Diariamente, gestores e líderes precisam de uma tomada de decisão que impactam na eficiência de seus negócios. Essas decisões fazem parte da rotina empresarial e são de suma importância para solucionar problemas e desenvolver novos métodos de gestão.
Portanto, neste artigo, abordaremos as principais características dessa tomada de decisão, suas etapas e dicas para aplicá-la da melhor maneira possível.
O que é tomada de decisão?
A tomada de decisão é a escolha de uma ação feita pelo indivíduo frente a outras alternativas, visando a resolução de um impasse ou problema. Além disso, é uma oportunidade para entender possibilidades de ações, compreender cenários alternativos, prever e medir resultados.
Assim, o processo de tomar uma decisão dentro da empresa pode definir o rumo estratégico a ser seguido, possíveis consequências e otimizar processos. Dessa forma, entender as melhores práticas que envolvem tomar uma decisão pode tornar mais eficaz as escolhas feitas diariamente por líderes e gestores.
Assim, ter conhecimento para tomar uma decisão seguindo passos lógicos pode garantir melhores resultados dentro do esperado para sua empresa.
A tomada de decisão é essencial para garantir uma gestão estratégica na empresa, já que é a partir dela que conseguimos atingir metas, otimizar processos e alcançar melhores resultados.
Por fim, uma tomada de decisão bem embasada pode garantir maior assertividade e enfatizar a necessidade de mudanças internas (como padrões processuais e metodologia de gestão) antes não apontadas.
Tipos de tomada de decisão
É importante entender como tomar a decisão e que tipo vamos usar nesse processo. A tomada de decisão pode ser de três tipos: Racional, intuitivo e baseada em valores.
Assim, o tipo racional vai consistir em usar a lógica para escolher o que seguir, logo, vamos comparar e calcular para pesar decidir. Nesse caso, o líder possui mais confiança na sua escolha e os riscos associados a essa decisão são menores.
Enquanto isso, o tipo intuitivo é uma decisão tomada com base na intuição, gosto e experiências pessoais do gestor sem se basear em comparações e outras alternativas.
Por fim, temos a decisão baseada em valores, que utiliza da bússola moral do gestor de forma a influenciar, através da sua percepção do que é certo ou errado, o seu processo decisório.
O gestor que toma a decisão deve ter em mente, portanto, que é importante saber pesar seus valores, experiências pessoais e fatos dentro do processo decisório, de forma a não ignorar por completo nenhum tipo e buscar sempre por um entendimento amplo da situação antes de tomar sua decisão.
6 etapas do processo de tomada de decisão
O processo de tomada de decisão possui 6 etapas principais: Identificação do Problema, Coleta de informações, Possíveis soluções, Diagnóstico, Ação e Controle da Decisão.
Etapa 1: Identificação do Problema
A tomada de decisão surge com o intuito de solucionar um problema, assim, é importante entender:
- Qual problema estamos enfrentando;
- Que tipo de problema;
- É um problema que já foi enfrentado anteriormente ou é um problema excepcional? Podemos identificar um padrão de conduta que está associado a ele?
- Quais processos estão permitindo que esse problema aconteça;
- As causas do problema são importantes e nos ajudam a entender melhor sobre possíveis caminhos para a solução.
Assim, entendendo essas três perguntas centrais, conseguimos identificar os principais pontos de atenção que envolvem o problema pontuado. Além disso, é possível entender pontos de melhoria nos processos que levam ao problema, de forma a evitar uma solução superficial que só lide com o problema em si e não se atente a suas causas.
Etapa 2: Coleta de Informações
Nesta etapa, vamos reunir informações sobre a situação enfrentada. Essas informações podem ser quantitativas – como taxas de crescimento, número de conversão, dados de retenção de pessoas –, ou qualitativas – como pesquisa de satisfação e entrevistas.
Nesses casos, é importante entender como o problema está afetando sua empresa, se já havia afetado antes, buscar possíveis casos que esse problema se repetiu em outras empresas ou no mercado e possíveis maneiras de lidar com essa situação.
Muitas vezes, os problemas que enfrentamos diariamente possuem histórico e diversas informações sobre como mediar seus efeitos, utilize a pesquisa como sua aliada.
Dessa forma, comparar as informações que encontramos com a situação na nossa frente é uma importante parte dessa etapa, nos permite entender possíveis cenários alternativos da situação que nos encontramos e nos localizar frente possíveis padrões externos que envolvam a ocorrência do mesmo problema.
Por exemplo, se estamos lidando com um problema de baixa retenção de pessoas e pesquisamos um pouco sobre o comportamento do mercado, podemos notar se o que acontece internamente na minha empresa está acompanhando o mercado externo (identificamos um padrão ou não), essa comparação nos ajuda a entender o nível de complexidade do nosso problema.
Etapa 3: Ponderar soluções
Muito provavelmente, após a pesquisa de dados e a identificação do problema, surgirão alternativas para a solução do problema. Assim, é importante nesta etapa ponderar diferentes cenários, entendendo os prós e contras de cada alternativa. Há alguns métodos de avaliar essas opções:
- Esse método permite entender visualmente potenciais resultados, custos e consequência da decisão tomada, assim comparando esses resultados esperados entre decisões, podemos fazer uma escolha.
- Matriz de decisão
- Essa ferramenta permite comparar características semelhantes de casa decisão ao atribuir valores e pesos a cada característica em uma matriz. Por exemplo, em um cenário hipotético, estou em dúvida entre dois sistemas de gestão para minha empresa e para nós faz sentido comparar custo e satisfação entre os dois. Assim, primeiro atribuo pesos para cada característica de acordo com a importância que dou, se eu prezo por uma satisfação maior que o custo, dou peso 5 para satisfação e 3 para custo.
- Nessa análise, podemos compreender forças, fraquezas, oportunidades e ameaças que cada decisão traz e compará-las.
Através desses e outros métodos o mais importante é que fique claro as principais consequências de cada decisão e o comparativo entre elas. Pontua-se que há a opção de uma decisão envolvendo múltiplas ações, isto é, a solução pode abranger mais de uma alternativa se for o caso, de forma a compilar mais benefícios e menos riscos.
Etapa 4: Diagnóstico
Com a decisão tomada, se torna necessário o entendimento dos principais objetivos que queremos alcançar através da ação tomada, visando a estruturação de um plano de ação para que a decisão possa ser concretizada. Para que o plano de ação fique claro e estratégico é necessário a definição do:
- O problema;
- Suas causas;
- Decisão escolhida;
- Pontos estratégicos (que partes da estratégia do negócio serão atingidos através da decisão tomada?);
- Objetivos da decisão
Dessa forma, mapearemos os principais pontos que possibilitam a concretização do projeto e definiremos a base para o plano de ação. Por exemplo, como gestor queremos mudar a plataforma de gestão da empresa, logo, teremos:
- Problema = Desorganização dos processos e os colaboradores têm dificuldade em entender de forma compilada suas tarefas e prazos.
- Causa = Não há um sistema comum implementado.
- Decisão = Contratamos a plataforma X.
- Pontos estratégicos = Ter uma equipe eficiente e ágil.
- Objetivos = Melhorar o workflow da empresa e ter mais tarefas cumpridas dentro do prazo.
Etapa 5: Ação
Entendendo os pontos de atenção que envolvem a decisão tomada e os objetivos esperados, partimos para a criação de um plano de ação.
Assim, nesta etapa, definiremos quais etapas/ tarefas serão necessárias para implementar a decisão tomada, prazos, responsáveis por cada etapa e a metodologia de aplicação.
Entender também quais metas estratégicas da decisão tomada podem ser alcançadas é crucial. Seguindo o exemplo citado anteriormente, teríamos como possíveis tarefas:
| Tarefa | Responsável | Prazo | Metodologia |
| Implementação da plataforma | Gerente X | xx/xx/xxxx | Instalar a plataforma em todos os computadores da empresa |
| Treinamento dos profissionais | Gerente Y | xx/xx/xxxx | Criar um workshop onde todos os colaboradores receberão treinamento sobre como utilizar a plataforma corretamente |
| Organização das tarefas | Colaborador X | xx/xx/xxxx | Cada colaborador irá se unir ao seu líder e organizar suas tarefas na nova plataforma |
Etapa 6: Medir a decisão
Aqui é importante compilar os indicadores que precisaremos controlar para entender os resultados da decisão, se foram resultados efetivos, isto é, alcançamos nossos objetivos, ou oportunidades de aprendizado.
Assim, controlar esses indicadores é entender seu andamento, comparar com a expectativa esperada, analisar se está impactando negativamente ou positivamente e criar relatórios de análises. E assim, poder entender se a estratégia escolhida foi a melhor opção e possíveis possibilidades de mudança.
Um exemplo de indicador é medir a quantidade de tarefas cumpridas dentro do prazo melhorou com a aplicação da nova ferramenta de gestão ou aplicar uma pesquisa de satisfação com os colaboradores para entender se a ferramenta melhorou de fato a comunicação interna.
Como melhorar a tomada de decisão?
É muito importante basear a implementação do plano de ação no entendimento da pessoa responsável por aplicar essa decisão, quando e como aplicar. Entender esses aspectos dentro da tomada de decisão é importante como forma de estruturar um possível projeto que inclua esse processo decisório.
A utilização de ferramentas de gestão e organização podem ser usadas como aliadas na busca por resultados mais efetivos, criando um projeto para que a decisão possa ser implementada e acompanhada surge também uma oportunidade para criar processos dentro da empresa como forma de evitar que esses tipos de erro se repitam novamente.
Outro ponto importante é saber quando abandonar a decisão, por conta de mudanças no contexto ou falhas de resultados, é importante manter uma mente aberta para possíveis mudanças que possam surgir.
Por fim, entender quais são os comprometimentos corretos a serem feitos para a aplicação da decisão, o que podemos abrir mão ou não é essencial para a estruturação de um plano mais eficiente. Não adianta tomar uma decisão frente a um padrão de processos errados e não mudar a mentalidade que possibilitou esse padrão.
Veja como o planejamento tático impacta a tomada de decisão de uma empresa