Orçamento: confira passo a passo completo para criar

De acordo com o SEBRAE, quase 50% dos pequenos empresários não sabem se têm lucro ou prejuízo e 20% das empresas que fecham as portas, encerram suas atividades por falta de capital. Dessa forma, isso mostra que grande parte dos empresários brasileiros não sabe gerir o financeiro das suas empresas e não fazem orçamento para planejar os próximos meses e anos.

Portanto, o orçamento é uma ferramenta de grande importância para o sucesso e planejamento de uma empresa. Por fim, nesse texto traremos diferentes assuntos relacionados a orçamentos, passando desde o que é, para o que serve, até algumas dicas de como construí-lo de maneira coerente e prática.

O que é orçamento?

Primeiramente, é possível definir o orçamento como a previsão do faturamento, custos e despesas em um espaço de tempo pré-determinado.

Ele possui diversas regras que devem ser cumpridas ao longo da sua construção, além disso garante que a empresa tenha um planejamento da estratégia nos próximos meses. Ou seja, é uma forma de implantar a estratégia da empresa.

Essa ferramenta costuma ser desenvolvida anualmente, como parte do planejamento da empresa. No entanto, é muito importante que seja feito um acompanhamento constante dele. Sendo assim, o método de forecast serve justamente para não deixar o orçamento estático e sem referências com a realidade.

Portanto, com essa ferramenta na gestão do seu negócio, você terá o financeiro da sua empresa muito mais organizado e conseguirá tomar as decisões baseadas nos resultados atuais e passados.

Para que serve um orçamento?

A principal função do orçamento é a mesma para qualquer empresa: acompanhar a evolução do negócio.

Entretanto existem inúmeras formas de alcançar esse objetivo, que podem ser redução de despesas de algumas áreas, novos formatos de aumentar o faturamento, investimentos em novas contratações.

Todo empreendedor deve saber qual o objetivo final de sua empresa. E caso não o tenha, pode acabar perdendo o controle da sua operação. É por isso que o orçamento empresarial entra como uma peça-chave para melhores resultados.

Em vista disso, é muito importante o detalhamento do orçamento em todas as áreas da empresa.

Quais são os tipos de orçamento?

Os orçamentos estão presentes em diferentes partes da vida cotidiana, desde o planejamento de uma empresa, até para reformas de uma casa.

Por isso, existem alguns tipos de orçamento, e eles não precisam ser utilizados apenas em empresas. Alguns dos modelos de orçamentos mais conhecidos são o empresarial, pessoal, doméstico e familiar.

Orçamento Empresarial:

É o orçamento mais conhecido (e também o mais complexo), normalmente feito anualmente nas empresas. Para realizar esse tipo de orçamento, não é recomendado olhar apenas para os dados anteriores, mas também fazer uma perspectiva dos próximos meses da empresa.

Dentro da categoria empresarial, existem diferentes subtipos de orçamentos. Os 4 principais são: orçamento estático, variável/flexível, contínuo e ajustado/revisado (Forecast). Além disso, são os mais utilizados

Aqui na 4CINCO, o formato que mais utilizamos é o orçamento Ajustado, mas é importante ressaltar que não existe certo ou errado, porém o que mais se encaixa com a realidade de cada empresa.

Orçamento Pessoal:

A principal ideia do orçamento pessoal é organizar a sua própria relação com o dinheiro. Ou seja, o planejamento é feito considerando seus gastos e sua renda.

É muito importante que ele seja levado a sério para que os seus objetivos sejam concluídos no prazo esperado. O diferencial do orçamento pessoal é que se controlar depende só de você, por isso é muito importante o autocontrole para seguir o orçamento

Orçamento Doméstico:

Objetivo deste orçamento é focar diretamente com os gastos relacionados à sua casa. O principal ponto a levar em conta é a alimentação, por consumir grande parte dos recursos disponíveis.

Orçamento Familiar:

Esse tipo de orçamento funciona de uma maneira mais ampla e ele não inclui apenas as contas do dia a dia, mas como também sonhos a longo prazo.

Embora a ideia geral seja a mesma, os diferentes modelos podem trazer algumas características próprias, que tornam possível a busca pelos objetivos pré-estabelecidos.

Quais são os benefícios do orçamento?

No que diz respeito aos benefícios de consolidar um orçamento, certamente existem inúmeros. Assim, confira abaixo>

Controle Financeiro: sem dúvidas esse é um dos maiores ganhos com a construção de um orçamento, porque é por meio do controle financeiro que o empresário conseguirá ter um maior conhecimento das finanças de sua empresa.

Engajamento da equipe: com a definição das metas no orçamento, o time tem seus objetivos mais concretos deixando todos mais motivados para alcançarem os resultados ao final do ano.

Identificação de melhorias: como já falamos, o orçamento responde diretamente a estratégia da empresa, mas mudanças podem (e provavelmente) vão acontecer. Por isso é necessário estar sempre olhando para o orçamento indo em busca de melhorias que possam colocar a empresa na direção dos objetivos pré-estabelecidos.

Planejamento Estratégico: por se tratar de um documento completo, que abrange todas as áreas da empresa, o orçamento é um dos principais pontos para a construção de um planejamento estratégico.

Padronização: é com a construção do plano orçamental que permite a padronização dos recursos, desde a compra, como a despesa em cada área da empresa.

Auxílio na tomada de decisão: por fim, com os dados concretos da operação, é possível que o responsável tome as melhores decisões baseada nos resultados da empresa. Embora existam outras ferramentas, o orçamento é uma das mais completas para auxiliar na tomada de decisão.

Quem faz o orçamento de uma empresa?

O exercício de construir o orçamento é de constante aprendizado e reflexão sobre a situação atual, passada e futuro da empresa. Por isso, diferentes pessoas podem e devem se envolver na construção.

Em empresas pequenas, muitas vezes o empresário fica responsável pelo orçamento, mas não deixa de ser extremamente importante. Dessa forma, é indispensável que o responsável pela construção tenha uma visão ampla sobre todos os pontos da empresa para a construção ser assertiva.

Em empresas maiores, quem é o responsável pelo orçamento é a área financeira. Porém é muito importante que o financeiro converse com as outras áreas da empresa para conseguir uma visão sistêmica da empresa.

Como fazer um orçamento?

No que diz respeito a como construir um orçamento, existem diferentes formatos para utilizar (base zero, base histórica, matricial, etc.). Mas existem diversos passos e dicas que são inerentes a qualquer metodologia escolhida.

Realizar a construção do orçamento não é uma demanda fácil e exige bastante dedicação. Um ponto extremamente necessário para a construção é o histórico financeiro da empresa. Segue os principais pontos para a construção dele:

1. Definição das Metas e Objetivos

O primeiro passo para a construção de um orçamento perfeito é a definição de quais serão as metas e os objetivos.

Nessa parte é muito importante que todas as áreas da empresa estejam sendo contempladas, pois as metas são um fator extremamente importante para o negócio, mas precisam estar de acordo com os fatores limitantes da empresa.

2. Entender os Custos ligados ao Faturamento

Esse ponto é muito importante para os próximos passos da construção do orçamento. É nessa etapa que vamos calcular os custos que estarão diretamente ligados ao crescimento da nossa empresa.

Para essa etapa é muito importante que o responsável saiba todos os dados financeiros da empresa, para calcular tudo com exatidão.

3. Desdobrar as Despesas

Agora é o momento de estimar todas as despesas que não estão relacionadas diretamente com o faturamento. Nessa etapa, é muito importante não deixar nenhuma área de fora da empresa, passando pelas despesas de operação, pessoal, administrativas e marketing.

Aqui é muito importante fazer um planejamento para o ano, caso esteja previsto mudança em alguma dessas áreas, como por exemplo contratação de novas pessoas para a empresa.

4. Projetar o Fluxo Financeiro

A penúltima etapa do orçamento consiste em fazer a projeção para o período definido. Depois de coletar todas as informações nas etapas anteriores que será possível fazer essa projeção de uma forma detalhada.

Além de projetar o fluxo financeiro, nesta etapa é muito importante olhar também para o caixa da empresa.

5. Acompanhamento do Resultado

Chegamos agora na última etapa. Não basta passar por todas as etapas anteriores, mas não fazer um acompanhamento detalhado do orçamento construído. É nessa etapa que você consegue identificar rápidas melhorias para o seu negócio, o que favorece os resultados da sua empresa.

5 dicas para cuidar do orçamento da empresa

Além do passo a passo para a construção do orçamento deve seguir algumas premissas:

Conheça o giro do seu negócio! É extremamente importante saber o ciclo financeiro. Não podemos fazer um planejamento financeiro sem olhar para quanto o caixa da empresa ficará vulnerável durante algum período.
Estimar o crescimento do negócio é um fator que demanda um estudo prévio sobre outros fatores: como está o segmento hoje? O crescimento do faturamento será pelo aumento de preço? Ao mix de produtos? Ao share de mercado?
O formato normalmente utilizado para se construir é o DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercício). Porém, nós acreditamos que não podemos deixar a caixa de lado pelos pontos já trazidos aqui.
Cuide do seu valor em caixa. Pense se os investimentos gerados no orçamento não trarão resultados apenas para o longo prazo. Caso sim, entenda o que você vai precisar traçar um plano de alavancagem do seu negócio.
E, por fim, reflita sobre cada linha de despesas: é necessário? Onde consigo otimizar? Onde consigo negociar algum valor fixo? O crescimento das receitas tem que ter algum embasamento em dados, não basta apenas colocar nas metas que o próximo ano vai suportar um crescimento de 20%. Esses 20% acontecem a qual custo? Quantos novos negócios precisarão acontecer? Vamos vender quantas peças a mais de roupas?

Como gerenciar os orçamentos da empresa?

Já sabemos que o orçamento é uma ferramenta essencial para o planejamento das empresas. Mas nada adianta criar um orçamento e não seguir fazendo um acompanhamento em relação a ele. Para conseguirmos fazer o controle com perfeição do orçamento, é necessário possuir todas as entradas e saídas registradas.

Existem diferentes ferramentas que auxiliam na gestão do orçamento. Aqui na 4CINCO utilizamos (na maior parte das vezes) o Excel para trazer a informação de uma forma prática e visual. Além disso, existem diversos softwares que podem ser utilizados para a visualização.

Após conseguir a visualização clara de como está o andamento do orçamento, cabe aos responsáveis partirem para a análise desses dados. Acabamos vendo que diversas vezes o orçamento perde a referência para o empresário – seja porque ficou muito acima, ou muito abaixo do valor orçado. A partir desse momento, muitas pessoas optam por desistir de utilizar essa ferramenta tão importante por não confiar mais no orçamento.

A metodologia forecast funciona justamente para não deixar o orçamento engessado e sem referências com a realidade. Confira algumas informações importantes sobre esse controle:

Metodologia forecast

Deve-se realizar o controle com periodicidade mensal, para que não fique com um grande intervalo de tempo e assim, ter que realizar mudanças.
A interpretação que deve ser feita é sempre o executado até o mês em vigência. Assim conseguimos ver o resultado até o presente e conseguimos conduzir como será o resultado no final do ano. Nesse formato conseguimos ver se a empresa está seguindo o planejamento.
Nos meses restantes do ano, é imprescindível uma reflexão se aqueles valores fazem sentido para o momento atual da empresa. Caso estejam distantes da realidade, podemos criar outras versões de orçamentos com base no que já foi aprendido nos meses que já passaram.
Não podemos fazer o processo de forecast mensalmente, caso contrário a referência do orçamento também se perde. É aconselhável (e é o que fazemos na 4CINCO) fazer essa revisão em um período mínimo de três meses.

O orçamento, o qual é uma das ferramentas mais importantes da gestão financeira, se mostra cada vez mais importante nas corporações industriais. Em geral, a empresa vai definir os modelos de orçamento para contruir. Além disso, com a sua criação é possível definir a estratégia da empresa, que terá seus resultados controlados.

De acordo com o SEBRAE, quase 50% dos pequenos empresários não sabem se têm lucro ou prejuízo e 20% das empresas que fecham as portas, encerram suas atividades por falta de capital. Isso mostra que grande parte dos empresários brasileiros não sabe gerir o financeiro das suas empresas.

Portanto, o orçamento é uma ferramenta de grande importância para o sucesso e planejamento de uma empresa.

Gestão de orçamento 4CINCO

Aqui na 4CINCO utilizamos (na maior parte das vezes) o Excel para trazer a informação de uma forma prática e visual. Além dele existem diversos softwares que podem ser utilizados para a visualização.

Portanto, metodologia forecast funciona justamente para não deixar o orçamento engessado e sem referências com a realidade. Confira algumas informações importantes sobre esse controle:

O controle deve ser realizado com periodicidade mensal, para que não fique com um grande intervalo de tempo e mudanças não sejam realizadas.
A interpretação que deve ser feita é sempre o executado até o mês em vigência. Assim conseguimos ver o resultado até o presente e conseguimos conduzir como será o resultado no final do ano. Nesse formato conseguimos ver se a empresa está seguindo o planejamento.
Nos meses restantes do ano, é imprescindível uma reflexão se aqueles valores fazem sentido para o momento atual da empresa. Caso estejam distantes da realidade, podemos criar outras versões de orçamentos com base no que já foi aprendido nos meses que já passaram.
Não podemos fazer o processo de forecast mensalmente, caso contrário a referência do orçamento também se perde. É aconselhável (e é o que fazemos na 4CINCO) fazer essa revisão em um período mínimo de três meses.

Publicado por

Gabriel Mattedi