A temática de Gestão de Pessoas (e especialmente a prática de feedback) é um assunto bastante debatido e cheio de dúvidas para empreendedores e lideranças – e, ainda que existam várias teorias, na prática é sempre um assunto que gera insegurança em todos os momentos e níveis das empresas.
Importante reforçar que esse aspecto faz parte do terceiro nível de maturidade de gestão na Matriz 4CINCO – e, portanto, existem alguns passos anteriores que precisam ser percorridos para a empresa ter uma estrutura adequada para “vencer”, de fato, esse desafio de maturidade.
Para dar alguns exemplos, as funções de sócios e a estrutura de pessoas do negócio precisam estar adequadas para que o processo de feedback aconteça com maior fluidez e sem ruídos dentro da empresa. Se bem estruturado, o feedback tem um impacto direto e extremamente relevante para os resultados da empresa – garante o crescimento contínuo, melhor alocação de recursos e, ao mesmo tempo, melhora o clima e engajamento do time.
O que é feedback?
O processo de feedback nada mais é que trazer clareza para o colaborador sobre o que se espera sobre as funções dele. Podemos dividir em alguns objetivos específicos, como:
I) o que é necessário continuar fazendo;
II) o o que se pode continuar fazendo;
III) o que se deve parar de fazer.
O feedback é uma das práticas dentro da temática de “Gestão de Pessoas”, que você pode aprofundar melhor neste conteúdo.
Tipos de feedback
O feedback é uma ferramenta para melhorar a performance do colaborador e estimulá-lo a vencer os desafios do seu cargo. Com isso, entendemos que podemos dividir em dois grandes tipos: positivos e negativos.
Feedback positivo
O feedback positivo precisa estar vinculado sempre a função e desafio que a pessoa está exercendo dentro da Estrutura de Pessoas do negócio, e também não ir contra os valores e cultura da empresa. Ou seja, precisa ser coerente.
Nesse caso, precisamos garantir que o feedback positivo tenha impacto na multiplicação dessa habilidade e/ou conhecimento em toda organização. Esse é o grande segredo para garantir uma verdadeira organização que acumula conhecimento e, portanto, está sempre em crescimento.
Com isso, é muito importante deixar extremamente claro que o feedback vem para estimular que o colaborador tenha capacidade de impactar outras pessoas com as atividades que ele exerce com maestria, e que isso garante benefícios para todos na empresa.
Não basta apenas deixar claro o que a pessoa faz bem, mas sim o impacto que isso gera para o negócio como um todo.
Feedback negativo
O feedback negativo tem a mesma importância do positivo – precisamos sempre estar atentos à performance da equipe, e o feedback é a principal ferramenta para corrigir algum desalinhamento de expectativas.
Importante que o processo de feedback negativo (ou construtivo, como chamamos aqui na 4CINCO) seja completamente imparcial. Isto é, precisa estar embasado na cultura do negócio, estrutura de pessoas, responsabilidades e desafios que o colaborador está passando naquele momento.
Por exemplo, não podemos cobrar nenhuma função a mais que não esteja previamente descrita no Plano de Gente (ou plano de carreira) que a pessoa está inserida. O processo de feedback é sobre alinhamento de expectativas, e reforçar padrões e comportamentos que se espera do colaborador – por isso, sempre precisa estar pautado em algum contexto da empresa.
Feedback: exemplos
Uma boa dica para tangibilizar melhor o feedback é sempre trazer exemplos práticos. Ainda que o processo de feedback não tenha “regras”, podemos trazer alguns insumos para facilitar esse momento, como:
- Clareza: não tenha medo de falar o que precisa ser dito;
- Exemplos: sempre vincule o feedback (seja negativo, ou positivo) a algum exemplo específico. Se possível, mais de um!
- Expectativa: não basta trazer o exemplo do que não fazer, tenha sempre clareza sobre qual é o comportamento esperado, e o que o colaborador poderia ter feito diferente.
- Impacto: por fim, sempre reforce o impacto que aquele comportamento e/ou conhecimento tem na empresa. Isso ajuda a tangibilizar o processo de mudança.
Com esse roteiro, o próximo passo é garantir que o colaborador tenha capacidade de traçar o seu próprio plano de ação para corrigir os pontos traçados.
Como o feedback impulsiona o desenvolvimento organizacional?
O sucesso de qualquer empresa está vinculado ao alinhamento da sua equipe – seja para onde estamos indo, seja sobre aspectos culturais. É claro que, ainda que se tenham várias práticas de gestão para reforçar essa comunicação, é natural que com o crescimento do negócio esse alinhamento se torne cada vez mais difícil.
Nesse contexto, o feedback é uma ferramenta indispensável para garantir que sempre se tenham conversas sobre expectativas e próximos passos dos colaboradores – de forma a garantir não só o engajamento, mas também a execução daquilo que precisa ser feito.
Técnicas eficazes e cuidados para dar feedback
Na 4CINCO costumamos ter um roteiro para garantir que estejamos passando por todos os pontos importantes dessa conversa, inclusive ouvir o feedback do próprio colaborador, ou a sua auto-avaliação, sobre performance e momento da empresa.
Quando olhamos para um processo formal de feedback (diferente do orgânico e mais pontual), começamos sempre sobre a perspectiva do próprio colaborador, com algumas perguntas-chave, conforme exemplos abaixo:
Sugestões
- Como está sendo sua rotina? Você está conseguindo seguir uma?
- Quais são os maiores desafios que tem passado ultimamente?
- O que mais tem sido difícil?
- O que motiva você a trabalhar todos os dias?
- O que você mais tem gostado de fazer por aqui?
- Quais habilidades você gostaria de desenvolver agora?
- Existe algo que eu possa colaborar no seu desenvolvimento?
Em muitos casos, as próprias respostas já vão ser insumos importantes para tratar o feedback na sequência. Isso ajuda a trazer a conversa para perspectivas mais semelhantes de ambas as partes – líder e liderado.
O processo de feedback está intimamente ligado ao processo de Treinamento e Desenvolvimento de Pessoas, então não basta apenas “comunicar”, e sim garantir que o colaborador tenha de fato entendido e internalizado os pontos trazidos. Nesse caso, ouvir antes de falar costuma ser uma boa dica para tornar a conversa mais fluida e prática.
Além disso, não esqueça sempre de fazer fechamentos e estimular mudanças tangíveis a partir do feedback. Aqui na 4CINCO costumamos reforçar que um bom feedback precisa garantir:
I) contexto (não ser pessoalizado, e sim conectado ao contexto da pessoa e da empresa),
II) autonomia (o colaborador ter autonomia para promover as próprias mudanças),
III) esforço individual (o colaborador ter genuinamente a motivação de fazer diferente, passando especialmente pelo esforço individual dele e isso estar vinculado ao ponto chave da conversa).
A arte de receber feedback: o que fazer com essas informações?
Quando recebemos o feedabck – e aqui importante reforçar que, independente da posição de liderança que você se encontra na empresa, não receber feedbacks pode ser um mal sinal – precisamos também ser treinados a como reagir. Estar aberto a receber feedbacks é um ponto essencial para uma boa relação na equipe.
Como implementar um sistema de feedback contínuo
Na 4CINCO temos implementado um processo de 1:1 mensal com todos os níveis dos nossos colaboradores – desde o estagiário, até o gerente. Todos recebem feedback mensalmente nesses momentos, e garantem também que a expectativa de comportamento e resultado estejam alinhadas para o próximo ciclo.
O 1:1 está totalmente vinculado ao PDI, outra ferramenta de gestão de pessoas que estimula o desenvolvimento da equipe. Ou seja, o 1:1 não só traz a pauta para atualizar e entender se o PDI está trazendo resultados práticos, como também pontua feedbacks dos últimos 30 dias para discussão e alinhamento do que precisa ser feito nos próximos 30.O feedback é um processo contínuo e pauta o desenvolvimento de carreira do colaborador. Não usamos o 1:1 para alinhamento da pauta do trabalho (ponto importante!), e sim para entender os desafios e lacunas de execução das funções que a pessoa está exercendo hoje e o caminho para atingir essas mudanças necessárias para o próximo passo do colaborador.
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