Toda empresa que deseja crescer necessita buscar e contratar novos talentos para agregar e compor sua equipe. Uma das maneiras que temos para isso é através do processo seletivo.
Neste artigo, mostraremos a você como fazer a definição de perfil buscado, estruturar as etapas do seu processo seletivo de acordo com a complexidade da vaga. Além disso, falaremos sobre a importância dele e os pontos de maior atenção e como torná-lo mais eficiente e assertivo, visando boas contratações e redução de turnover.
Nos últimos anos, tem ocorrido uma mudança significativa no que diz respeito à escolha do local de trabalho. Ou seja: se antigamente os candidatos ficavam à mercê da empresa que os escolhesse, hoje são eles que escolhem onde querem trabalhar.
Nesse sentido, a escolha da empresa leva em consideração, para muitos, não só o ganho salarial. Mas, sim, o alinhamento com a cultura e propósito, os benefícios e diferenciais da empresa e a opinião daqueles que trabalham ou trabalharam lá. Portanto, descubra com este texto como organizar um processo seletivo capaz de recrutar as pessoas mais adequadas para o seu time.
O que é processo seletivo?
Processo seletivo é a maneira democrática de buscar novos talentos para integrar o time de sua empresa. Ele consiste no uso de diferentes técnicas para avaliar os candidatos, levando em consideração perfil, hard e soft skills e pretensões. Assim, recebe o nome de processo por ter uma composição de etapas de qualificação e eliminatórias, que permitem uma avaliação mais estruturada.
Portanto, para ser efetivo, o RH deve saber exatamente o perfil que busca antes de desenhar as etapas que irão desde canais de divulgação da vaga, até a decisão de contratação do candidato. Com o desenho, haverá maior clareza e uma atuação mais estratégica.
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Quanto tempo demora um processo seletivo?
Organizar, estruturar e divulgar o processo seletivo demanda tempo e dedicação. Dessa forma, se você já sabe o perfil que busca, naturalmente é possível diminuir consideravelmente o tempo despendido na organização e estruturação.
Após a divulgação do processo seletivo, as boas práticas de mercado tem mostrado que 3 semanas é o tempo ótimo entre prazo final de inscrição e proposta de contratação. Isso se dá pela dinamicidade do mercado e ao fato de que normalmente os candidatos estarão participando de mais de um processo seletivo simultaneamente.
É claro que vagas mais operacionais ou mais juniores poderão ser encurtadas e o fechamento da vaga ocorrer em torno de uma semana, conforme necessidade. Mas o fato é que, as contratações mais assertivas costumam ter etapas bem definidas e desenho da construção do perfil desejado. Isso impacta o detalhamento da descrição da vaga para os possíveis candidatos, que resulta em inscrições mais aderentes ao perfil buscado – e reduz as reprovações por desalinhamento de perfil e qualificações.
Sendo assim, o mais importante na definição dos prazos é que você lembre que quem está buscando colocação no mercado por necessidade, precisa e vai valorizar uma contratação ágil. Por outro lado, quem está fazendo uma migração de carreira, trocando de área ou com cargos mais estratégicos, podem querer fazer um desligamento mais estruturado – o que fala muito sobre a fidelidade e compromisso que se espera deste nível.
Qual a importância do processo seletivo?
Ter um RH atuando de forma estratégica é um dos fatores que vai potencializar o sucesso do seu negócio.
Já se sabe que o ativo mais importante de qualquer negócio são as pessoas, e se elas são tão importantes assim, precisamos proporcionar desde o primeiro contato a experiência de cultura e ideais presentes no negócio. Por isso a empresa precisa transmitir segurança e organização para manter, ou iniciar, o encantamento do seu possível novo colaborador.
Dessa forma, quando construímos um processo que pode ser replicado e metrificado, temos acesso a alguns indicadores que irão trazer base para decisões em todas as áreas de pessoas. Alguns exemplos são tempo de fechamento de vaga, engajamento de candidatos e maiores motivos de desistência e turnover.
Conhecer esses indicadores é importante e traz benefícios. Por isso, saiba mais sobre cada um:
Tempo de fechamento de vaga
Caso esse indicador nos mostre que houve um atraso no tempo previsto, podemos precisar rever os canais e esforços de divulgação da vaga e também o descritivo de requisitos da oportunidade.
Para analisar, leve em consideração a diferença de dias entre a abertura da vaga e a data do fechamento oficial, preferencialmente em dias. Esse indicador vai auxiliar na organização dos próximos processos para vagas do mesmo tipo – pois já se saberá o tempo médio necessário para o sucesso.
Engajamento de candidatos
Este indicador vai dizer quantos candidatos iniciaram o processo mas desistiram antes da conclusão. Nesse sentido, pode ser medido por etapas e ao final do processo seletivo.
Aqui poderemos entender se nosso processo seletivo está com excesso de etapas, se as etapas propostas são necessárias (e se fazem sentido, para aquela vaga) ou se há um espaço de tempo muito grande entre as etapas.
Para fazer a conta é bem simples:
Atenção para sempre desconsiderar candidatos eliminados do cálculo!
Motivos de desistência
Sempre que possível, busque saber o motivo que fez com que o candidato desistisse da sua empresa.
Dessa maneira, para metrificar de maneira assertiva, encaixe em motivos padrões (ex.: expectativa salarial, cultura, aprovação em outra vaga, desalinhamento com o negócio e etc.). Isso tornará mais fácil a correção dos pontos de maior desistência possibilitando, mais uma vez, a otimização e o sucesso dos processos seletivos futuros.
Turnover
Este indicador não traz exatamente uma métrica sobre o processo seletivo, mas sim sobre o percentual de rotatividade de colaboradores do seu negócio.
Sendo assim, pode ser interessante olhar o indicador de duas maneiras: contratações dos últimos 12 meses que se desligaram da empresa, e contratações acumuladas desde o início e desligamentos. Via de regra quando há um desligamento – motivado pela empresa ou não – há uma nova contratação. Portanto, ter um alto índice de turnover significa maiores custos de pessoal em pagamentos de direitos e gastos de novas contratações.
Turnover novas contratações:
Turnover acumulado:
Sendo assim, ter o controle destes 4 indicadores e saber utilizá-lo, vai proporcionar cada vez mais assertividade e devolver o controle sobre como conduzir uma nova seleção para sua empresa.
Quais são as etapas de um processo seletivo?
Agora, organizando de maneira lógica o nosso processo seletivo, existem algumas etapas que são inerentes a qualquer vaga, e outras que ocorrem em casos específicos.
1º passo: entender vaga
É preciso entender o perfil da vaga, e para isso podemos nos utilizar de um quadro como este:
Neste quadro, o gestor e RH devem preencher com os requisitos solicitados e indesejados, de acordo com o que essa pessoa vai desenvolver no trabalho. Dessa maneira, é uma excelente maneira de evitar perder um bom candidato, por não sabermos o que procuramos. E, também, que uma pessoa com características inaceitáveis, aos olhos da empresa, entre no quadro funcional.
Por fim, depois de se entender o perfil, é importante definir remuneração, benefícios, atividades a desenvolver e cronograma de etapas, incluindo a data prevista de início.
2º passo: divulgação da vaga
Hoje temos à disposição inúmeros portais de vagas, comunidades em redes sociais, as próprias redes sociais da empresa que podem (e devem!) ajudar na divulgação para atingir o público adequado.
Além disso, é importante definir por quanto tempo a vaga ficará aberta também. Se ficar aberta muito tempo, é possível que os candidatos percam o engajamento.
3º passo: análise das inscrições
Independente se você utilizou um formulário, recebeu currículos em arquivo ou utilizou uma plataforma de seleção, esse será o primeiro contato com o que os candidatos têm a oferecer ao seu negócio.
Esta etapa deve ter como base para a eliminação os perfis muito distantes do idealizado. Dessa forma, poucos gaps devem ir para a próxima etapa e explorados melhor, para, aí sim, serem reprovados
4º passo: avaliação dos candidatos – dinâmica de grupo
Para cada vaga temos um conjunto de soft e hard skills que devem ser entendidas – e as vezes comprovadas. Nos processos seletivos da 4CINCO gostamos muito de trabalhar com dinâmica de grupo imediatamente após a seleção – principalmente para vagas mais juniores.
Nesse sentido, conseguimos melhores resultados quando o grupo selecionado tem entre 6 a 12 candidatos, e uma duração total de no máximo 2 horas. A dinâmica tem como objetivo mostrar o poder de síntese, a capacidade de se organizar em uma atividade coletiva – normalmente com desconhecidos – para juntos construírem uma tarefa.
É importante que se estabeleça o tempo de duração de cada uma das atividades, e nós sugerimos a seguinte estrutura:
- Introdução sobre a empresa (10 min)
- Apresentação + 1 ou 2 perguntas sobre interesse na empresa (3 minutos/candidato)
- Atividade em grupo (40 a 50 minutos – produção e apresentação)
- Finalização com reforço sobre a(s) vaga(s) e espaço para dúvidas (10 minutos)
Essa etapa tende a mostrar para a empresa se aqueles perfis que não eram tão próximos ao ideal devem ou não permanecer no processo seletivo da vaga em questão.
5º passo: avaliação dos candidatos – habilidades específicas
Após a etapa de dinâmica, muito provavelmente, ainda não teremos clareza sobre a contratação. Por isso, o momento agora é de avaliar as habilidades ou competências específicas para a execução da função.
Aqui existe um leque enorme de possibilidades que vão desde testes matemáticos, de idioma ou lógicos, até resoluções de case e experimentação do trabalho. A escolha de quantos e quais testes serão aplicados é muito importante.
No mercado vemos diversas empresas que burocratizam cada vez mais a avaliação dos seus candidatos com testes e avaliações de competências que não serão utilizadas por ele no desenvolvimento das suas tarefas.
Essa etapa pode ser realizada “ao vivo” ou na forma de uma atividade com prazo estipulado para entrega.
6º passo: entrevista(s)
A última – e talvez mais importante – etapa é a de entrevistar o(s) candidato(s) escolhido(s). Esse momento deve ser semi-estruturado para entender o fit cultural, valores pessoais, rotina ideal de trabalho e limitações. Aproveite também para explorar mais a fundo algum ponto que ainda tenha ficado em aberto e conhecer um pouco mais da pessoa que poderá fazer parte da sua empresa.
A entrevista deve ter uma linha que guia a conversa, mas não deve de maneira alguma ser engessada e sempre devemos lembrar que do outro lado da mesa há uma pessoa, normalmente nervosa, e que também tem dúvidas.
Por isso, proporcione interações que a deixem confortável para contar mais sobre o que você quer saber e, sempre que possível, responda aos questionamentos e dúvidas que ela tem. Se for algo que a empresa decidiu não abrir ao candidato antes da formalização da proposta, explique e diga quando será informado.
Você pode programar seu processo seletivo para conter mais de uma entrevista – lembrando sempre que quanto mais sênior o cargo, mais assertiva deve ser a contratação – apenas lembre de comunicar ao candidato o porquê de uma nova entrevista.
7º passo: Formalização da proposta e contratação
Após as entrevistas, com o candidato escolhido, chegou o momento da proposta. É sempre uma boa ideia trazer os motivos que levaram ele a ser escolhido, o que se espera dele e, claro, todas as informações que ele necessita saber para tomar a decisão.
Não esqueça de deixar clara a remuneração (salário + benefícios), a forma de contratação, o local onde o trabalho será exercido e a data prevista de início.
É importante também finalizar o contato com os demais candidatos que, neste momento, não serão contratados. Sempre que possível, e quanto mais longe chegaram no processo seletivo, traga em forma de feedback os motivos que levaram a reprovação – isso dará a oportunidade dele trabalhar melhor nos pontos trazidos e, quem sabe, uma nova tentativa na sua empresa?
5 dicas para organizar um processo seletivo excelente
- Programe o processo seletivo com antecedência e já deixe as datas marcadas
- Informe ao candidato qual é o cronograma desde o início
- Além do RH, envolva o gestor do setor, ou líder direto, em todo processo.
- Não deixe o candidato sem retorno. Você busca um novo colaborador, ele um novo emprego.
- Metrifique! Analise o que deu certo e o que não funcionou desta vez, e traga os aprendizados para o próximo processo seletivo.