se desgastar no caminho. E, para isso, o livro nos traz diversas dicas para implementar na rotina.
5 erros que atrapalham a gestão do tempo no trabalho
No processo de realizar uma boa gestão de tempo, é comum cometermos algumas confusões e escolhas equivocadas. Para evitar isso, seguem alguns dos principais erros que atrapalham você a gerir seu tempo bem:
- Realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo – o famoso “multitasking”: Em geral, as pessoas não são boas quando fazem mais de uma coisa ao mesmo tempo. Isso porque o cérebro precisa de tempo para mudar o foco. É melhor organizar seu tempo para realizar uma tarefa após a outra.
- Não programar pausas: É importante não confundir gestão do tempo com utilizar todo o tempo disponível para executar. Precisamos de pausas periódicas para recuperar a energia e a motivação.
- Realizar tarefas em um período curto: Para gerenciar seu tempo de maneira eficaz, é preciso identificar o tempo que será utilizado para realizar a tarefa de maneira ideal. Se a execução for apressada, aumenta as possibilidades de necessitar refazer as tarefas.
- Não resistir a distrações: Identifique o que distrai você durante o seu período de trabalho e tente se isolar e manter-se distante disso. Atualmente, a principal causa de distração é o celular. Dessa forma, o mantenha longe ou desligado quando precisar focar.
- Não priorizar atividades: Iniciar apenas a execução da sua lista de tarefas sem uma ordem definida pode ser um grande problema em algum momento. Identifique a priorização ideal delas e entenda seus níveis de produtividade para alocar as atividades da melhor forma.
Gestão do tempo e home office: como focar na produtividade?
O home office vem se estabilizando, mesmo após os momentos do lockdown, como um modelo de trabalho inovador e duradouro. A possibilidade de realizar os trabalhos de casa vem atraindo cada vez mais os trabalhadores, principalmente os mais jovens.
É amplamente compreendido que o home office pode fornecer os mesmos índices de produtividade do que o trabalho presencial. Contudo, é preciso se atentar a alguns pontos para que o trabalho de casa seja o mais efetivo possível.
Por fim, realizar uma boa gestão de tempo se torna o segredo para os profissionais do home office. Isso porque, em casa, se não souber organizar as demandas e qual dedicação necessária para cada, estará mais propenso a se desfocar com as distrações do ambiente.
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