No contexto empresarial, e até mesmo fora dele, não é incomum vermos as pessoas utilizarem o conceito de gestão, uma vez que se trata de um termo abrangente e que se aplica a muitos cenários. Apesar disso, nós percebemos que, muitas vezes, o termo – e os seus significados – são pouco entendidos pelas pessoas.
Nesse sentido, é um conceito amplo e vazio ao mesmo tempo. Por isso, esse artigo visa a contar um pouco sobre o surgimento do termo, as aplicabilidades e questões inerentes ao seu desenvolvimento.
De forma prática, nós costumamos dizer que gestão é o caminho para geração de resultados em uma empresa. Ou seja, eu posso administrar o negócio, mas, sem gestão, ele não terá os resultados necessários para que esteja em constante desenvolvimento. E, justamente por isso, é um conceito difícil de entender – pois muitas coisas podem gerar resultados para a empresa.
Gestão: conheça os principais tipos que existem
A gestão, por ser um processo cíclico e contínuo, pode ser aplicada tanto em projetos individuais das pessoas como nas diferentes áreas de uma empresa. Ou seja, podemos ver diferentes “abordagens” da gestão:
a. Gestão empresarial
b. Gestão financeira
c. Gestão comercial
d. Gestão de pessoas
A diferença entre elas é justamente o espectro que está sendo considerado. Em outras palavras, na gestão empresarial, por exemplo, a abrangência contempla todas as áreas da empresa e, nas seguintes, se possui um foco em uma área específica.
Além disso, em uma empresa grande, certamente cada “gestão” terá uma complexidade maior. Por outro lado, em uma empresa pequena e média, bastaria um bom processo de gestão empresarial para que as áreas sejam contempladas.
Frequentemente, nós fazemos analogia do processo de gestão com um processo de emagrecimento de uma pessoa, por exemplo. Ou seja, quando ela decide emagrecer, existem objetivos por trás disso. Dessa forma, esses objetivos vão fazer com que haja indicadores de controle (peso e massa magra, por exemplo), metas (perder 5 quilos em 1 mês) e um plano de ação (fazer uma reeducação alimentar e exercícios físicos). Porém, até aqui, temos um exercício de planejamento.
Nesse sentido, a gestão só vai estar sendo feita quando esse planejamento for colocado em prática, controlado e reajustado com o tempo. Se tudo der certo, a pessoa irá emagrecer e manter os quilos perdidos. Isso é o resultado de uma gestão adequada – e esse exemplo certamente se aplica a tantos diferentes outros contextos.
Gestão: uma breve linha do tempo
O desenvolvimento da gestão, sem dúvida, está intimamente ligado à evolução dos conceitos de administração. A esse respeito, um dos primeiros pensadores foi Frederick Taylor, que escreveu uma das obras mais clássicas da Administração, aplicando métodos científicos nos contextos fabris da época.
Apesar das limitações de sua obra, os princípios de Taylor serviram de base para o desenvolvimento da administração, das estruturas organizacionais, entre outros. Logo na sequência, Henri Fayol introduz à base da administração conceitos gerenciais ao falar de previsão, organização, comando, coordenação e controle.
Max Weber, por sua vez, agrega a discussão trazendo a teoria da burocratização, construindo base para relações hierárquicas e comando. Mayo, por sua vez, é considerado o fundador das relações humanas – e abre espaço na discussão para a importância da administração dos recursos humanos.
Além dos citados, há Maslow, que agrega a esse contexto as discussões sobre necessidades das pessoas – que deu origem às teorias de motivação e engajamento de colaboradores.
Após essa base histórica, muitos autores foram agregando para a construção de diferentes teorias de administração e iniciando a construção de conceitos por áreas. Nesse sentido, Drucker foi um dos principais autores de gestão, enquanto Chiavenato reforçou as teorias baseadas na importâncias das pessoas. E, mais recentemente, contamos com as teorias trazidas por Collins, Falconi, Charan – entre outros importantes autores – que aplicam seus conceitos em ambientes empresariais, principalmente baseados em grandes empresas.
Gestão e administração: existe diferença?
Se a história da administração e da gestão está tão relacionada, quais, então, as diferenças entre administrar e fazer gestão?
Na nossa opinião, um bom administrador faz gestão, mas essa premissa nem sempre é verdadeira. Isso quer dizer que a administração está mais relacionada a processos e ao ato de tomada de decisões, enquanto a gestão vai conduzir as empresas a resultados diferentes dos atuais.
Assim, a gestão contempla de, forma mais ampla, o engajamento de pessoas, envolvimento de diferentes níveis da organização e um processo contínuo de diagnóstico, planejamento, execução e controle.
Gestão: quais os obstáculos para a boa gestão?
Apesar do amplo desenvolvimento da gestão no âmbito acadêmico, alguns obstáculos ainda impedem muitas empresas, principalmente pequenas e médias, de realizarem gestão. Quando o empresário pensa apenas em girar sua operação, sem considerar a estratégia por trás de seu modelo de negócio, ele corre o risco de não ter controle sobre o caminho que o empreendimento está seguindo.
Nesse contexto, muitas vezes, “apagar incêndio” no dia a dia acaba sendo prioridade – enquanto que a geração de valor do negócio acaba sendo deixada de lado. Nesse cenário, ainda que haja crescimento do negócio devido a fatores externos – como o potencial do mercado e a qualidade do produto ou serviço, por exemplo, a resolução de problemas decorrentes da operação pode se tornar complicada, inclusive com riscos financeiros e jurídicos.
4 PRINCIPAIS OBSTÁCULOS
- Ausência de estratégia
Quando a empresa está voltada em apenas garantir a operação, sem pensar na gestão, ela deixa de planejar o crescimento e os próprios rumos da empresa. Isso faz com que normalmente não haja o controle de que caminho seguir.
- Dificuldade de executar
A falta de tempo e de disciplina é fator decisivo para muitas empresas deixarem de considerar a gestão como uma possibilidade. Esse problema pode ser contornado com organização e um planejamento possível.
- Falta de conhecimento
Muitas vezes, por não saber como funciona um modelo de gestão ou por achá-lo muito complicado, o empresário deixa também de ir atrás desse conhecimento. Embora envolva muitos processos com viés analítico e detalhado, a gestão deve ser um processo fácil de aprender e aplicar.
- Aplicação de modelos preestabelecidos
Modelos prontos, além de não considerarem as especificidades próprias de cada empreendimento, podem se tornar impossíveis de executar, por serem feitos para grandes empresas ou por não estarem de acordo com a realidade de cada negócio. Um modelo de gestão deve ter metas alcançáveis e ser construído de modo a se adequar perfeitamente para cada empresa.
E qual o segredo da boa gestão?
Uma boa gestão garante que o empresário tenha controle sobre a direção que está seguindo, além de antecipar e resolver problemas, otimizar a operação, ter domínio sobre as ações e tomar melhores decisões. Além disso, o processo também é essencial para empresas que desejam crescer ou atingir novos patamares.
Para ser eficaz, a gestão deve ser customizada em todas as suas etapas, resultando em um modelo exclusivo para cada empresa. Muitas vezes, o empresário acaba aplicando um modelo de gestão padrão, baseado em formatos preestabelecidos ou que foi aplicado em outros negócios. Dessa forma, ele nem sempre consegue atingir os melhores resultados, uma vez que cada empreendimento tem suas particularidades.
Além de ser um exercício contínuo e complexo, o processo de gestão envolve a organização como um todo, demandando dedicação e disciplina tanto dos gestores como dos colaboradores.
Sendo assim, um dos elementos principais para uma boa gestão é o domínio completo sobre as informações da empresa, ou seja, é preciso conhecer a fundo as características que compõem o empreendimento. Com isso, é possível definir metas e traçar o plano estratégico ideal. A etapa do planejamento, aliás, deve estar sempre alinhada a uma execução possível, que não fuja ao alcance do gestor e dos colaboradores.
Nesse sentido, o ideal é que as empresas tenham sempre objetivos estratégicos, de forma a alimentar um ciclo virtuoso que leve ao crescimento e ao desenvolvimento da organização.
4 FATORES PARA GESTÃO EFICAZ
Para uma boa gestão, é preciso se atentar a alguns fatores essenciais, que permitem assertividade à sua condução:
- Domínio técnico
A ciência acerca de todas as fases da gestão, bem como dos processos e ferramentas adequados, é primordial para uma boa gestão. Esse conhecimento pode ser adquirido por cursos ou consultorias, por exemplo.
- Planejamento possível
Não há problemas em sonhar alto. Contudo, na hora de planejar o crescimento da empresa, o ideal é traçar metas possíveis e planos de ação que podem ser realizados pelo quadro de colaboradores com o orçamento disponível.
- Disciplina
Não adianta realizar um planejamento estratégico perfeito e não executar. Para evitar a falta de disciplina nas etapas seguintes (execução, controle e aprendizado), o gestor deve estabelecer rotinas e processos que garantam a aplicação do método de gestão.
- Engajamento da equipe
A gestão deve ser feita em conjunto e, para isso, é preciso que os colaboradores tenham ciência da estratégia da empresa, dos objetivos e resultados esperados. Quando não há transparência, é mais difícil engajar colaboradores para que todos cresçam juntos.
Gestão empresarial: como funciona?
A gestão empresarial, então, sempre começa com a empresa entendendo o seu diagnóstico e a sua situação atual. Para isso, existem várias ferramentas e processos, mas nós entendemos que a melhor opção para as empresas pequenas e médias é entender o seu ambiente interno.
Neste sentido, é importante entender como a estratégia vem sendo aplicada, como a gestão está sendo feita, quais as lacunas de processos e também as métricas de clientes, colaboradores e financeiras (detalhadas na sequência deste artigo).
O olhar sobre o ambiente interno vai revelar quais os problemas estratégicos da empresa – ou seja, quais os desafios que ela precisa vencer para gerar melhores resultados. Em um contexto de empresas grandes, também é muito comum olhar para o ambiente externo e, para isso, é muito comum a utilização da Matriz SWOT, por exemplo.
Além disso, esse exercício de diagnóstico pode tanto ser conduzido por uma consultoria externa – que tem o benefício de justamente trazer esse olhar sem vícios, ou pela própria empresa. É importante que sempre haja um responsável pelo processo de diagnóstico, um método claro e um cronograma de atividades.
Assim, após o entendimento do diagnóstico da empresa, que nós chamamos de pré-gestão, o próximo passo é a definição do planejamento da empresa. Esse planejamento deve contemplar todas as áreas do negócio e é dividido em dois contextos: estratégico e tático.
Contexto estratégico versus contexto tático
O contexto estratégico são as definições de longo prazo da empresa, ou seja, é a sua estratégia sendo materializada através de norteadores, ciclos estratégicos e objetivos – que, por sua vez, serão medidos por indicadores.
Já o contexto tático fará o desdobramento da estratégia para a operação através da definição de metas e projetos estratégicos – que deverão ser revisados sempre no curto prazo.
A figura a seguir ilustra a relação entre o diagnóstico e a etapa de planejamento da empresa:
Processo contínuo da gestão
Com o planejamento definido, se inicia o processo contínuo da gestão: executar, controlar e aprender.
Para executar, a empresa precisa ter projetos estratégicos claros, bem definidos e um bom método de gestão desses processos (e aqui nós podemos já ver a relação entre gestão empresarial x gestão estratégia x gestão de projetos). Nesse sentido, essa execução deve ser controlada, tanto no sentido de garantir que a empresa está cumprindo o cronograma e os objetivos dos projetos, como com o objetivo de acompanhar os resultados (através de indicadores) que estão sendo gerados pela execução.
Ao mesmo tempo, a empresa também precisa estar aprendendo com os novos processos gerados pelos projetos – e também, constantemente, refletindo sobre novos ciclos de estratégia. A figura a seguir ilustra a relação entre os diferentes processos da gestão: planejamento, execução, controle e aprendizado.
Confira as 6 principais ferramentas de gestão
- PROBLEMAS ESTRATÉGICOS: resumo do diagnóstico da empresa, são os “problemas bons” a serem resolvidos;
- SWOT: matriz que relaciona o diagnóstico do ambiente externo e interno da empresa;
- PLANO ESTRATÉGICO: consolidação de todas as decisões tomadas pela empresa no seu planejamento;
- INDICADORES: servem para medir os resultados da empresa e devem estar relacionados aos objetivos estratégicos;
- ORÇAMENTO: consolidação das projeções de receitas, custos e despesas da empresa (conforme estratégia e planejamento);
- PROJETOS ESTRATÉGICOS: soluções para os problemas e para o atingimento de metas, consolidadas através de projetos.
Métricas de gestão
Por fim, também é importante destacar algumas métricas de gestão, de modo que os empresários possam sempre reavaliar seus contextos e revisar os “problemas estratégicos” do seu negócio. Listamos abaixo três principais métricas que podem ser utilizadas e analisadas com frequência:
Métricas de clientes:
As métricas de clientes tem como objetivo entender o GAP da proposta de valor da empresa de acordo com as percepções dos clientes. Ou seja, entender o que eu gostaria de ofertar – e gostaria que que os clientes entendessem – e quais as percepções que eles têm na prática sobre o meu negócio.
Métricas de colaboradores:
Já as métricas de colaboradores visam entender o engajamento, satisfação e competências das pessoas envolvidas com o negócio. Aqui é importante conhecer a estrutura de pessoas da empresa, entender suas percepções, entender a satisfação e nível de envolvimento das pessoas – uma vez que elas são cruciais para o desenvolvimento de gestão.
Métricas financeiras:
E as métricas financeiras têm como objetivo mapear os GAPs dos principais indicadores – ou seja, construir uma análise dos resultados gerados atualmente pela empresa. Aqui, é importante entender quais são os indicadores que podem ser otimizados e onde estão os problemas que fazem com que a empresa seja menos rentável do que poderia ser.
Confira os livros de gestão que não podem faltar na sua biblioteca!