O fluxograma de processo é um importante aliado da gestão de qualquer empresa. Por meio de símbolos gráficos, essa ferramenta possibilita o registro visual do fluxo de um processo e o detalhamento das diferentes atividades relacionadas a ele.
Assim, se construído da maneira correta, se torna um facilitador do trabalho e um mecanismo inerente ao time. A seguir, você entenderá a importância e os benefícios dessa ferramenta e aprenderá a construir um fluxograma eficiente para a sua empresa, bem como evitar erros comuns que podem atrapalhar seu bom resultado.
O que é fluxograma de processo?
Fluxograma de processo é uma ferramenta de qualidade capaz de descrever todas as etapas necessárias para a conclusão de um processo. Assim, o foco não é diretamente nos impactos do projeto, mas sim na sua implementação e no sequenciamento das suas etapas.
A fim de representar esse fluxo entre a primeira e última etapas do processo de maneira visual, o fluxograma utiliza de diferentes símbolos e representações gráficas. Sendo assim, os dispõe de maneira a criar um “mapa mental“, facilitando sua visualização e seu entendimento.
Dessa forma, o fluxograma de processo é um mecanismo de documentação de processos importante para a organização de toda a empresa. De um lado, é um recurso estratégico para a gestão, no que diz respeito a controle e gerenciamento de projetos. De outro, principalmente para as equipes operacionais, é a ferramenta responsável por esclarecer as prioridades e responsabilidades dos colaboradores.
Para que serve um fluxograma de processo?
Como visto, o fluxograma possibilita ordenar e detalhar as etapas de um processo e definir os caminhos a serem seguidos de forma visual e objetiva. Sendo assim, é uma ferramenta útil para todas as partes de uma empresa.
Em termos de operação, um fluxograma de processo claro facilita a visualização de continuidade de tarefas e responsabilidades por parte dos colaboradores. Dessa forma, permite que eles mensurem as etapas do processo em que se encontram e tenham nitidez quanto às suas entregas ou até mesmo a quem recorrer caso necessário.
Sendo assim, o fluxograma pode também atuar como base de crescimento e qualidade de trabalho dos colaboradores, uma vez que permite a otimização do tempo e instiga a autonomia. Ao mesmo passo, a definição de um fluxo de processo é vantajoso para toda a empresa por permitir que diferentes atividades continuem sendo executadas independentemente de mudanças no organograma.
Já em termos de gestão, essa ferramenta atua tanto como um instrumento de gerenciamento, como de análise. Ao dispor todas as etapas em conjunto, o fluxograma possibilita uma visão sistêmica e estratégica de todo o processo, permitindo que gestores identifiquem com maior agilidade os padrões de trabalho e as necessidades de insumos em determinados momentos.
Qual a importância de um fluxograma de processo?
Um fluxograma bem desenvolvido oferece oportunidades contínuas de melhorias para a empresa. Sem uma visão geral dos processos, é difícil fazer uma análise crítica assertiva e, consequentemente, tomar as decisões estratégicas mais adequadas para o momento da empresa.
Essa ferramenta permite, então, a identificação dos principais gargalos de produtividade e pontos frágeis do processo. Consequentemente, compreende-se quais etapas merecem maior atenção (por apresentarem maior grau de risco ou serem prioridades) e aquelas que podem ser repensadas, retiradas ou até mesmo incluídas na metodologia.
Ainda, além de ser um recurso para a otimização de atividades, o fluxograma de processo também comporta fluxos de informação. Isto é, ao documentar todos os ciclos de um processo, ele atua diretamente na gestão de conhecimento adquirido, necessário e aplicado em determinado ponto. Dessa forma, sem uma ferramenta desse caráter, corre-se o risco de perder registros importantes, como histórico e experiências de aprendizado durante os processos.
Tipos de fluxograma de processo
Existem três tipos principais de fluxograma de processo, cada um com sua finalidade e particularidade, mas mantendo a devida funcionalidade da ferramenta. Veja a seguir:
Fluxograma de processo linear
O fluxograma linear preza por uma visão mais simplificada do processo, apresentando onde ele começa, termina e os momentos de atividade (com seus respectivos passo-a-passo) e tomada de decisão. É o mais simples e prático de ser construído, sendo muito útil para momentos de diagnóstico e brainstorming.
Exemplo de fluxograma de processo linear – Imagem retirada de Zeev.it
Fluxograma de processo funcional
Já o fluxograma funcional segue a mesma lógica do fluxograma linear, mas acrescenta ainda a visão do responsável pela execução de cada etapa, seja ele um departamento, uma equipe ou um colaborador.
Para isso, são utilizadas as chamadas “raias”, elementos gráficos que englobam diferentes atividades (como uma espécie de container) e sinalizam seus envolvidos. Na imagem abaixo é possível perceber essas segmentações.
Exemplo de fluxograma de processo funcional – Imagem retirada de Zeev.it
Fluxograma de processo vertical
Esse tipo de fluxograma, também conhecido como “diagrama de processo”, segue uma estrutura diferente dos citados anteriormente, mas a lógica é semelhante.
Nesse caso, ele pode ser pensado como uma tabela na qual os símbolos, as descrições e os responsáveis são dispostos verticalmente em colunas. O fluxo entre as etapas, por sua vez, se dá entre as linhas da tabela e é representado por um traço que conecta o início ao fim do diagrama, passando pelas diferentes atividades.
Exemplo de fluxograma de processo vertical – Imagem retirada de Zeev.it
Entenda o que são os símbolos usados em um fluxograma de processo
Existem, ao todo, em torno de 30 símbolos que podem ser utilizados em um fluxograma. A seguir, foram trazidos os principais que são base para o desenho de qualquer processo:
Início/fim
O símbolo acima demarca as etapas em que um processo é iniciado (geralmente com a entrada de alguma demanda ou informação) ou finalizado (quando um resultado é entregue).
Processo
As etapas de processo são representadas por retângulos, identificando as atividades a serem executadas e a ordem em que devem ser desempenhadas, sendo importante a conexão correta entre elas. Por esse motivo, é interessante utilizar verbos no infinitivo no título da etapa, explicitando que trata-se de um momento de ação.
Decisão
Losangos demarcam etapas em que o fluxo pode adotar dois ou mais caminhos diferentes, e por isso é importante que seja tomada uma decisão. Geralmente, o processo de decisão é acompanhado de uma pergunta com resposta objetiva (sim ou não).
Processo pré-definido
O símbolo acima indica que a etapa em questão já foi pré-definida em outro fluxograma, e por isso não é necessário representá-lo novamente. Em alguns casos, processos pré-definidos são tratados como “subprocessos”.
Operação manual
A figura do trapézio sinaliza tarefas manuais dentro do fluxo do processo. Em casos específicos, pode referir-se a maquinários não automatizados que necessitam de intervenção/esforço manual pontualmente.
Espera
Como o nome sugere, indica momentos em que são necessários tempos de espera durante o fluxo, na maioria dos casos por depender de algum fator externo ao processo.
Documento
Esse símbolo indica etapas do processo em que são gerados documentos, podendo ser, por exemplo, relatórios, quando se trata de uma operação, ou propostas/contratos, se tratando de um processo comercial.
Conector
A figura do círculo é usada com a finalidade de conectar pontos do fluxo, principalmente quando estes se encontram distantes um do outro. Sua utilização evita que fluxogramas com várias conexões entre etapas não se tornem poluídos visualmente e, consequentemente, de difícil compreensão.
Fluxo de linha
Por fim, a seta de fluxo indica a direção e o sentido a serem percorridos entre as etapas do processo, sendo um conector essencial para a eficiência do fluxograma e dando funcionalidade à ferramenta.
6 ferramentas de criação do fluxograma de processo para conhecer
Existem inúmeras ferramentas que possibilitam a criação de um fluxograma de processo. Confira 6 delas a seguir:
Zeev.it
O Zeev.it é um software low-code que transforma fluxogramas em workflows automatizados. Um low-code oferece a possibilidade de acelerar a criação de soluções a partir de moldes pré definidos, sendo possível incorporar customizações. Sendo assim, o Zeev.it permite o desenvolvimento de fluxogramas incorporados a aplicativos, oferecendo soluções de forma rápida e acessível.
Lucidchart
O Lucidchart é uma ferramenta online de criação de recursos visuais que permite que você não só desenhe e edite um fluxograma, mas também compartilhe-o com mais pessoas. Assim, é essencial para o envolvimento da equipe na construção, além de disponibilizar a integração com outros aplicativos.
Draw.io
O Draw.io se comporta como um “quadro branco” online, apresentando uma interface intuitiva e a fácil construção de um fluxograma. Aqui, existe já de início um olhar para o local de armazenamento do seu projeto, garantindo que ele possa ser acessado posteriormente.
Giffly
O Giffly é uma plataforma para desenho de mapas mentais, se enquadrando bem na criação de fluxogramas e no armazenamento em nuvem. Assim como os acima, o fluxograma pode ser exportado em diferentes formatos, como PNG, JPEG e SVG.
Microsoft PowerPoint
O PowerPoint, apesar de não ser uma ferramenta exclusiva para criação de fluxogramas, permite desenhá-lo muito bem. Com variada disponibilidade de símbolos, é possível identificar todas as etapas do processo e fazer várias versões do fluxo.
Outros programas de criação de apresentações, como Canva e Google Apresentações, por exemplo, também cumprem a função.
Ferramentas manuais
Além das ferramentas digitais, ferramentas tradicionais são sempre úteis na construção de um fluxograma. Papel e caneta, post-its e quadros brancos são algumas das ferramentas manuais que podem ser utilizadas no desenho do fluxo, facilitando o brainstorming e permitindo a participação de toda a equipe.
Exemplos de fluxograma de processo
Como trazido inicialmente, o fluxograma de processo é uma ferramenta com uma aplicabilidade muito ampla. A seguir está um exemplo de fluxograma linear desenvolvido aqui na 4CINCO para uma empresa de produtos avícolas.
O objetivo do fluxograma acima foi facilitar a compreensão do processo de produção da empresa. Existiam pontos de tomada de decisão essenciais e por isso era necessário visualizar os rumos que o processo poderia seguir. É perceptível, também, que se trata de um fluxograma linear, uma vez que não constam os responsáveis por cada etapa, isto é, não existem raias.
Sendo assim, é possível enxergar que, apesar de se tratar de um processo bastante específico e com variáveis importantes, o fluxograma permite apresentá-lo de forma simples, clara e objetiva. O uso dos símbolos corretos e das cores para classificar as etapas ajuda na visualização e no entendimento do fluxo, e permite avançar para a análise estratégica do ciclo de produção.
3 dicas de como fazer fluxograma de processo
Como visto, o fluxograma é um importante recurso da gestão de uma empresa. Entretanto, é importante que ele seja construído da maneira correta para que tenha sua funcionalidade explorada ao máximo. Para isso, confira 3 dicas essenciais para a construção de um fluxograma de processos de qualidade:
Explore o processo
O primeiro passo para a construção de um fluxograma é mapear o processo atual e entender qual o seu passo-a-passo, identificando suas etapas inicial e final.
Além da importância de entender o que inicia o fluxo, é interessante explorar o que o sustenta, isto é, quais as naturezas, limitações e os insumos necessários de cada etapa. A partir disso, elencá-las conforme as classificações apresentadas nos parágrafos anteriores (processo, decisão, operação, e por assim adiante).
Ainda, é importantíssimo garantir que toda etapa tenha sua respectiva continuidade clara, sem esclarecimento de qual fim ela está seguindo.
Envolva a equipe
Para que o fluxograma represente a verdadeira lógica do processo, é muito importante que sua construção envolva aqueles que giram o processo constantemente.
Por esse motivo, é altamente recomendável a participação da equipe em sua construção, já que as experiências dos colaboradores colaboram para a coleta de informações relevantes e o detalhamento mais preciso e fidedigno das etapas.
Torne-o prático e objetivo
Vale ressaltar que o ponto vital de um fluxograma é ser compreensível e capaz de potencializar a agilidade na tomada de decisões. Sendo assim, prezar por um fluxograma simples, flexível e que tenha uma formatação clara e objetiva garante a utilidade da ferramenta.
Uma boa prática para torná-lo mais padronizado e harmonioso é manter os ícones das etapas sempre do mesmo tamanho, atribuindo diferentes cores para cada tipo.
4 erros comuns ao fazer um fluxograma de processo
Além de boas práticas, é importante ressaltar quais erros devem ser evitados durante a construção de um fluxograma. Veja 4 deles a seguir:
- Não envolver equipe na construção ou não apresentar/confirmar processos com os colaboradores, podendo estar baseando o fluxo em um olhar míope;
- Não classificar as etapas, tratando-as todas como processos e deixando de dar atenção para pontos importantes como tomada de decisões, geração de documentos, entre outros;
- Não adotar critérios padrão na estruturação visual (formas, coloração, sequências aleatórias), dando espaço para um fluxograma poluído e confuso;
- Não delimitar o fluxo, deixando de apresentar com clareza o início e o fim do sequenciamento de etapas, consequentemente instaurando ciclos infinitos e sem solução dentro do processo.
Portanto, o fluxograma de processo é um importante aliado à gestão de uma empresa. Além disso, caso o seu problema seja a falta de estratégia, temos a solução bem aqui!