Muitas vezes, não há um grande penso sobre a estrutura organizacional necessária e suficiente para sustentar o porte da organização, principalmente ao longo do crescimento das pequenas e médias empresas. Assim, as contratações acontecem de uma maneira natural, mas não bem pensadas. Portanto, novas funções aparecem, retrabalhos acontecem, sobrecargas caem sobre as mesmas pessoas e pouco a pouco um problema bastante estratégico passa a se formar.
Por isso, nesse artigo, iremos entender melhor o que é uma estrutura de pessoas de uma organização e seus benefícios, além dos tipos e qual é o melhor para a sua empresa.
O que é estrutura organizacional?
Estruturas organizacionais são os desenhos que evidenciam a forma como a empresa está ajustada a fim de atingir seus objetivos estratégicos. Sendo assim, elas mostram a organização das áreas, pessoas, hierarquia e fluxo de informação dentro de uma empresa. Portanto, ajudam a entender a lógica por trás da alocação de recursos.
Por fim, as estruturas organizacionais possibilitam que se entenda/estimule alguns pontos chave dentro da organização, como a Alocação de Recursos, Fluxo de Informações, Tomadas de Decisão, Fluxo do Trabalho e Mecanismos de Controle.
Qual é a importância da estrutura organizacional de uma empresa?
Quando uma empresa tem um planejamento claro, ela entende os caminhos necessários para o cumprimento de tal, incluindo as metas e objetivos. É imprescindível se alicerçar sobre pessoas e um time bem qualificado, que entenda as suas funções dentro da organização, seja eficiente nos processos de valor e com uma estrutura de despesas de pessoal compatível com o tamanho da empresa.
Dessa forma, a importância de uma estrutura organizacional bem definida também se reflete em uma cultura forte e um bom clima de empresa, onde as lideranças estão claras, a comunicação é fluida e as tomadas de decisão são coerentes.
Benefícios da estrutura organizacional
Aqui na 4CINCO, muitas empresas não entendem por que não conseguem crescer, ou por que os membros não entregam resultado ou não respeitam os processos. Mas o funcionamento desses pontos é consequência de funções nítidas – o que implica também em deixar claro quem são as lideranças da empresa e o seu papel.
Nesse sentido, os benefícios de todas as empresas que constroem uma boa e estratégica estrutura organizacional são:
- Desenho de todos os cargos que cada área da empresa precisa agora e para sustentar o crescimento planejado (se for o caso);
- Deixa claro os caminhos de crescimento;
- Melhor organização interna das funções e diminuição de retrabalhos;
- Revisão dos salários e benefícios;
- Revisão do modelo de gestão, reuniões e envolvidos, melhorando o fluxo de comunicação e tomadas de decisão;
- Implantação da gestão de pessoas;
- Discriminação dos líderes e seus liderados, deixando claro “quem responde para quem”;
- Melhoria da gestão de tempo.
Mas para que tudo isso funcione, a empresa, os sócios e os líderes devem sair da zona de conforto e tirar o desenho do papel. Portanto, necessitam garantir a implantação da estrutura, conversando com cada membro da equipe, deixando claras as funções, responsabilidades e papel dentro da organização.
Tipos de estrutura organizacional
Existem diversos tipos de estruturas organizacionais. Cada uma delas tem seus principais objetivos, vantagens e desvantagens. O que é importante de se entender é que cada estrutura visa fomentar um tipo de ajustamento interno diferente e, por isso, a escolha do modelo de estrutura organizacional precisa de estudos prévios.
Nesse sentido, os tipos de estrutura organizacional se dividem em Clássicos, Modernos e “Novo Paradigma”. Veremos em seguida suas vantagens e desvantagens:
Linear
A estrutura linear, também conhecida por piramidal, é o formato mais clássico do qual se tem registro acadêmico. Por isso, é a estrutura mais antiga, surgida em antigos exércitos. É chamada piramidal pois o fluxo de informação/tomada de decisão acontece em formato de pirâmide. Ou seja, cada pessoa responde para a pessoa logo acima, sem haver sobreposição.
- Vantagens: Estrutura simples, comumente aceita na maioria das organizações, gera clareza para todos os níveis hierárquicos.
- Desvantagens: Estrutura engessada, tomada de decisão centralizada e lenta, pouquíssima independência nos diferentes níveis.
Funcional
A estrutura funcional foi primeiramente “criada” pelo engenheiro Jules Fayol, um dos grandes estudiosos da Teoria Clássica da Administração. Nessa estrutura, os recursos são organizados em departamentos. Enquanto isso, os departamentos são formados por pessoas com habilidades e conhecimentos semelhantes, e estas pessoas podem responder a diferentes gestores de acordo com a necessidade.
- Vantagens: Maior facilidade para comunicação intradepartamental. Níveis hierárquicos bem definidos, o que facilita o plano de carreira. Incentivo à especialização e aprofundamento.
- Desvantagens: Maior dificuldade para comunicação interdepartamental, possibilidade de sobreposição de lideranças e confusões, estabelecimento de prioridades mais complexas. Possibilidade de individualismo entre as áreas, falta de visão sistêmica. Além disso, há um nível de hierarquia mais rígida.
Matricial
Dentre as estruturas vistas como modernas é a considerada mais completa e evoluída. Isso porque combina características da estrutura funcional e produtos/projetos/clientes. A estrutura matricial mantém a especialização em linha, ou seja, por áreas, mas também traz o viés de projetos.
Na prática, isso faz com que cada pessoa tenha dois superiores: um de linha e outro de projeto. Em suma, o grande objetivo da estrutura matricial é satisfazer as necessidades de coordenação e especialização simultaneamente.
- Vantagens: Times multidisciplinares, tomada de decisão mais democrática e rápida, fomento à colaboração e cocriação. Maior controle de resultados, interdependência entre departamentos.
- Desvantagens: Abertura para geração de conflitos sobre lideranças, confusão a quem reportar. Margem para que haja problemas no processo de tomada de decisão, processo de fluxo de informação com maior complexidade.
Flatter
A estrutura flatter busca cortar camadas que não sejam necessárias na estrutura. Dessa forma, há uma comunicação mais direta e simples entre as pessoas. Existe o papel dos gerentes, mas seu grande objetivo é dar suporte às equipes. Um desafio dessa estrutura é a criação de um modelo que facilite a integração entre as áreas/divisões.
Flat
Nas organizações flat, não há nenhum tipo de diferenciação hierárquica. Dessa forma, não existem cargos de liderança, nem cargos previamente estabelecidos. Todos participam do processo decisório de forma igualitária.
Esse modelo trabalha com fortes bases na autogestão e auto ajustamento por parte dos colaboradores. Ou seja, as pessoas vão se organizando dentro da equipe de forma natural, se envolvendo com projetos pelos quais têm maior interesse e conhecimento.
Holocráticas
As organizações holocráticas são compostas por pessoas sem títulos de trabalho e podem desempenhar diferentes papéis dentro da organização. Assim, as equipes se organizam de forma autônoma e natural, de acordo com as aptidões, interesses e necessidades. As tomadas de decisão acontecem de forma descentralizada, há a promoção da inovação e agilidade.
Nesse sentido, os diferentes círculos executam diferentes tipos de tarefas. Por exemplo, os círculos superiores têm um papel de definição de estratégias, enquanto os mais abaixo são focados na execução. Um exemplo dessa estrutura é a Zappos.
Divisional
A estrutura divisional acontece quando a organização possui diferentes frentes de produção. Ou seja, há um agrupamento de acordo com um objetivo de produção comum. A organização é composta por divisões independentes e autônomas, responsáveis por um produto ou serviço específico.
- Vantagens: Independência e autonomia entre as divisões. Nível estratégico menos sobrecarregado. Atenção específica a cada produto/serviço.
- Desvantagens: Maior dificuldade no controle geral das divisões, margem para diferenças de padrão de qualidade, aumento de custos.
Por projetos
A estrutura por projetos tem grande foco no negócio e no cliente. Sendo assim, há equipes exclusivas por clientes ou projetos. Ainda que haja uma divisão clara entre os funcionários, não há um incentivo de estrutura para a especialização.
6 dicas para escolher o melhor tipo de estrutura organizacional
Escolher o melhor tipo de estrutura organizacional para sua empresa é uma tarefa necessária para auxiliar no bom funcionamento da mesma. Por isso, confira nossas dicas abaixo:
- Comece por um bom diagnóstico da situação e quais os objetivos com a reestruturação;
- Tenha um planejamento estratégico bem claro e desdobrado e garantir que a reestruturação seja compatível para o seu cumprimento;
- Defina, com clareza e penso, quais são os níveis de liderança necessários da empresa – estratégico, tático e operacional, por exemplo. Ou seja, quais líderes se envolvem com o que, quais são as funções e alçadas, entre outros;
- Se debruce na implantação, fazendo reuniões de alinhamento com cada membro, explicando as suas responsabilidades e revisando as funções, entender o tempo de adaptação necessário para o novo cargo, etc;
- Após reuniões com as lideranças e alinhamento das suas funções, apresente a nova estrutura em um evento, como se fosse uma convenção com todo o time. Afinal, esse é um grande marco, os membros valorizam a preocupação da empresa com as pessoas e é quando há muitas expectativas pelos novos caminhos abertos e claros dentro da estrutura da empresa.
- Não se prenda a um único tipo daqueles apresentado aqui. Pode-se – e é recomendado – pegar algumas características do modelo matriarcal e da estrutura por projetos, por exemplo, e fazer adaptações para o contexto da sua empresa.
Qual a diferença entre estrutura organizacional e departamentalização?
É bem comum confundir esses dois conceitos, mesmo que sejam bem diferentes. A estrutura organizacional compete a pessoas e recursos e como eles serão geridos. Enquanto isso, as departamentalizações mostram como os departamentos ou setores serão divididos. Isso pode variar de acordo com o foco e a perspectiva de clientes, seus projetos, seus produtos etc.
Qual a diferença entre estrutura organizacional e organograma?
Um organograma é a representação gráfica de uma estrutura organizacional e por isso causam confusões. Digamos que o organograma é apenas uma parte da estrutura organizacional, e esse é o documento que concentra todas as funções, as flexibilidades do modelo de negócio, definição de papéis, etc. Portanto, o que irá transformar a cultura interna, é toda a estrutura organizacional criada e pensada para a empresa e não o organograma desenhado e engavetado!
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