O plano de ação é uma das ferramentas mais eficientes e interessantes para o acompanhamento de resultados. Neste post, falaremos sobre como fazer um plano de ação pelo método da 4CINCO, seus objetivos e aplicabilidade.
O que é um plano de ação?
Nós costumamos diferenciar problemas “ruins” de “problemas bons” quando estamos falando de gestão, sendo os bons aqueles desafios que vão impactar positivamente no crescimento do negócio quando resolvidos. Assim, se existem problemas que podem impactar em melhorias, são problemas estratégicos e, portanto, só serão resolvidos com planos de ação.
A criação de um projeto, ou plano de ação, é diferente de uma tarefa isolada. O projeto parte de uma concepção de objetivo, escopo, prazo e envolvidos que garantem maior clareza para o que precisa ser executado.
Acompanhe a seguir o passo a passo para a construção de planos de ação conforme o método 4CINCO.
Quais os benefícios de fazer um plano de ação?
Antes de qualquer coisa, é importante que você entenda os principais benefícios de se elaborar um plano de ação:
- Clareza sobre o problema principal a ser resolvido: garante que todos os envolvidos compreendam exatamente qual é o problema ou desafio que o plano de ação se propõe a resolver. Uma definição clara do problema ajuda a focar os esforços e recursos no que é mais crítico, evitando desvios e esforços desnecessários. Isso inclui a identificação das causas raízes do problema e a compreensão de como ele afeta a organização.
- Clareza sobre o impacto da resolução desse problema na estratégia do negócio: envolve avaliar o impacto positivo que a solução do problema terá em áreas como crescimento de receita, redução de custos, melhoria da satisfação do cliente, inovação, entre outros. Isso ajuda a priorizar projetos de acordo com seu alinhamento estratégico.
- Resultados esperados e quais indicadores da empresa serão impactados pelo projeto: permite mensurar o sucesso do projeto. Essa definição inclui estabelecer metas quantificáveis e qualitativas que podem ser claramente monitoradas e avaliadas, proporcionando uma maneira objetiva de verificar o progresso do plano de ação.
- Limitar e definir prazos e responsáveis: fundamental para o gerenciamento do plano de ação. Facilita a comunicação e mantém a equipe com clareza de quem tem que fazer o quê e até quando.
- Garantir que o escopo seja gerido por um responsável para o cumprimento do resultado esperado: assegura que apenas as atividades necessárias sejam incluídas e que qualquer alteração no escopo seja cuidadosamente avaliada quanto aos seus impactos nos objetivos e recursos do projeto. Isso ajuda a garantir que o projeto atenda aos resultados esperados sem exceder os custos ou prazos previstos.
Em suma, um plano de ação bem estruturado deve assegurar que todos os envolvidos compreendam os desafios a serem enfrentados e os impactos de suas resoluções.
Entenda a importância de ter um plano de ação
Um plano de ação não é apenas um documento ou uma lista de atividades a serem cumpridas; é uma ferramenta estratégica relevante para qualquer empresa que aspire ao crescimento e à melhoria contínua. Ele serve como um roteiro detalhado que orienta a empresa desde a identificação de problemas até a implementação de soluções, garantindo que todos os esforços estejam alinhados com os objetivos estratégicos do negócio.
Por que é essencial?
- Direcionamento claro: Um plano de ação bem elaborado fornece direção e foco, delineando as etapas específicas que a equipe deve seguir, o que reduz a incerteza e aumenta a eficiência.
- Responsabilização: Ele estabelece responsabilidades claras, prazos e metas, o que ajuda a garantir que cada membro da equipe saiba o que é esperado dele e quando.
- Medição de progresso e sucesso: Com um plano de ação, a empresa pode monitorar seu progresso em direção aos objetivos e fazer ajustes conforme necessário, garantindo uma adaptação ágil a novas informações ou mudanças no ambiente de mercado.
Dicas de como fazer um plano de ação
Na 4CINCO, nós temos um método e um framework próprios (abaixo) para elaboração de um plano de ação que consiste em etapas bem definidas:
1. Identificação do problema:
O primeiro passo é identificar o problema que queremos resolver. Muitas vezes, o problema não está claro para o cliente, então desdobramos o problema em várias perguntas para, de fato, chegarmos na causa-raiz. Nesta fase inicial é importante ter clareza se o que precisa ser resolvido está relacionado a um marco estratégico da empresa, a um problema estratégico, ou ambos. Caso contrário, ele não é necessariamente urgente e importante!
2. Definição dos desafios e objetivos:
Após entender o problema, definimos os desafios específicos e estabelecemos objetivos claros e mensuráveis. Por exemplo, o objetivo pode ser reduzir a taxa de churn em 25% no próximo ano.
3. Resultados esperados e indicadores de sucesso:
Elucidamos o que sucesso significa para esse plano, como a melhoria na satisfação do cliente medida através de scores de NPS (Net Promoter Score), ou impacto direto no faturamento pela redução do churn.
4. Escopo do plano de ação:
Determinamos o que será incluído no plano e o que está fora de seu escopo. Por exemplo, o plano pode incluir a implementação de um novo programa de onboarding de clientes, mas não abranger mudanças no produto existente.
5. Marcos do plano de ação:
Estabelecemos marcos claros, como a finalização do novo programa de onboarding dentro de três meses, para garantir que estamos no caminho certo.
6. Orçamento:
Avaliamos se o plano de ação terá investimento ou não para ser executado.
7. Controle e Sprints Periódicos:
Para o controle e acompanhamento do plano de ação, são realizados sprints quinzenais. Os sprints permitem que as equipes trabalhem de maneira concentrada e iterativa, com o objetivo de desenvolver o plano de forma eficaz e em intervalos regulares.
8. Avaliação Contínua e Melhoria:
A avaliação contínua e a melhoria são componentes críticos de qualquer plano de ação eficaz. Envolvem a revisão sistemática dos resultados e processos para identificar áreas de aprimoramento e garantir que o plano permaneça alinhado com os objetivos estratégicos.
Exemplo Prático de Plano de Ação:
Contexto: Uma empresa de tecnologia enfrenta um aumento na taxa de rotatividade de funcionários, especialmente em seu departamento de desenvolvimento de software. O objetivo é reduzir essa rotatividade em 20% no próximo ano fiscal.
Identificação do Problema: Através de entrevistas e pesquisas internas, identificamos que a principal causa da alta rotatividade era a insatisfação com as oportunidades de desenvolvimento profissional e treinamento.
Definição dos Desafios e Objetivos:
- Desafio: Melhorar as oportunidades de desenvolvimento profissional e treinamento.
- Objetivo: Implementar um novo programa de treinamento e desenvolvimento que atenda às necessidades e expectativas dos funcionários em seis meses.
Resultados esperados e Indicadores de sucesso:
- Resultado esperado: Redução na taxa de rotatividade e aumento na satisfação dos funcionários, medidos através de pesquisas de engajamento e entrevistas de saída.
- Indicadores de sucesso: Redução de 20% na rotatividade anual e melhoria de 30% na pontuação de satisfação em pesquisas internas.
Escopo do Plano de Ação:
- Inclusão de uma série de workshops e sessões de treinamento em habilidades técnicas e soft skills.
- Parcerias com instituições de ensino para cursos externos subsidiados.
- Exclusão de revisões salariais como parte deste plano.
Marcos do Plano de Ação:
- Mês 1-2: Desenvolvimento do currículo do programa de treinamento.
- Mês 3: Lançamento do programa piloto.
- Mês 6: Avaliação do programa e ajustes baseados no feedback.
Avaliação contínua e melhoria:
- Monitoramento contínuo do engajamento dos funcionários e ajustes no programa conforme necessário para garantir que os objetivos sejam atendidos.
Uso do PDCA no plano de ação
Existem diversas metodologias para a gestão de um plano de ação em um ambiente empresarial. Um dos mais conhecidos e eficazes, usado pela 4CINCO, é o PDCA.
PDCA é uma sigla para Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Verificar) e Act (Aprender). O ciclo do PDCA é especialmente eficaz para gerenciar planos de ação empresariais e solucionar problemas que não são imediatamente aparentes.
- Plan (Planejar): Esta fase serve como a fundação do ciclo. Aqui, a estratégia é definida, envolvendo a análise de informações detalhadas para estabelecer metas claras e objetivos alcançáveis. O planejamento envolve a definição do que precisa ser feito e o porquê, garantindo que todos os passos seguintes sejam informados por uma compreensão profunda das necessidades da empresa. Essa etapa é responsável por definir quais planos de ação devem ser priorizados, e a conceção dos mesmos.
- Do (Fazer): Após o planejamento, a implementação das ações é iniciada. Durante esta fase, é vital manter uma documentação rigorosa de todas as atividades e resultados. Isso inclui tanto os sucessos quanto os desafios encontrados, proporcionando dados valiosos que alimentarão a próxima etapa do ciclo.
- Check (Verificar): Nesta etapa, avalia-se o que foi realizado até então. É o momento de verificar os resultados obtidos em comparação com os objetivos estabelecidos inicialmente. A análise é feita para medir o sucesso e identificar desvios e áreas que necessitam de ajuste.
- Act (Aprender): Por fim, esta fase permite à empresa refletir sobre os resultados e as lições aprendidas. Dependendo dos resultados, pode-se decidir se os processos serão padronizados e implementados em uma escala maior, ou se ajustes são necessários. Esta etapa promove a melhoria contínua e ajuda a preparar o terreno para o próximo ciclo de PDCA.
O PDCA só ajuda as organizações a solucionar problemas de forma estruturada e promove uma cultura de melhoria contínua. Ao repetir regularmente o ciclo, as empresas podem adaptar-se de maneira mais eficaz às mudanças no ambiente de negócios, melhorando a eficiência operacional e a satisfação do cliente.
Fazendo a conexão com o planejamento estratégico, o mesmo precisa ser desdobrado em planos de ação para sair do papel. Por isso, não deixa de conferir: Planejamento Tático