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Para gerenciar uma empresa é necessário compreender diversos fatores. Entre eles, o funcionamento da operação é um dos principais pontos de atenção para a gestão, e para entendê-la melhor o ciclo operacional é um indicador muito útil. A partir dele, podemos ter uma visualização da duração da operação do negócio e identificar pontos de melhoria.
Aqui você vai entender o que é e como calcular esse ciclo, além de como ele pode ajudá-lo a melhorar a operação da sua empresa e a sua rentabilidade.
O que é ciclo operacional de uma empresa?
O ciclo operacional de uma empresa é o tempo necessário para percorrer o caminho desde a compra de matéria-prima até o recebimento do valor das vendas realizadas. Ele representa a extensão de tempo da sua operação, ou seja, da conversão de seus investimentos em receita.
Esse indicador se refere ao período de tempo que a empresa leva para realizar todo o processo de transformar seus recursos, como matérias-primas e mão-de-obra, em produtos acabados, vendê-los e receber os pagamentos dos clientes. Ele compreende todo o fluxo de atividades desde a aquisição de matéria-prima até a geração de receitas e a realização de pagamentos.
Para que serve o ciclo operacional de uma empresa?
O ciclo operacional (CO) serve para entendermos quanto tempo leva-se de uma ponta a outra da operação da empresa. Ou seja, um ciclo de 60 dias significa que são necessários dois meses para se receber o valor da venda de uma mercadoria que foi comprada hoje.
Assim como outros indicadores, ele ajuda a entender o estado atual de um negócio e permite a comparação com outros.
Dessa forma, com esse tipo de informação em mãos, é possível identificar gargalos na operação e realizar otimizações nos processos da empresa. Pode-se observar, por exemplo, que o tempo de estocagem é muito longo, ou que o prazo médio de recebimento por parte dos clientes dificulta a gestão de caixa.
Logo é possível tomar providências para otimizar os seus processos e aumentar a eficiência da empresa.
Além disso, o CO permite que se analise a própria viabilidade do negócio. Dependendo da duração que determinadas operações requerem, pode ser necessário atravessar longos períodos com valores investidos até que se obtenha o retorno esperado.
No caso da incorporação imobiliária, por exemplo, pode-se levar anos desde a fase de construção até o fechamento, influenciando a precificação e viabilidade financeira desse negócio.
Entenda as diferenças entre o ciclo operacional e o ciclo financeiro
O ciclo operacional (CO), como o próprio nome diz, trata da operação da empresa. Ele abrange desde o processo de compra com os fornecedores. Passando por transformação (caso haja) e estoque até a venda para os clientes e o recebimento por parte destes. Ao passo que também fornece uma visão geral da duração da entrega de valor da empresa.
O ciclo financeiro (CF) tem a mesma lógica, mas envolve apenas a última etapa do ciclo operacional. Ele representa o tempo entre o pagamento dos fornecedores e o recebimento das vendas (veremos como calculá-lo abaixo). Ou seja, quanto tempo depois de pagar os fornecedores – para a maioria das empresas – a empresa receberá o dinheiro das vendas que realizou.
Esse indicador é importante porque representa o grau de exposição da empresa em questão de fluxo de caixa, porque depende do tamanho desta lacuna. Isso pode ser necessário uma preparação e antecipação maior para atravessá-la sem maiores riscos.
Em resumo, o CO é mais abrangente e é necessário para calcular o CF, que é mais específico e direcionado para a gestão de fluxo de caixa da empresa.
Qual a importância do ciclo operacional para as empresas?
A análise do CO contribui para que se tenha uma visão mais clara de qual o nível de eficiência em que os recursos da empresa são empregados e dão retorno. Ele dá uma visão geral da sua eficiência, evidenciando perdas, tempos de produção e esperas que geram ineficiência.
Com isso, é possível realizar ações e otimizações para melhorar o seu desempenho.
A principal importância do ciclo operacional é visualizar a extensão de tempo da operação da empresa. Ao compreender o CO, os gestores podem avaliar a eficiência dos processos internos. Além de identificar gargalos que podem prolongar o ciclo e implementar ações a fim de reduzir o tempo necessário para converter recursos em receitas.
Do mesmo modo, essa métrica oferece insights valiosos para o planejamento financeiro, permitindo que a empresa antecipe suas necessidades de caixa. Além de tomar decisões informadas sobre gestão de estoques e estabelecer políticas de crédito mais adequadas, fortalecendo sua posição no mercado e garantindo a sustentabilidade financeira.
Como funciona o ciclo operacional de uma empresa?
O ciclo operacional começa com o estoque de mercadorias – ou de insumos e matéria-prima, para o caso das indústrias. Depois, existe o tempo de armazenamento e transformação (se houver), até o momento da venda.
Esse período é chamado de prazo médio de estocagem (PME), ou de ciclo econômico. Ele representa o tempo necessário para a completa renovação dos estoques da empresa, assim como a velocidade em que ele é convertido em produção vendida.
Então, os produtos são vendidos e convertidos em contas a receber. A mercadoria já deixou o estoque e a venda foi contabilizada, mas não necessariamente a empresa já recebeu a receita correspondente.
A depender das condições de pagamento e parcelamento oferecidas aos clientes, haverá um diferente prazo médio de recebimento de vendas (PMR), que evidencia em quanto tempo. Em média, o valor faturado entra no caixa da empresa.
Quais são as etapas do ciclo operacional?
Prazo Médio de Estoques
Também conhecido como ciclo econômico. Vai desde a compra e recebimento da mercadoria até a venda. Nas indústrias esse período engloba também a parte de fabricação e transformação dos insumos em produto acabado.
Prazo Médio de Recebimento
Dura desde o faturamento, a venda dos produtos, até o momento em que entram os valores em caixa. Evidencia as condições de pagamento e o crédito oferecidos ao consumidor.
Prazo Médio de Pagamento de Fornecedores
É o tempo médio em que a empresa paga seus fornecedores de insumos ou mercadorias. Essa etapa integra o ciclo operacional, mas não faz parte do seu cálculo. Ao subtrair do ciclo operacional o prazo médio de pagamento dos fornecedores (PMP), tem-se o ciclo financeiro.
Em caso de dúvida quanto ao momento de início e fim dos ciclos, para operações mais complexas, Masakazu Hoji estabelece: o ciclo operacional inicia-se junto com o ciclo econômico ou ciclo financeiro, o que ocorrer primeiro, e encerra-se junto com o encerramento do ciclo econômico ou financeiro, o que ocorrer por último (Práticas de Tesouraria, 2001).
“Pelo que expõe o autor, a diferença básica entre os ciclos no início está no pagamento ao fornecedor ou a entrada da mercadoria do estoque e no encerramento, a saída da mercadoria do estoque ou o recebimento do cliente” (Ramos, 2011).
Como calcular o ciclo operacional
Pela soma entre os tempos médios de estocagem e de recebimento, temos a extensão no tempo da operação da empresa. O ciclo operacional é calculado da seguinte forma:
Ciclo Operacional = Prazo Médio de Estoques (PME) + Prazo Médio de Recebimento (PMR)
Quando subtraímos desse tempo o prazo médio de pagamento a fornecedores, temos o tempo entre pagamento e recebimento, conhecido como Ciclo Financeiro.
Ciclo Financeiro = Ciclo Operacional – Prazo Médio de Pagamento (PMP)
O impacto do ciclo operacional no fluxo de caixa
É importante que a empresa gerencie eficazmente seu ciclo operacional, pois ele afeta diretamente o fluxo de caixa e a sua saúde financeira. ciclos operacionais mais curtos geralmente indicam uma capacidade de converter rapidamente investimentos em estoque e estoque em receitas, resultando em maior liquidez.
Por outro lado, um ciclo operacional mais longo pode indicar maiores riscos financeiros e a necessidade de maior cuidado ao gerenciar seus recursos para evitar problemas de fluxo de caixa.
Um ciclo muito estendido envolve maiores custos de armazenagem, já que os produtos têm um tempo de estoque maior. Aumentando o capital “parado”, a necessidade de espaço físico e outros custos envolvidos.
Além disso, o fluxo de caixa também é impactado pelo prazo de recebimento das vendas, uma vez que ele aumenta o tempo de retorno sobre o investimento realizado, aumentando, por sua vez, a necessidade de capital de giro para arcar com seus custos e despesas nesse período.
Exemplo de um ciclo operacional
Uma empresa do varejo compra suas mercadorias e as armazena por 15 dias em média. O prazo médio para pagamento de seus fornecedores é de 20 dias, e o de recebimento por parte dos clientes, após a venda, é de 22 dias.
Com isso, temos o seu ciclo operacional somando os prazos médios de estoque e de recebimento, sendo:
Ciclo Operacional = 15 + 22 = 37 dias
Depois, para calcular seu ciclo financeiro, deduzimos o prazo de pagamento:
Ciclo Financeiro = 37 – 20 = 17 dias
Isto significa que em pouco mais de um mês a operação desta empresa completa um ciclo, entre execução e receita. Ela também possui uma lacuna de 17 dias entre seu investimento e retorno sobre investimento, o que influencia sua necessidade de capital de giro.
4 dicas para implantar um ciclo operacional eficiente
Criação do Indicador
Antes de tudo, é essencial criar um indicador claro e preciso para medir o ciclo operacional da empresa. Isso envolve identificar pontos de início e término do ciclo, como a data de aquisição de matérias-primas até a data de recebimento dos pagamentos dos clientes.
Ao estabelecer essa métrica, a empresa pode monitorar e avaliar seu desempenho ao longo do tempo, permitindo uma visão mais objetiva das áreas que precisam de melhorias.
Gestão de Estoques
Uma gestão de estoques eficiente é fundamental para reduzir o ciclo operacional. Evite manter estoques excessivos que possam resultar em capital preso e riscos de perdas, obsolescência, etc.
Ao mesmo tempo, assegure que haja estoque suficiente para atender à demanda dos clientes de forma consistente. Utilizar sistemas de previsão de demanda e tecnologias de rastreamento de estoque pode ajudar a otimizar a gestão de estoques, sem prejudicar o nível de serviço.
Política de Pagamentos
Uma política de pagamentos bem definida é essencial para encurtar o ciclo operacional. Estabeleça termos de pagamento que incentivem os clientes a pagar rapidamente, como oferecer descontos para pagamentos à vista ou em prazos menores. Isso garantirá um fluxo de caixa mais favorável e previsível.
Negociação com Fornecedores
As negociações com fornecedores podem impactar significativamente o ciclo operacional. Busque estabelecer relações sólidas com fornecedores confiáveis e considerar acordos que permitam prazos de pagamento mais longos, alinhados ao tempo necessário para a produção e venda.
Negocie descontos por volume ou outras vantagens que possam beneficiar ambas as partes. Uma colaboração eficaz com fornecedores pode resultar em melhores condições de compra e entregas mais pontuais.
Com essas práticas, a empresa estará no caminho para desenvolver um ciclo operacional mais eficiente, o que contribuirá para o aumento da sua eficiência global. Além da redução de custos e otimização do seu fluxo de caixa.
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