Em qualquer negócio, a gestão de processos é um ponto chave para manter a empresa competitiva e garantir que suas atividades estejam gerando resultados de qualidade.
Ter os processos e recursos alinhados à estratégia da empresa, já é um grande ganho para qualquer organização.
Para isso, iremos abordar para que serve a gestão de processos, quais seus benefícios e como implementá-la de maneira prática na sua empresa.
O que é gestão de processos?
Gestão de processos são as práticas que buscam otimizar e melhorar os processos, de ponta a ponta, dentro de uma empresa, de modo a garantir que seus resultados sejam ainda melhores.
Assim, ela corresponde ao estudo e organização do fluxo de trabalho de uma empresa, passando por todo o conjunto de atividades necessárias para realizar os processos envolvidos.
A gestão de processos analisa os negócios através do entendimento do fluxograma do que acontece na empresa, para então conseguir controlá-los e otimizar seus resultados.
Além disso, a gestão de processos faz com que a empresa consiga gerir seu negócio de maneira muito mais assertiva, ao se atentar aos processos através de uma visão sistêmica.
Gestão de processos: para que serve?
A gestão de processos apresenta diversas finalidades. Uma delas, é para ter os processos da empresa mapeados e organizados, de modo a facilitar e administrar melhor todos os processos, pessoas, recursos e ferramentas presentes na empresa.
Além disso, ela também serve para padronizar e controlar todos os processos de uma organização, através do detalhamento do fluxo de atividades que acontecem na empresa.
Com isso, a gestão de processos permite mapear, padronizar e otimizar os processos de uma organização, garantindo uma maior qualidade e eficiência nos seus resultados gerados, além de aproveitar melhor todos os seus recursos.
Qual é a importância da gestão de processos?
A gestão de processos organizacionais é muito importante para que a empresa não fique estagnada, mas consiga subir de patamar e alcançar melhores resultados.
Com uma boa estratégia implementada, as melhorias e otimizações acontecem, fazendo com que a empresa consiga ter uma posição de importância dentro do mercado e mantenha sua competitividade.
Além disso, através da gestão de processos, consegue-se evitar desperdícios, diminuir gastos, facilitar os processos dos colaboradores e até melhorar a qualidade dos resultados da empresa.
Benefícios da gestão de processos
Um de seus benefícios é ter uma visão sistêmica da empresa, ou seja, ter todos os processos mapeados e organizados, permitindo que você inclusive conheça melhor o seu negócio e, inclusive, entender o nível de maturidade da sua empresa.
A gestão de processos também tem como benefício otimizar e padronizar as atividades da empresa, ao ter todas elas bem claras, definidas e alinhadas com a estratégia da organização.
Além disso, ela facilita a integração entre as áreas, ao organizar e permitir a visualização de todos os processos da empresa que buscam um resultado em comum.
Gestão de processos: como funciona?
A gestão de processos funciona mapeando e organizando o fluxo de processos da empresa de maneira detalhada.
Cada processo possui um input (entrada), por exemplo algum insumo, que seguidos de outras operações e pessoas envolvidas gera um output (resultado do processo).
Assim, ela permite visualizar todas essas atividades, funções e responsáveis dos processos, garantindo um controle de ponta a ponta de suas atividades e incentivando como otimizar essas atividades.
Além disso, a gestão de processos funciona integrando os departamentos da empresa de modo a definir como cada área irá trabalhar para atingir os objetivos estratégicos da organização.
Etapas da gestão de processos
A gestão de processos pode ser desenvolvida nas seguintes etapas:
Mapear os processos da empresa
O primeiro passo é entender detalhadamente como cada processo da organização funciona.
Nessa etapa, é muito importante definir quem são as pessoas envolvidas em cada atividade, quais ferramentas devem ser utilizadas, quais áreas ou departamentos participam e como o processo acontece do início ao fim.
Otimizar os processos
Depois de identificar todos os processos, passamos para a etapa de otimizar as atividades. Para isso, revisamos todo o fluxo de processos, de responsáveis e de envolvidos, para entender como otimizar e melhorar ainda mais os resultados da organização.
Nessa etapa, ao identificar as melhorias a serem implementadas, já podemos começar a desenhar o plano de ação para colocar as ações em prática!
Padronizar os processos
Essa etapa é destinada para padronizar os processos já existentes ou os otimizados pela etapa anterior. É essencial que os processos estejam padronizados para garantir uma qualidade dos resultados.
Controlar os processos
A última etapa consiste em controlar e gerir os processos definidos anteriormente. Isso porque não basta apenas identificar e modificar os processos, temos que garantir que eles estão sendo colocados em prática da melhor maneira possível, para desenvolvermos os resultados previstos e acompanhar seu desempenho.
Quais os tipos de gestão de processos?
A gestão de processos apresenta dois principais modelos a serem seguidos: a gestão funcional e a gestão sistêmica.
Ambos os tipos podem ser implantados, dependendo da situação de cada empresa e de sua área de atuação.
A gestão de processos funcionais possui o foco nos processos internos da organização, orientado-se à hierarquia funcional da empresa.
Assim, esse modelo corresponde à especialização do trabalho dentro de cada área, e não como um fluxo contínuo de processos.
Enquanto isso, a gestão sistêmica de processos possui o foco no cliente e valoriza o fluxo de trabalho menos fragmentado, dependendo de trabalhos em equipe e tornando as atividades da empresa mais dinâmicas e integradas.
Como implantar a gestão de processos em uma organização?
Para implantar a gestão de processos na sua empresa, desenvolvemos alguns passos que irão te ajudar a colocar em prática e desenvolver resultados ainda melhores por meio de processos integrados e padronizados.
Inicialmente, devemos conhecer nossos processos. Para isso, é essencial entender qual o nível de maturidade da empresa, para saber se já temos arquitetados todos os processos e como eles são gerenciados.
A partir disso, podemos iniciar o mapeamento dos processos, a fim de identificar o fluxo de atividades presentes dentro da empresa.
Feito isso, devemos identificar as oportunidades de melhorias. Nesse momento, ao entender como funciona e como os processos estão relacionados entre si, conseguimos identificar pontos de melhorias e alterações necessárias para otimizar os processos.
Aqui é necessário analisar cada processo e conversar com as pessoas envolvidas para definir melhor o que faz sentido alterar ou adicionar no processo.
O próximo passo para implementar a gestão de processos é estabelecer as mudanças. Nessa etapa é necessário desenvolver planos de ação que sejam viáveis e que consigam estabelecer as alterações definidas para otimizar os processos.
Além disso, é importante já definir os responsáveis, envolvidos e os prazos para cada uma dessas alterações.
Por fim, devemos padronizar as operações e monitorar os resultados, a fim de garantir que as mudanças estejam acontecendo da melhor maneira possível.
Com isso, será possível implementar a gestão de processos de maneira assertiva, tendo o controle e gerenciamento de todos os processos da organização.
4 ferramentas de gestão de processos para conhecer
A gestão de processos conta com diversas ferramentas que auxiliam na sua implantação e manutenção.
Desde ferramentas mais simples até outras mais complexas, ela consegue se utilizar dessas ferramentas para facilitar a gestão efetiva dentro das empresas.
Assim, vamos destacar as principais ferramentas utilizadas na gestão de processos:
PDCA
O ciclo PDCA vai se basear na melhoria contínua e tem como objetivo resolver algum problema por meio de 4 etapas (Plan, Do, Check, Act).
Essas etapas vão funcionar como um ciclo contínuo, que vamos aplicar constantemente nos processos da organização.
Por ser uma ferramenta simples, vão utilizar ela em diversas empresas e apresenta uma alta efetividade na gestão de processos. Para ler mais sobre o PDCA, clique aqui!
Six Sigma
Uma das ferramentas mais populares, o Six Sigma tem como objetivo eliminar os defeitos e variações nos processos. É baseado em métodos estatísticos, que vai estudar os desvios da média padrão e eliminar essas oscilações.
5W2H
Essa ferramenta funciona estruturando um plano de ação através de perguntas bases que dão nome à ferramenta (What, Why, When, Where, Who, How, How much).
É uma ferramenta de gestão simples que permite entender as necessidades e situação real de algum problema. Dessa forma, vai gerar direcionadores claros ao responder as perguntas estipuladas pela ferramenta.
SIPOC
É uma ferramenta que nos permite entender a lógica do fluxo de processos de uma organização.
Assim, ela vai funcionar com inputs (entradas do processo) e outputs (saídas ou resultados do processo). A partir dos inputs conseguimos definir as sequências de operações para resultar no output, que finaliza o processo.
Também é uma ferramenta simples que auxilia na visualização e mapeamento dos processos, para então identificar melhorias e padronizar as atividades da empresa.
Gostou do conteúdo? Então você também vai se interessar pelo nosso artigo sobre Mapa Estratégico!