Construir um orçamento empresarial é essencial para o sucesso e a sustentabilidade de qualquer negócio. Ele funciona como um mapa que guia as empresas através das complexidades financeiras, assegurando que os recursos sejam alocados de maneira eficaz e que as metas financeiras sejam alcançadas.
Neste guia prático, abordaremos as etapas essenciais para criar um orçamento empresarial completo e adaptável, enfatizando como ele pode ser um instrumento poderoso na gestão eficiente de sua empresa.
Exploraremos desde os conceitos básicos de orçamentação até estratégias avançadas para otimizar seus recursos financeiros. O objetivo é oferecer um caminho claro e acessível para empreendedores, gestores e profissionais financeiros que buscam fortalecer a saúde financeira de suas empresas.
O que é um orçamento empresarial?
Um orçamento empresarial consiste na organização de contas de uma empresa, que inclui seus custos, despesas e receitas em determinado período, geralmente de 12 meses.
Ele é uma ferramenta de gestão, com olhar profundo para a realidade financeira da empresa. Sua definição estabelece metas condizentes, e implica a necessidade de uma rotina de acompanhamento, com a finalidade de obter os melhores resultados.
Qual a importância do orçamento empresarial?
O orçamento traduz o planejamento estratégico para números, ou seja, é a ferramenta que mostra o caminho financeiro para atingir os objetivos da empresa.
Com ele, geralmente pensamos que apenas gastar demais é um problema; porém gastar menos também revela falhas estratégicas do negócio: se um e-commerce não está investindo o suficiente em marketing em determinado mês, as consequências em relação ao volume de vendas virão nos próximos. Este “termômetro” é essencial para manter a empresa no caminho certo para o crescimento.
Um orçamento bem desenhado e gerido também é o grande balizador no momento da tomada de decisão, pois uma comparação dele com os resultados atuais mostra uma clareza dos recursos disponíveis, e suas projeções mostram onde se pretende chegar com cada iniciativa.
Outros benefícios de um orçamento incluem o controle financeiro, a preparação para novos investimentos, a prevenção de problemas e o engajamento da equipe. Neste último ponto, se destaca o esclarecimento de metas para todos e a previsão de investimentos no time, como um Programa de Participação dos Resultados.
Conheça 4 tipos de orçamento empresarial
Existem diversos tipos de orçamento, cada um com seus processos específicos, tanto com vantagens quanto desvantagens.
Entender qual método se encaixa melhor para a realidade da sua empresa é o primeiro passo para estabelecer um orçamento assertivo, alinhado com a estratégia.
ORÇAMENTO HISTÓRICO
Desenhado com base em um ou mais exercícios anteriores, o orçamento de base histórica utiliza uma ponderação para determinar a redução ou crescimento do empreendimento, de acordo com os seus objetivos.
É um método de rápida implementação, porém caso não haja uma atenção em seu planejamento, pode acabar proliferando vícios de gestão, devido à sua dependência em relação ao que foi realizado anteriormente na empresa.
ORÇAMENTO BASE ZERO
O orçamento base zero não utiliza nenhuma referência histórica de valores, ou seja, nele é necessário que sejam discriminados todos os gastos possíveis para cada setor da empresa.
Este processo, embora mais demorado e trabalhoso, minimiza o desperdício, uma vez que os gastos futuros são analisados e definidos individualmente com maior precisão e assertividade.
ORÇAMENTO CONTÍNUO (ROLLING FORECAST)
É um orçamento revisado de maneira periódica, em que são traçadas as projeções conforme ocorre o funcionamento da empresa.
Com este tipo de abordagem, a empresa poderá sempre ter um orçamento atualizado, o que favorece a gestão financeira. No entanto, é um método que exige um esforço recorrente, e as constantes alterações podem resultar na perda da referência utilizada para análises.
ORÇAMENTO AJUSTADO (FORECAST)
Este método consiste na revisão espaçada de um orçamento consolidado previamente, em que se faz um comparativo entre o que vem sendo realizado, e o que está orçado, visando obter uma projeção realista do que está por vir.
Este método pode ser considerado um processo necessário para orçamentos históricos ou de base zero, pois consegue conferir a eles uma maior confiabilidade, sem descartar completamente a referência original.
5 passos para montar um orçamento empresarial
Para montar um orçamento, primeiro é necessário adotar uma visão sistêmica do negócio, pois ele permeia todas as áreas da empresa. Com isso, destaca-se a importância de realizar um diagnóstico detalhado da empresa.
É fundamental a participação dos sócios no processo orçamentário, especialmente em empresas maiores e setorizadas, onde se torna crucial envolver representantes de cada setor. Além disso, é recomendável incorporar a expertise dos contadores, que têm profundo conhecimento sobre questões tributárias e podem oferecer contribuições valiosas.
Há diversos fatores a considerar na elaboração de um orçamento empresarial. Para facilitar esse processo, apresentamos um passo a passo simplificado para iniciar este processo:
ESTABELECER OS PILARES FINANCEIROS
Antes de qualquer coisa, é essencial criar, ou adequar os 3 pilares financeiros em sua empresa: o registro, o plano de contas, e o uso de ferramentas.
Inicialmente, todas as transações financeiras da empresa devem ser registradas conforme um plano de contas bem estruturado. Este plano deve ser organizado de modo a refletir claramente as receitas e despesas, categorizando-as de acordo com o modelo de negócio do empreendimento.
Por fim, é imprescindível a utilização regular de uma ferramenta de gestão financeira que apoie e sistematize todos estes processos.
ESTABELECER METAS
Aqui são definidas as metas que irão guiar a elaboração do orçamento, e também a tomada de decisão no exercício ao qual ele se refere. Para construí-las, é necessário ter em mente premissas claras e objetivas, assim como uma boa noção do mercado e do setor em que o negócio se encontra.
De nada adianta apenas estabelecer metas sem se preparar para acompanhá-las: nessa etapa, também se faz importante estabelecer quais indicadores serão considerados, e como eles serão avaliados a cada momento. Alguns indicadores muito utilizados são o de faturamento, ticket médio e efetividade comercial.
ENTENDER A TRIBUTAÇÃO
A depender do seu regime de tributação, haverá um diferente leque de impostos que incidirão sobre o seu negócio. Estas obrigações não podem ser negligenciadas na etapa de orçamento, para que o negócio esteja preparado para todos os gastos que poderá ter no exercício.
Neste momento, envolva a contabilidade para trazer ainda mais assertividade para as projeções!
DESDOBRAR CUSTOS, DESPESAS E INVESTIMENTOS
Aqui, você irá pensar em todas as saídas que seu negócio terá. É importante considerar quais saídas têm relação direta com seu produto/serviço (custos), quais o negócio sempre tem, independentemente do faturamento (despesas) e quais trarão retorno ao negócio no futuro (investimentos).
Ao analisar a expectativa de custos, deve-se considerar fatores como aumentos de preço do mercado, variação de estoques, comissionamento, taxas de cartão, entre outros. Falando de despesas, olha-se mais para a estrutura fixa do negócio, como setor administrativo, de marketing, sistemas, etc.
Por fim, ao olhar para a perspectiva de investimentos, pense: “vou precisar investir em algo, para atingir as metas do negócio?” Se sim, já se indica analisar o caixa e verificar o quanto pode ser reservado para isso no orçamento.
PROJETAR O FLUXO DE CAIXA
O fluxo de caixa deve ser um ponto central de todo orçamento, pois é ele que mostra a verdadeira disponibilidade de recursos e situação financeira da empresa.
Para projetá-lo adequadamente, é necessário entender o ciclo financeiro do negócio, ou seja, quais são os prazos de pagamento, quais os prazos de recebimento e como isso se traduz financeiramente e temporalmente no dia a dia. Aqui, vai ser possível visualizar se seu orçamento é realista para seu negócio.
Ferramentas que ajudam na gestão do orçamento empresarial
Existem muitas possibilidades de ferramentas que podem auxiliar com a definição e a posterior gestão do seu orçamento empresarial. Conheça algumas das sugestões que você pode utilizar:
- Excel: o clássico, é muito útil para registros no geral, e, com algumas fórmulas, também pode gerir o plano de contas. No entanto, para alguns casos, pode não ser o suficiente para ter uma gestão integrada.
- Sistemas contábeis: são plataformas que integram as contas bancárias das empresas com seu plano de contas, e geram relatórios que facilitam a leitura dos resultados. No geral possuem também outras funcionalidades, como geração automática de cobranças e Notas Fiscais, o que otimiza muitos processos financeiros.
- Sistema especializado: certos setores, como construção ou varejo, exigem funções mais complexas que alguns sistemas contábeis mais simples podem não atender. Neste caso, o ideal é buscar as melhores alternativas para seu modelo de negócios.
- Power BI: é a ferramenta mais completa para analisar métricas empresariais, e integra diversos sistemas para fornecer as melhores informações. No entanto, exige uma maior complexidade para implementação, e depende fortemente da atualização constante de todos os outros sistemas que a empresa utiliza.
Como sempre, é necessário avaliar as possibilidades da empresa no momento de escolher uma destas ferramentas. A depender do seu modelo de negócio, pode ser mais adequado um sistema robusto, ou então uma simples planilha (só não vale ficar sem nenhuma ferramenta!)
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